Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa. 

 

Lyytin oppii parhaiten tekemällä. Näitä ohjeita noudattamalla luot helposti ensimmäisen tapahtumasi askel askeleelta ja samalla näet, millaiset asiat Lyytissä vaikuttavat tapahtumaasi. Kunkin osion lopussa on linkki, josta pääset sukeltamaan syvemmälle kyseiseen aihealueeseen.

Tämä ohje toimii runkona tapahtumillesi myös jatkossa, jos kaipaat tukea tapahtuman luomiseen tai muistin virkistystä. Kannattaa myös osallistua Lyytin järjestämiin koulutuksiin!

Lyytin väki toivottaa sinulle luomisen iloa!

Tästä artikkelista löydät seuraavat ohjeet:

• Täytä tapahtuman tiedot
• Määritä tapahtuman asetukset
• Rakenna ilmoittautumissivu
• Kiitä osallistujaa ilmoittautumisesta
• Lähetä selkeä vahvistus
• Automaattinen jonotus
• Miltä ilmoittautuminen näyttää
• Mitä seuraavaksi

 

Aloita klikkaamalla ylävalikosta + -merkkiä ja valitse sen alta Luo Lyytiin Tapahtuma.

 

Anna sen jälkeen tapahtumalle kieli ja tapahtumaluokka. Jos organisaatiollasi ei ole tapahtumaluokkia, ohita luokkavalinta. Tapahtumaluokat kuuluvat  Professional ja Enterprise lisensseihin.

 

Tässä vielä lyhyt video tapahtumaluonnin alkuhetkistä: 

 

Isompi versio täällä.

1) Täytä tapahtuman tiedot

Anna tapahtumalle nimi tai kuvaus ja täytä tapahtuman tiedot. Tapahtuman tiedot näytetään osallistujalle sekä ilmoittautumissivulla että vahvistusviestissä, joten kirjaa tiedot selkeästi.

Perustiedot

1. Anna tapahtumalle selkeä nimi tai kuvaus, jotta osallistuja tietää, mistä tilaisuudesta on kyse. Huomaa, että tämä on tapahtuman nimi: "Lyytin seminaari", ei siis vaikkapa "Kutsu Lyytin seminaariin". 
2. Tapahtuman ajankohta: anna tähän tapahtuman oikea ajankohta, alkamispäivä ja -aika ja sitten päättymispäivä ja -aika. Tapahtuman ajankohdan perusteella muodostuu tapahtuman automaattinen kalenterimerkintä, jonka osallistuja voi tallentaa.
3. Ilmoittautumisaika
   • Ilmoittautuminen alkaa: Ilmoittautuminen on auki heti kun tapahtuma on luotu Lyytiin. Ilmoittautumissivua ei automaattisesti julkaista missään ja hakukoneet eivät löydä sitä, joten voit huoletta jättää ajastuksen pois.
     
     Jos julkaiset ilmoittautumislinkin esim. nettisivuillanne jo etukäteen, mutta haluat avata ilmoittautumisen vasta myöhemmin, voit ajastaa ilmoittautumisen alkamaan tiettynä hetkenä.
   • Ilmoittautuminen päättyy: Tähän päivään ja kellonaikaan asti on ilmoittautumissivu auki. Kaikki ilmoittautumiset on tehtävä tähän mennessä. Tämän jälkeen ilmoittautumissivu sulkeutuu ja ainoastaan järjestäjä voi lisätä osallistujia tapahtumaan.
4. Ilmoittautumisen muokkaus ja peruutus: Oletuksena on, että ilmoittautuneet voivat muokata tietojaan tai perua ilmoittautumisensa vain viimeiseen ilmoittautumispäivään saakka. Anna ilmoittautumisten muokkaukselle ja peruutukselle omat määräajat klikkaamalla Määritä erilliset päättymisajat. Tyypillistä on, että ilmoittautuminen loppuu esim. viikkoa ennen tapahtumaa, mutta peruutukset sallitaan edeltävään päivään saakka tai muutoin tapahtuman luonteen mukaan.
5. Päivämäärä- ja aika-asetuksissa voit määrittää missä muodossa päivämäärät näytetään sekä näytetäänkö tapahtuman aikavyöhyke ilmoittautumissivulla.
6. Rekisteri: Mihin rekisteriin tapahtuma kuuluu? Kun keräät osallistujatietoja, muodostuu tiedoista henkilörekisteri. Pääkäyttäjänne on lisännyt (tai hänen tulee lisätä) Lyytiin organisaatiosi tietosuojaselosteen, jonka osallistujat hyväksyvät ilmoittautuessaan. Tietosuojaseloste kertoo, miten henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään. Valitse siis mihin rekisteriin kyseisen tapahtuman osallistujat antavat tietonsa. (Lue lisää tietosuojakysymyksistä)
   
   

   Paikka

   
   
   
   

7. Määritä onko tapahtumasi paikan päällä pidettävä tapahtuma, online- vai hybriditapahtuma (sekä paikan päällä että verkossa pidettävä tapahtuma). 

8. Paikka, Osoite ja Karttalinkki: Mikäli tapahtumasi on paikan päällä, voit syöttää tapahtuman osoitetiedot tähän. Osoitetietoon on hyvä lisätä suuntanumero ja kaupunki, jotta karttalinkki kohdistuu varmasti oikeaan kaupunkiin. 
9. Liitä verkkotapahtumasi linkki (Zoom, Teams tms. linkki) Linkki tapahtumaan verkossa. Näytettävä teksti -kohtaan kirjoitetaan esim. verkkotapahtuman paikka (esim. Google Meet).
   
   

   Lisätiedot

   
   
   
10. Linkki tapahtuman verkkosivuille kohtaan voit syöttää tapahtumasi nettisivujen osoitteen, mikäli sinulla on sellaiset. Huom. linkki tapahtuman verkkosivuille ei tarkoita online-tapahtuman osoitetta, vaan se syötetään Paikka-tietoihin, kohtaan Linkki tapahtumaan verkossa (kohta 9 tässä ohjeessa). 
11. 1. Tapahtuman omistaja: Tapahtuman omistaja on ainoa joka voi jakaa tapahtuman oikeuksia muille käyttäjille. Omistajan tiedot eivät näy osallistujalle, mikäli vaihdat tapahtuman järjestäjän.
       
       Tapahtuman järjestäjä näkyy osallistujalle vahvistussähköpostin lähettäjänä, kuten normaalin sähköpostin lähettäjä näkyisi hänen postilaatikossaan. Lisäksi järjestäjän tiedot listataan vahvistusviestiin tapahtuman tietojen mukana sekä kuitilla, laskuilla sekä joissakin ilmoittautumissivun automaatti-ilmoituksissa.
    • Tapahtuman järjestäjänä on Lyyti-käyttäjätunnuksesi tiedoissa oleva henkilö/taho ja sähköpostiosoite. Jos vaihdat järjestäjää, anna sekä uuden järjestäjän nimi että sähköposti. Voit käyttää sellaisia osoitteita, joiden verkkotunnus on vahvistettu käyttöösi (lue lisää verkkotunnuksista).
      
      
      • A) Voit vielä määrittää onko tapahtumasi maksullinen Aktivoimalla maksut. Voit myös tarvittaessa suojata tapahtumasi salasanalla. 
        
        
      • Myydäänkö tapahtumaasi lippuja tai muita tuotteita Lyytin kautta? Ota maksut käyttöön rastittamalla Kyllä.
      • • • Maksullisten tapahtumien luontiohje löytyy täältä.
            Jos sinulla ei vielä ole Lyytin maksunhallintaa käytössäsi, mutta haluaisit siihen tutustua, ota yhteyttä asiakaspalveluumme help@lyyti.com.
            
