Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa. 

Toiminto sisältyy seuraaviin lisensseihin: Starter, Basic, Professional, Enterprise

Tästä artikkelista löydät vinkkejä siihen, kuinka luoda online-tapahtuma. Luo ensin tapahtuma (katso yksityiskohtaiset ohjeet perustapahtuman luontiin täältä). Löydät tapahtuman luomisesta myös lyhyen ohjevideon täältä.

Tämä ohjeartikkeli sisältää seuraavat osiot:

• Yhteensopivuus online-/webinaariohjelmistojen kanssa
• Online-tapahtuman luonti
• Viestintä
• Online-tapahtumalinkin toimittaminen osallistujalle
  • Henkilökohtainen linkki online-tapahtumaan
  • Avoin linkki online-tapahtumaan
• Tapahtuman jälkeen

Yhteensopivuus online-/webinaariohjelmistojen kanssa

Lyyti tarjoaa yleispätevän tavan yhdistää Lyyti mihin tahansa online-/webinaarityökaluun, kunhan kyseisestä työkalusta on saatavilla avoin/yleinen linkki, jota kautta kuka tahansa voi liittyä tapahtumaan. Tätä linkkiä käytetään pohjana henkilökohtaisen online-tapahtumanlinkin luomiseen kullekin osallistujalle, jotta Lyyti saa lopulta tiedon siitä, onko osallistuja liittynyt online-tapahtumaan ja voi merkitä tämän automaattisesti paikallaolevaksi.

Alla lista yleisimmin käytetyistä online-tapahtumatyökaluista ja niiden yhteensopivuudesta Lyytin online-tapahtumalinkkitoiminnon kanssa. Mikäli käyttämäsi ohjelma ei ole listattuna alla, se luultavasti on yhteensopiva, mikäli siinä voi luoda avoimen linkin, ja osallistujamäärä ei ylitä sitä mitä olet suunnitellut osallistujamääräksi. 

Online-tapahtuman luonti

Tapahtuman tiedot -sivulla määrität seuraavat asetukset:

1. Tapahtuman Sijainti > Tyyppi 
   • Valitse online-tapahtuma jos tapahtumasi järjestetään vain online-/verkkotapahtumana
   • Valitse hybridi, mikäli tapahtuma järjestetään sekä online että paikan päällä
2. Linkki online-tapahtumaan: Online-tapahtuman avoin/julkinen linkki
3. Näytettävä teksti: Teksti, joka näytetään osallistujalle www-osoitteen sijaan

• Asetukset-sivu. Jos luot hybridi-tapahtumaa, niin sinun kannattaa luoda tapahtumalle kaksi eri osallistujatyyppiä (Paikan päällä osallistuvat ja Online-osallistujat). Näin saat kätevästi raportille tiedon osallistujatyypittäin. Osallistujatyypeille saa asetettua kapasiteetteja ja voit myös halutessasi aktivoida jonotuslistatoiminnon.
  
  
• Ilmoittautumissivu. Varmista että osallistujalle on selvää että kyse on online-tapahtumasta ja että he tietävät mitä liittymiseen tarvitaan. Kerro myös miten he tulevat saamaan linkin ja/tai ohjeita. Käytä tähän Ilmoittautumissivun alkutekstiä.
  
  
  
  
• Kiitossivu: Lisää kalenterimerkintä osallistujien käyttöön. Kalenterimerkintään tulee osallistujan henkilökohtainen linkki online-tapahtumaan.
  Huom. Online-tapahtuman linkki lisätään vain yksilöilmoittautumisiin, ei avec- ja ryhmäilmoittautumisiin.
  
• Vahvistusviesti, kirjoita tarkat ohjeet kuinka liittyä online-tapahtumaan, esimerkiksi:
  
  
  Varmista että vahvistusviestissä on mukana linkki online-tapahtumaan liittymiseksi. Löydät tämän kohdasta Osallistujan tiedot > Linkki online-tapahtumaan.

  

Viestintä

Sähköposti

Lyytin sähköpostieditorilla voit lähettää kätevästi ohjeita online-tapahtumaan liittyen. Hyödynnä Lyytin luomaa online-tapahtuman viestipohjaa, jonka online-tapahtumaanliittymispainikkeen taustalle on valmiiksi lisätty online-tapahtuman henkilökohtaisen liittymislinkin personointikoodi. Huomioithan kuitenkin, että tätä varten online-tapahtuman avoin linkki on pitänyt asettaa tapahtuman Tapahtuman tiedot -sivulle. Personointikoodi löytyy myös viestinnän personointivalikoista.

Lisää viestiin vinkkejä osallistujalle, esimerkiksi: 

Hyvän verkkotapahtuman vinkit:

1. Liity tapahtumaan ainakin 10 minuuttia ennen sen alkamista. Näin sinulle jää aikaa varmistaa, että yhteys pelaa ja ääniasetukset ovat kunnossa.
2. Käytä mikrofonillisia kuulokkeita ja pidä mikrofoni äänettömällä aina kun et puhu. Näin turha taustahäly ei häiritse muita osallistujia tapahtuman aikana.
3. Mikäli sinulla on kysymyksiä, kysyä suoraan tai lisää ne Q&A-osioon, jonka löydät ylävalikosta.
4. jne.

