Raportit, listaukset ja tiedonjako

Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa.

Lyytissä voit luoda tapahtumistasi erilaisia raportteja moniin eri käyttötarkoituksiin ja välitettäväksi eri tahoille. Jo tapahtumaa luodessa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, millaisia raportteja tai nimilistoja osallistujista tarvitaan. Kun tiedot ovat juuri halutussa muodossa, on koko tapahtumakokonaisuuden hallinnointi paljon mukavampaa kuin epäselvien ja hajanaisten tietojen kanssa. Voit luoda tapahtumaasi rajattoman määrän erilaisia raportteja: yhden pomolle, toisen kollegalle, kolmannen cateringille jne.

Erilaiset raportit Lyytissä

Käytetyin raporttimuoto on online-raportti. Jos et vielä ole tutustunut online-raportteihin, nyt on hyvä hetki :) Lyytin Listat ja raportit -osiosta saat:

• Osallistujaraportit: Tärkein työkalu reaaliaikaiseen seurantaan. Online-raporteilla pystyt jakamaan tietoja myös muille aina ajantasaisesti. Luo online-raportit jo ennen ilmoittautumisen alkamista ja lähetä raporttien linkit ilmoittautumistilanteesta kiinnostuneille.
• Koontiraportit: numeeriset koonnit ilmoittautumistilanteesta. Välitettävissä online-linkkien avulla myös muille.
• Excel-listat: Joskus tietoja pitää myös tallentaa omalle koneelle tai järjestelmiin, joihin ei ole integraatiota. Silloin voit ottaa tiedot Lyytistä Exceliin.
• Nimikyltit: Raporttien kautta voit luoda myös nimikyltit ja tulostaa ne suoraan oikeille nimikylttipohjille
• Osoitetarrat: Jos lähetät paperisia kutsuja, voit tulostaa osoitetarrat suoraan Lyytistä.

Raportilla näytettävät tiedot

Tietojen valinta: Valitse tilanteen mukaan, mitä tietoja haluat näyttää raportilla. Näin saat oikein kohdennetut ja helposti luettavat raportit. Voit valita näytettäväksi kaikki osallistujan vastaukset tai vain osan niistä, sekä muita osallistujiin liittyviä tietoja, mm. osallistujatyypin, ilmoittautumisajankohdan, osallistujan tilan tai lisätiedot.

Kysymysten järjestys raportilla: Kysymykset näkyvät aina siinä muodossa ja järjestyksessä, kuin ne ovat ilmoittautumissivulla. Jos osallistujatyyppi on muodossa ”Lippupaketti”, näkyy se myös raportoinnissa lippupakettina.

Kysymystyypin vaikutus raportointiin: Myös kysymystyyppi vaikuttaa ratkaisevasti raportin luomiseen. Jos halutaan tietää, moniko osallistuu yhteiskuljetukseen, tulee yhteiskuljetus kysyä monivalintakysymyksenä. Silloin Lyyti osaa erottaa kyytiin tulevat muista osallistujista ja laskea myös vastaukset yhteen.

Tietojen järjestely ja osallistujien valinta

Tietojen järjestelyllä tarkoitetaan sitä, missä järjestyksessä osallistujat näkyvät raportilla. Osallistujat voi järjestää minkä tahansa avoimen tekstikentän, kuten nimen tai yrityksen mukaan, tai osallistujan tilan tai ilmoittautumisajankohdan mukaan. 

Osallistujien valitsemiseen raportille on kaksi tasoa:

1. Kohdassa Suodatusvaihtoehdot voi valita tarkasti tietyn joukon raportille.
   • Suodatusvaihtoehtoina ovat:
     • monivalintakysymysten vastaukset
     • osallistujatyypit.
   • Voit valita enemmän kuin yhden suodatusvaihtoehdon. Valitse silloin, näytetäänkö osallistuja, kun yksi ehto täyttyy, vai vaaditaanko kaikkien ehtojen täyttyvän (vertaa: onko yksittäinen osallistuja valinnut maanantain tai tiistain vai maanantain ja tiistain).
2. Valitse osallistujat raportille -kohdassa valitset osallistujat raportille tilan mukaan, esimerkiksi vain ilmoittautuneet. Jos valitset kaikki osallistujat, muista näyttää raportilla osallistujien tila. Muutoin raportista ei erota, kuka on ilmoittautunut tai kuka estynyt.

Näin saat esimerkiksi raportin, jolla näytetään vain ruoka-aineallergiat (tietojen valinta) niistä ilmoittautuneista osallistujista (osallistujien valinta), jotka osallistuvat myös illalliselle (suodatus). Tarkemmat ohjeet suodatukseen löydät täältä.

Koontiraportit

Osallistujia ja osallistujien vastauksia näyttävien raporttien lisäksi voit luoda koontiraportteja, jotka näyttävät lukumääriä. Voit valita koontiraportille osallistujien tilat, osallistujatyypit ja monivalintojen vastausten määrät, ja Lyyti laskee sinulle koonnin valitsemistasi tiedoista. Jos käytät Lukumäärä-kysymyksiä, saat näistä kaikkien vastausten yhteenlasketut määrät. 

Koontiraportit ovat online-raporttien tavoin jaettavissa osoite-linkkien avulla tietoa tarvitseville. Tutustu koontiraportin luomiseen tästä.

Vinkkejä raportointiin

• Tiedon jakaminen kollegoille: Luo online-raportti ja tallenna raportin linkki yhteiseen tai kollegoiden kalenterimerkintään. Voit lähettää linkin myös sähköpostitse tai laittaa sen esim. intranettiin sovittuun paikkaan. Raportti päivittyy aina, kun linkin avaa.
• Osallistujalistan jakaminen muille osallistujille: Kysy ilmoittautumislomakkeella monivalintakysymys: Nimeni saa julkaista osallistujalistassa > Kyllä / Ei ja suodata raporttiin vain "Kyllä" vastanneet. Liitä raportti vahvistusviestiin tai julkaise se tapahtuman nettisivuilla.
• Raportti ruoka-aineallergioista: Sen sijaan että käyttäisit avointa tekstikenttää ruokavalioiden kysymiseen, luo Monivalinta (valitse monta) -kysymys "Erityisruokavalio" ja anna vastausvaihtoehdoiksi yleisimmät allergiat ja erikoisruokavaliot. Lisää myös vastausvaihtoehto "muu". Tämän jälkeen luo Lyhyt tekstikenttä -kysymys "muu erityisruokavalio", joka ehdollisetaan näytettäväksi vain jos vastaa aiempaan kysymykseen "muu". Näin Lyyti osaa laskea koontiraportissa, kuinka monta mitäkin erityisruokavaliolta ilmoitettiin.
• Jo luodun raportin muokkaaminen: Voit lisätä tietoja raportille vielä jälkikäteenkin tai laajentaa näytettävien osallistujien joukkoa.  Suodatusvaihtoehtoja ei voi enää jälkikäteen muuttaa