            
      • Suojaa ilmoittautumissivu ja vahvistusviesti salasanalla: Kyllä: Ilmoittautumissivun avaaminen sekä vahvistusviestin nettiversioiden (esim. pdf-vahvistus) vaatii salasana. Sähköpostiin saapuvan vahvistusviestin avaamiseen ei salasanaa tarvita.
      • Voit piilottaa tapahtuman hakukoneiden tuloksista. Näin tapahtumasi avoin ilmoittautumislinkki  ei lähtökohtaisesti löydy hakukoneiden tuloksista. Hakukoneiden pitäisi noudattaa tätä toivetta, mutta valitettavasti meillä ei ole mahdollisuutta vaikuttaa noudattavatko kaikki hakukoneet tätä. Esto koskee myös tapahtumasivuja, jos käytössäsi on sellaiset. 
        Huom. Henkilökohtaiset ilmoittautumislinkit on aina estetty hakukoneen tuloksista. 

 

Opi lisää tapahtuman tiedoista tai katso lyhyt video aiheesta:

 

2) Määritä tapahtuman asetukset

Asetukset-sivulla määrität tapahtumasi raamit. Ilmoittaudutaanko tapahtumaan yksittäin? Onko avec sallittu? Mikä on tapahtumasi maksimiosallistujamäärä?

Kun vasta harjoittelet Lyytin käyttöä, valitse yksittäin ilmoittautuminen. Kerro lisäksi, montako henkilöä tapahtumaan voi osallistua.

 

Kun olet valmis, klikkaa sivun alareunasta Seuraava. Aina kun klikkaat Seuraava tai Edellinen, Lyyti tallentaa tekemäsi muutokset.

Opi lisää tapahtuman asetuksista

 

3) Rakenna ilmoittautumissivu

Ilmoittautumissivulla luot itse ilmoittautumislomakkeen, valitset siinä käytettävät kuvat ja osallistujilta kysyttävät kysymykset.

Valitse ensin ilmoittautumissivun ulkoasu, eli käytettävät kuvat. Valittavanasi on tunnuksellesi lisätyt ulkoasut. Lue lisää ulkoasuista.

Kirjoita sitten ilmoittautumissivun alkuteksti. Huomaa, että tämä ei ole kutsu, vaan ilmoittautumislomake, jonka osallistuja tulee täyttämään kutsun lukemisen jälkeen. Älä siis toista turhaan ilmoittautumissivulla kutsun tekstiä, vaan kirjoita esim. "Ilmoittautuminen (Tapahtuman nimi)". Hyödynnä muotoilussa otsikkotasoja.

 

Lyyti tarjoaa sinulle automaattisesti yhteystietoihin liittyvät kysymykset. Lisää omia kysymyksiä sivun alareunasta klikkaamalla kysymystyypin kuvaketta.

Valittavanasi on mm. tekstikenttäkysymykset, joihin osallistuja vastaa vapaasti (esim. titteli), monivalintakysymykset, joiden vastausvaihtoehdoista osallistuja voi valita joko yhden tai monta (esim. osallistutko illalliselle: kyllä / ei) ja tiedostokysymys, jolla kerätään osallistujilta liitteitä (esim. rekrytoinnissa CV:t).

Opi lisää eri kysymystyypeistä: Monivalinta, tekstikenttä, Lukumäärä, päivämäärä, tiedostokysymys

Kunkin kysymyksen kohdalla voit:

1) Muokata kysymystä kynä-ikonista
2) Määrittää, onko kysymykseen pakko vastata
3) Poistaa kysymyksen
4) Liikuttaa kysymystä raahaamalla
5) Luoda ehdon, eli säännön siitä, milloin ja kenelle kysymys näytetään

Kun olet valmis, klikkaa sivun yläreunasta Seuraava.

Opi lisää ilmoittautumissivun rakentamisesta

 

4) Kiitä osallistujaa ilmoittautumisesta

Kiitossivu on viimeinen nettiselaimessa näkyvä vaihe ilmoittautumisesta. Älä runoile kiitossivulle liikaa, sillä osallistujan näkökulmasta sivu on ohimenevä, eikä osallistuja palaa sivulle koskaan.

Kiitossivun tärkein tehtävä on kertoa, että ilmoittautuminen on onnistunut ja saada osallistuja tallentamaan tilaisuus kalenteriinsa automaattisesta kalenterimerkinnästä. Kerro osallistujalle myös, että hän tulee saamaan vielä vahvistusviestin sähköpostiinsa.

