Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa.  

Tapahtuman tiedot -sivu on paikka, jossa määrität tapahtumallesi kaikki perusasiat. Tämä on ensimmäinen sivu, jonka täytät kun luot uutta tapahtumaa. Tietoja voi muokata myös jälkeenpäin mutta etenkin nimitiedot on hyvä olla ensimmäisestä hetkestä oikein. Tapahtuman tiedot sivulla on myös pakollisia kenttiä, jotka on pakko täyttää, jotta tapahtuma voidaan luoda.

Tapahtuman tiedoissa määrität tapahtuman nimen, ajan, paikan, milloin ilmoittaudutaan sekä mm. sen, kuka tapahtuman järjestää. Tapahtuman perustiedot näytetään osallistujalle ilmoittautumissivulla ja vahvistusviestissä, ellei niitä erikseen oteta pois päältä. Tapahtumaa luodessa vaaditaan vähintään:

• tapahtuman kieli
• tapahtuman nimi ja aika
• rekisteri, joka sisältää tietosuojaselosteen

Muokkaa tapahtuman tietoja vasemmasta pystyvalikosta kohtasta Tapahtuman tiedot. Tapahtumaa luodessasi voit hypätä yläpalkista kohtaan 1. Tapahtuman tiedot.

• Tapahtuman kieli: Valitse vähintään yksi kieli tapahtumalle eli millä kielellä tapahtumaan ilmoittaudutaan. Voit valita useita kieliä - listassa on kaikki kielet, jotka Lyytin puolesta ovat saatavilla ilmoittautumissivulle. Automaattiset tekstit on käännetty, mutta itse luotavat kysymykset ja kentät täytyy käyttäjän kääntää itse kohdekielelle.
• Tapahtuman luokka *: Valitse tapahtuman luokka, mikäli organisaatiollesi on sellaisia määritetty.
  *) Tapahtumaluokat eivät sisälly Starter ja Basic lisensseihin
  
  

Perustiedot

1. Määritä tapahtumatyyppi: Paikan päällä / Hybridi / Online / Muu. 
   Käytä muu-tyyppiä esim. lomakkeiden luomiseen tai muihin tiedonkeruun tarpeisiin, mitkä eivät ole varsinaisia tapahtumia. 
2. Anna tapahtumalle selkeä nimi tai kuvaus, jotta osallistuja tietää, mistä tilaisuudesta on kyse. Huomaa, että tämä on tapahtuman nimi: "Lyytin seminaari", ei siis vaikkapa "Kutsu Lyytin seminaariin". 
3. Tapahtuman ajankohta: anna tähän tapahtuman oikea ajankohta, alkamispäivä ja -aika ja sitten päättymispäivä ja -aika. Tapahtuman ajankohdan perusteella muodostuu tapahtuman automaattinen kalenterimerkintä, jonka osallistuja voi tallentaa.
4. Ilmoittautumisaika
   • Ilmoittautuminen alkaa: Ilmoittautuminen on auki heti kun tapahtuma on luotu Lyytiin. Ilmoittautumissivua ei automaattisesti julkaista missään ja hakukoneet eivät löydä sitä, joten voit huoletta jättää ajastuksen pois.
     
     Jos julkaiset ilmoittautumislinkin esim. nettisivuillanne jo etukäteen, mutta haluat avata ilmoittautumisen vasta myöhemmin, voit ajastaa ilmoittautumisen alkamaan tiettynä hetkenä.
   • Ilmoittautuminen päättyy: Tähän päivään ja kellonaikaan asti on ilmoittautumissivu auki. Kaikki ilmoittautumiset on tehtävä tähän mennessä. Tämän jälkeen ilmoittautumissivu sulkeutuu ja ainoastaan järjestäjä voi lisätä osallistujia tapahtumaan.
5. Ilmoittautumisen muokkaus ja peruutus: Oletuksena on, että ilmoittautuneet voivat muokata tietojaan tai perua ilmoittautumisensa vain viimeiseen ilmoittautumispäivään saakka. Anna ilmoittautumisten muokkaukselle ja peruutukselle omat määräajat klikkaamalla Määritä erilliset päättymisajat. Tyypillistä on, että ilmoittautuminen loppuu esim. viikkoa ennen tapahtumaa, mutta peruutukset sallitaan edeltävään päivään saakka tai muutoin tapahtuman luonteen mukaan.
6. Päivämäärä- ja aika-asetuksissa voit määrittää missä muodossa päivämäärät näytetään sekä näytetäänkö tapahtuman aikavyöhyke ilmoittautumissivulla.
7. Rekisteri: Mihin rekisteriin tapahtuma kuuluu? Kun keräät osallistujatietoja, muodostuu tiedoista henkilörekisteri. Pääkäyttäjänne on lisännyt (tai hänen tulee lisätä) Lyytiin organisaatiosi tietosuojaselosteen, jonka osallistujat hyväksyvät ilmoittautuessaan. Tietosuojaseloste kertoo, miten henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään. Valitse siis mihin rekisteriin kyseisen tapahtuman osallistujat antavat tietonsa. (Lue lisää tietosuojakysymyksistä)
   
   
   
   
   

   Paikka

8. Määritä onko tapahtumasi paikan päällä pidettävä tapahtuma, online- vai hybriditapahtuma (sekä paikan päällä että verkossa pidettävä tapahtuma). 