Tekstiviestit

Lähetä osallistujille tekstiviestejä, joiden avulla voit esimerkiksi vinkata että he ovat saaneet tarkempia ohjeita sähköpostilla. Tekstiviestiin saa myös lisättyä online-tapahtuman henkilökohtaisen linkin personoituna. Huomioithan, että online-tapahtuman linkki on yleensä hyvin pitkä, jopa kymmeniä merkkejä, eikä personointikoodin pituus kerro lopullisen linkin pituutta ja siten viestistä aiheutuvaa veloitusta.

Online-tapahtuman personointikoodi tekstiviestiin löytyy Osallistujan tiedot -valikon alta.

Online-tapahtumalinkin toimittaminen osallistujalle

Henkilökohtainen linkki online-tapahtumaan

Lisättyäsi tapahtumaan online-tapahtumalinkin (Tapahtuman tiedot > Linkki online-tapahtumaan), Lyyti hyödyntää sitä luodakseen jokaiselle osallistujalle oman online-tapahtumalinkin. Kyseinen linkki on saatavilla osallistujalle seuraavissa paikoissa:

• Kalenterimerkintä: Henkilökohtainen linkki liittyä online-tapahtumaan lisätään automaattisesti osallistujan kalenterimerkintään.
• Vahvistusviesti: Valitse näytetäänkö Linkki online-tapahtumaan  vahvistusviestin kohdassa Osallistujan tiedot.
• Sähköpostit ja tekstiviestit. Käytä online-tapahtuman personointilinkkejä personoidaksesi online-tapahtuman pääsylinkin kullekin osallistujalle.
  
  

Linkki online-tapahtumaan aukeaa tunnin (1) ennen tapahtuman ajankohtaa. Siihen asti Liity online-tapahtumaan -painike ei toimi ja aktivoituu automaattisesti tunti ennen tapahtuman alkua.

Toistaiseksi tunnin aikamäärettä ei ole mahdollista muokata.

Osallistujan Liity tapahtumaan -toiminto

Osallistuja voi liittyä online-tapahtumaan tuntia ennen tapahtuman ajankohtaa. Kun hän klikkaa Liity online-tapahtumaan -linkkiä kalenterimerkinnässä tai (vahvistus)viestissä, saapuu hän henkilökohtaiselle liittymissivulle. Liity tapahtumaan -painikkeesta osallistuja siirtyy online-tapahtumaan ja hänen tilansa päivittyy Lyytissä paikalla olevaksi. 

Osallistujalta vaadittava status online-tapahtumaan liittymiseksi

Henkilökohtainen online-tapahtuman linkki toimii vain, mikäli osallistujan tila on joko Ilmoittautunut tai Paikalla.

Ei-reagoineet, estyneet tai no-show-tilassa olevat osallistujat eivät voi käyttää henkilökohtaista online-tapahtumalinkkiään. Mikäli he kuitenkin klikkaavat linkistä, he voivat yhä ilmoittautua tapahtumaan henkilökohtaisen ilmoittautumislinkkinsä kautta, mikäli tapahtumaan voi muuten vielä ilmoittautua (tapahtumassa on tilaa ja ilmoittautuminen on auki). Mikäli ilmoittautuminen ei ole auki ja henkilö yrittää ilmoittautua, näytetään hänelle ilmoittautumissivun normaalit (virhe)viestit.

Avoin/julkinen online-tapahtumalinkki

Voit käyttää tapahtuman avointa/julkista online-tapahtumalinkkiä ja lisätä sen hyperlinkkinä mihin tahansa Lyytin viestiin tai lähettää sen mitä tahansa kautta osallistujillesi.

Huomioithan kuitenkin, että mikäli et käytä henkilökohtaista online-tapahtumalinkkiä, Lyyti ei tiedä milloin osallistuja liittyy online-tapahtumaan eikä hänen tilaansa voida vaihtaa automaattisesti paikallaolevaksi sen perusteella. Tällaisessa tilanteessa voit luonnollisesti kirjata osallistujia käsin Lyytiin tai lukea heidät sisään mobiilisovelluksellamme pyyhkäisemällä osallistujan kohdalta (mobiilisovelluksen ohje).

Tapahtuman jälkeen

Lyytin henkilökohtainen online-tapahtumalinkki vaihtaa osallistujan tilan ilmoittautuneesta paikalla olevaksi, kun ilmoittautunut siirtyy online-tapahtumalinkin kautta Liity tästä -napista online-tapahtumaan. Nyt kun osallistujasi ovat tilalla Paikalla, on oiva hetki selvittää mitä osallistujasi olivat mieltä tapahtumastasi Lyytin EVS-kyselyn kautta, eli Experience Value Score -kyselyllä, lue lisää tästä artikkelista. 

EVS lähetetään automaattisesti tapahtuman jälkeen paikalla olleille, ja saat helposti sataa siitä oliko tapahtumasi osallistujien mielestä heidän aikansa arvoinen. EVS-kyselyn sanoitus on aina sama joten data on aina vertailukelpoista. Halutessasi ja lisenssimallisi niin salliessa, voit myös liittää jatkokyselyn EVS-kyselyyn jolloin saat tarkempaa tietoa osallistujilta siitä miten he tapahtumasi kokivat.