Kiitossivu estyneelle on kuittaus sellaiselle, joka peruu osallistumisensa tai kertoo heti kutsun saatuaan, ettei pääse osallistumaan. Muotoile sekin osallistujalle selkeästi.

Opi lisää kiitossivusta

 

5) Lähetä selkeä vahvistus

Vahvistus on sähköposti, joka lähtee osallistujalle automaattisesti heti ilmoittautumisen jälkeen. Tämä on oikea paikka kerrata osallistujalle kaikki ne asiat, jotka hänen tulee tietää, jotta hän voi saada onnistuneen tapahtumakokemuksen.

Kerro osallistujalle:

• Keneltä hän saa lisätietoja
• Miten tullaan paikalle
• Miten pukeudutaan
• Mitä pitää ottaa mukaan
• Miten tulee valmistautua
• Miten ilmoittautumistietojaan voi muokata
• Miten ilmoittautumisen voi perua

Osallistuja voi muokata tietojaan tai perua osallistumisensa Lyytin kautta. Valitse vahvistukseen Muokkaa tietojasi -linkki sekä Peruutuslinkki sivun alareunasta kohdasta Osallistujan tiedot.

 

 

Opi lisää vahvistusviestistä

 

6) Automaattinen jonotus

Kun tapahtumasi on täynnä, Lyyti kertoo sen uusille ilmoittautujille. He eivät pääse enää ilmoittautumaan, mutta he voivat jäädä jonottamaan peruutuspaikkoja. Jos tapahtumassasi on rajattu osallistujamäärä, kannattaa ottaa jonotus käyttöön!

Jos tapahtumaan tulee tilaa, jonossa ensimmäinen saa siitä automaattisesti tiedon sähköpostilla. Hänellä on järjestäjän määrittelemä aika vahvistaa paikkansa (kuvassa 48h). Jos hän ei vahvista tuloaan, hänen varauksensa vanhenee ja jonossa seuraava saa tiedon vapautuneesta paikasta. Jono toimii siis täysin automaattisesti, eikä järjestäjän tarvitse huolehtia siitä.

Opi lisää jonolistasta

 

7) Miltä ilmoittautuminen näyttää?

Nyt tapahtumasi on valmis! Tapahtuman ihka oikea avoin ilmoittautumislinkki on sinisellä. Tämän linkin voit laittaa mihin tahansa kutsukanavaan: nettisivuille, sosiaaliseen mediaan tai lähettää vaikka omasta sähköpostistasi.

Aika kokeilla! Klikkaa tapahtuman oikeaa ilmoittautumislinkkiä ja testaa, miltä tapahtumasi ilmoittautuminen toimii osallistujan näkökulmasta! Kiinnitä huomiota selkeyteen, visuaalisuuteen ja viestintään. Miten osallistuja kokee ilmoittautumisen? Mikä toimii hyvin? Mitä tulisi parantaa?

Lähetä linkki myös kollegallesi ja pyydä hänen mielipidettään! Testaa ja muokkaa tapahtumaa turvallisin mielin; niin kauan kun ilmoittautumislinkki ei lähde oikeille osallistujille, et voi saada harmia aikaan :)

 

Mitä seuraavaksi?

Miten osallistujat saavat tiedon tapahtumasta?

Kun tapahtumasi ilmoittautumisprosessi on valmis, on aika miettiä kutsukanavaa. Mistä potentiaaliset osallistujat saavat tiedon tapahtumasta? Onko tapahtumasi sellainen, että kutsua saa lähettää eteenpäin? Vai onko kutsu vain tietylle rajatulle porukalle?

Tutustu kutsukanaviin ja tapahtumaviestintään

 

Miten seuraan ilmoittautumisia? Miten välitän tiedon osallistujista muillekin?

Lyytistä näet aina ajantasaisen tilanteen, mutta entä jos esimiehesikin haluaa tietää, montako ilmoittautumista on tullut tänään? Entä huomenna? Ensi viikolla? Tai jos haluat tietää, moniko osallistujista jää illalliselle tai osallistuu iltapäivän työpajoihin?

Opi luomaan online-raportteja ja suodattamaan tietoja