9. Paikka, Osoite ja Karttalinkki: Mikäli tapahtumasi on paikan päällä, voit syöttää tapahtuman osoitetiedot tähän. Osoitetietoon on hyvä lisätä suuntanumero ja kaupunki, jotta karttalinkki kohdistuu varmasti oikeaan kaupunkiin. 

10. Liitä verkkotapahtumasi linkki (Zoom, Teams tms. linkki) Linkki tapahtumaan verkossa. Näytettävä teksti -kohtaan kirjoitetaan esim. verkkotapahtuman paikka (esim. Google Meet).
    
    
    
    

    Lisätiedot

11. Linkki tapahtuman verkkosivuille kohtaan voit syöttää tapahtumasi nettisivujen osoitteen, mikäli sinulla on sellaiset. Huom. linkki tapahtuman verkkosivuille ei tarkoita online-tapahtuman osoitetta, vaan se syötetään Paikka-tietoihin, kohtaan Linkki tapahtumaan verkossa (kohta 9 tässä ohjeessa). 
12. Tapahtuman omistaja: Tapahtuman omistaja on ainoa joka voi jakaa tapahtuman oikeuksia muille käyttäjille. Omistajan tiedot eivät näy osallistujalle, mikäli vaihdat tapahtuman järjestäjän.
    
    Tapahtuman järjestäjä näkyy osallistujalle vahvistussähköpostin lähettäjänä, kuten normaalin sähköpostin lähettäjä näkyisi hänen postilaatikossaan. Lisäksi järjestäjän tiedot listataan vahvistusviestiin tapahtuman tietojen mukana sekä kuitilla, laskuilla sekä joissakin ilmoittautumissivun automaatti-ilmoituksissa.

• Tapahtuman järjestäjänä on Lyyti-käyttäjätunnuksesi tiedoissa oleva henkilö/taho ja sähköpostiosoite. Jos vaihdat järjestäjää, anna sekä uuden järjestäjän nimi että sähköposti. Voit käyttää sellaisia osoitteita, joiden verkkotunnus on vahvistettu käyttöösi (lue lisää verkkotunnuksista).
  
  
  
  A) Voit vielä määrittää onko tapahtumasi maksullinen Aktivoimalla maksut. Voit myös tarvittaessa suojata tapahtumasi salasanalla. 
  
  
• Myydäänkö tapahtumaasi lippuja tai muita tuotteita Lyytin kautta? Ota maksut käyttöön rastittamalla Kyllä.

• • • Maksullisten tapahtumien luontiohje löytyy täältä.
      Jos sinulla ei vielä ole Lyytin maksunhallintaa käytössäsi, mutta haluaisit siihen tutustua, ota yhteyttä asiakaspalveluumme help@lyyti.com.
      
      
• Suojaa ilmoittautumissivu ja vahvistusviesti salasanalla: Kyllä: Ilmoittautumissivun avaaminen sekä vahvistusviestin nettiversioiden (esim. pdf-vahvistus) vaatii salasana. Sähköpostiin saapuvan vahvistusviestin avaamiseen ei salasanaa tarvita.

Voit piilottaa tapahtuman hakukoneiden tuloksista. Näin tapahtumasi avoin ilmoittautumislinkki  ei lähtökohtaisesti löydy hakukoneiden tuloksista. Hakukoneiden pitäisi noudattaa tätä toivetta, mutta valitettavasti meillä ei ole mahdollisuutta vaikuttaa noudattavatko kaikki hakukoneet tätä. Esto koskee myös tapahtumasivuja, jos käytössäsi on sellaiset. 
Huom. Henkilökohtaiset ilmoittautumislinkit on aina estetty hakukoneen tuloksista. 

Tapahtuman järjestäjän vaihtamisesta voit katsoa lyhyen videon tässä:

Organisaation omat tapahtuman tiedot

1. Organisaatiosi omat tapahtuman tiedot ovat tietoja tai kysymyksiä, joita organisaatiosi pääkäyttäjä lisää Lyytiin käyttäjän täytettäväksi. Tämä osio ei ole kaikilla organisaatioilla käytössä. Huomioithan, että tässä osiossa olevat tiedot on räätälöity organisaatiosi tarpeiden mukaan ja saattavat sisältää erityisiä toiminnallisuuksia, esimerkiksi tapahtuman yhdistäminen kalenteriin tai organisaation kokonaisraportointiin.
   
   

Miltä tapahtuman tiedot näyttävät osallistujalle?

Ao. kuvassa näet, miltä tapahtuman perustiedot näyttävät osallistujan näkymässä ilmoittautumissivulla. Jos haluat poistaa tapahtuman tiedot ilmoittautumissivulta, mene kohtaan Ilmoittautumissivu ja poista tapahtuman tiedot punaisesta Poista-painikkeesta kysymyslistauksessa. Tiedot saa takaisin ilmoittautumissivun alaosasta löytyvistä vakiokysymyksistä.