Luo osallistujaraportti / online-raportti

Toiminto sisältyy seuraaviin lisensseihin: Starter, Basic, Professional, Enterprise

Osallistujaraportti on kätevin tapa jakaa tietoa Lyytistä: Luo vain raportti ja välitä raportin osoite kollegoillesi tai yhteystyökumppanille. Osallistujaraportti näyttää aina ajantasaisen tiedon, kun raporttisivu avataan uudelleen tai sivu päivitetään (esim. Macissa Ctr+R tai Windowsissa F5). Erillistä kirjautumista Lyytiin ei tarvita, ja osallistujaraportin osoitteen voi tallentaa vaikka selaimen kirjanmerkkeihin, josta se on aina kätevästi löydettävissä. Osallistujaraportti helpottaa myös omaa työtäsi ja tilanteiden seurantaa!

Voit luoda tarvitsemasi raportit valmiiksi samalla kun luot tapahtuman Lyytiin - osallistujatiedot ilmestyvät raportteihin sitä mukaan, kun ilmoittautumisia tulee Lyytiin. Unohda siis vanhentuvat excelit ja hyödynnä osallistujaraportteja.

Näin luot osallistujaraportin:

Klikkaa Lyytin vasemmassa pystyvalikossa kohdan Raportit alta Luo osallistujaraportti.

• Valitse haluamasi tiedot raporttiin. Valittavissasi on:
  1. Kaikki ilmoittautumissivulla kysytyt kysymykset
  2. muita ilmoittautumiseen ja osallistujaan liittyviä tietoja
     
• Valitse, minkä tiedon mukaan raportti järjestetään, esim. nimi, ilmoittautumisajankohta tai tila
  
• Tarvittaessa suodata raportti, esim. vain työpajaan 2 osallistuvat (ks. ohje raportin suodatukseen)
• Sivun alareunassa valitse klikkaamalla, mistä osallistujatilasta luot raportin: ilmoittautuneista, estyneistä, paikalle saapuneista jne. Voit luoda raportin myös jonottajista tai ryhmäilmoittautumisessa erikseen ryhmän yhteyshenkilöistä eli ryhmän ilmoittajista. Klikkaa lopuksi alta Luo raportti.
  

Olet nyt ao. näkymässä, klikkaa Luo online-raportti:

Seuraavaksi annetaan itse online-raportin tiedot:

1. Anna raportille nimi, esim. Ilmoittautuneet. Nimi näkyy vain sinulle Raportit -sivulla.
2. Määritä mihin asti raportti on voimassa. Oletuksena raportti vanhenee seitsemän päivää tapahtuman päättymisen jälkeen.
3. Tapahtuman perustiedot on hyvä näyttää raportissa, jolloin raportin lukijalle selviää paremmin, mihin tapahtumaan tiedot kuuluvat.
4. Voit sallia raportin lataamisen Exceliin erillisestä painikkeesta. 
5. Voit suojata raportin salasanalla. Tätä harvoin tarvitaan, sillä raportin osoite on pitkä jono kirjaimia ja numeroita, eikä sitä voi mitenkään arvata.
6. Raportin kuvaus. Voit esimerkiksi tarkentaa, mitä raportti sisältää tai antaa kollegalle/yhteistyökumppanille lisätietoja.

Lopuksi klikkaa Luo raportti sivun oikeasta alareunasta.

Lyyti luo raportille osoitelinkin, jonka voit kopioida ja välittää esim. sähköpostilla esimiehellesi tai tallentaa selaimesi kirjanmerkkeihin. Kun linkkiä klikataan, raportti aukeaa internet-selaimeen. Näin ollen tietoja tarvitsevan ei tarvitse mennä Lyytiin saadakseen päivitettyjä tietoja tapahtumasta.

7. Raportin otsikoksi tulee automaattisesti: "Online-raportti: [tapahtuman nimi]"

8. Kun raportin tiedot eivät enää muutu eli esimerkiksi ilmoittautuminen on jo päättynyt, voit tarvittaessa avata raportin jatkokäsittelyä varten Exceliin tai avata PDF-muotoisen listauksen, jossa yhdellä sivulla on aina vain yhden osallistujan tiedot koottuna (huom. painikkeet voi tarvittaessa piilottaa online-raportin asetuksista, ks. yllä kohta 4).

9. Online-raportti näyttää aina ajantasaiset kun online-raportti avataan tai sivu päivitetään. Voit halutessasi järjestää listan uudelleen haluamasi tiedon mukaan klikkaamalla sarakeotsikkoa.

Vasemmassa pystyvalikossa Raportit -sivulla näet kaikki ko. tapahtumaan luomasi osallistuja-raportit.

• Raportin osoite avautuu suoraan kopioitavaan muotoon (ks. kuva alla).
• Avaa -kuvakkeesta pääset tarkastelemaan raporttia selaimessa.
• Raportin tyypillä tarkoitetaan, minkä tilan osallistujista (ilmoittautuneet, estyneet..), yhteyshenkilöistä/ilmoittajista vai jonolistalaisista raportti on otettu.
• Vanheneminen-sarake näyttää, milloin online-raportin linkki lakkaa toimimasta. Raportti säilyy kuitenkin aina Lyytissä ja on aktivoitavissa uudelleen. 
• Aktiivinen-sarakkeesta näet, onko online-raportti käytössä vai ei.
• Kynäikonista pääset muokkaamaan online-raporttia. Voit tarvittaessa muuttaa raportin nimeä ja tyyppiä tai vanhenemisajankohtaa, poistaa raportin käytöstä tai aktivoida sen uudelleen tai valita lisää tietoja näytettäväksi raportissa. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, tallenna.

Huom! Raportin suodatuksia ei pysty jälkikäteen muokkaamaan, vaan silloin on tehtävä uusi raportti.

Lyhyen videon aiheesta voit katsoa täältä: