Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa.
Oletko lähettänyt kutsun Lyytin kautta ja nyt tapahtumassasi näkyy tupla osallistujia? Tai lähetitkö muistutuskutsun niille, jotka eivät olleet vielä reagoineet, mutta näyttääkin siltä, että myös jo ilmoittautuneet saivat muistutuksen?
Ei hätää! Tässä artikkelissa kerrotaan, miksi päällekkäisiä osallistujia saattaa ilmestyä tapahtumaasi ja miten tilanteen voi korjata.
Tämä artikkeli sisältää seuraavat osiot:
- Miksi tapahtumassa on tuplaosallistujia?
- Miten poista tuplaosallistujat?
- Korjaa kutsuviestin linkki
- Miten voin välttää tuplaosallistujat jatkossa?
Miksi tapahtumassa on tuplaosallistujia?
Yleisin syy siihen, miksi osallistujalistalle ilmestyy tuplaosallistujia Lyyti-tapahtumissa, on se, että henkilökohtaisen kutsulinkin sijaan on käytetty avointa ilmoittautumislinkkiä.
Lyytissä on kaksi erilaista tapaa ilmoittautua:
Avoin ilmoittautumislinkki = kuka tahansa linkin saanut voi ilmoittautua. Tämä linkki luo aina uuden osallistujan osallistujalistalle.
Henkilökohtainen ilmoittautumislinkki = vain kutsutut vieraat voivat ilmoittautua. Tämä linkki päivittää olemassa olevan osallistujan tiedot osallistujalistalla.
Lue lisää linkeistä täältä: Avoin vai henkilökohtainen ilmoittautumislinkki
Suosittelemme aina käyttämään henkilökohtaista ilmoittautumislinkkiä tapahtumissa, joissa kutsu lähetetään Lyytin viestintätyökalun kautta, jotta tuplaosallistujilta vältytään.
Avoin linkki on tarkoitettu käytettäväksi esimerkiksi sosiaalisessa mediassa tai verkkosivuilla, koska kuka tahansa linkin saanut voi ilmoittautua tapahtumaan. Kun osallistuja ilmoittautuu avoimen linkin kautta, tapahtumaan luodaan uusi osallistuja, jonka tila on "ilmoittautunut".
Avoimen ilmoittautumislinkin käyttö kutsussa
Kun kutsussa käytetään avointa linkkiä, osallistujat täytyy ensin tuoda tapahtumaan tilassa "ei reagoinut", jotta heidät voidaan valita kutsun vastaanottajiksi. Tämän jälkeen, kun kutsu lähetetään avoimella ilmoittautumislinkillä ja osallistuja ilmoittautuu, tapahtumaan luodaan uusi osallistuja aiemmin tuodun "ei reagoinut" -tilassa olevan osallistujan lisäksi. Lopputuloksena osallistujasivulla näkyy sama nimi ja sähköpostiosoite kahteen kertaan kahdella tilassa
- Ilmoittautunut osallistuja > ilmoittautuminen avoimen linkin kautta
- Ei reagoinut osallistuja > tuotu osallistuja
Henkilökohtaisen ilmoittautumislinkin käyttö kutsussa
Jos käytät henkilökohtaista ilmoittautumislinkkiä kutsussa, tapahtumaan tuotu "ei reagoinut" -osallistuja avaa kutsun ja siirtyy ilmoittautumislinkin kautta lomakkeelle, jossa hänen sähköpostiosoitteensa on jo valmiiksi täytetty. Hän täyttää loput lomakkeesta ja ilmoittautuu tapahtumaan. Tällöin osallistujan tila päivittyy teknisesti "ei reagoinut" -tilasta tilaan "ilmoittautunut", eikä tuplaosallistujia synny.
Ei reagoinut osallistuja (tuotu) > Ilmoittautunut
Näin sinulla säilyy oikea lista niistä osallistujista, jotka eivät ole vielä reagoineet, ja voit lähettää muistutuskutsun vain heille tarvittaessa.
On hyvä huomioida, että henkilökohtainen ilmoittautumislinkki on todella henkilökohtainen, eli kuka tahansa, jolla on pääsy osallistujan henkilökohtaiseen linkkiin, näkee osallistujan henkilökohtaiset tiedot. Onkin hyvä kertoa tästä myös osallistujalle, jotta hän ei vahingossa välitä kutsua eteenpäin.
Mistä tiedän mitä linkkiä olen käyttänyt kutsussa?
Tarkistaaksesi, mitä linkkiä kutsussa on käytetty, suosittelemme siirtymään Lyyti-järjestelmän viestit-osioon ja avaamaan kutsuviestin, jotta näet viestin sisällön. Voit sitten viedä hiiren 'Ilmoittaudu tästä' -painikkeen tai hyperlinkin päälle nähdäksesi, mitä linkkiä kutsussa on käytetty.
Avoin ilmoittautumislinkki näyttää tältä:
https://www.lyyti.in/TAPAHTUMAN_NIMI_NUMEROSARJA
tai
https://www.lyyti.in/%OPEN_ENROLLMENT_LINK%
Tapahtumakohtaisen avoimen URL-osoitteen löydät kohdasta Tapahtuma > Ilmoittautumislinkki vasemmasta valikosta, jos et ole varma, miltä linkin pitäisi näyttää.
Henkilökohtaisessa ilmoittautumislinkissä ei näy tapahtuman nimeä, mikä erottaa sen avoimesta linkistä.
Miten poista tuplaosallistujat?
Tuplailmoittautumiset voi poistaa kahdella eri tavalla: manuaalisesti Osallistujat-sivulla tai Excel-tuonnin avulla. Voit valita näistä kahdesta vaihtoehdosta sen, kumpi tuntuu sinulle luontevammalta. Molempien vaihtoehtojen tavoite on, että kaikki rekisteröityneet mutta reagoimattomat osallistujat poistetaan listalta, jotta osallistujalista olisi tarkempi ja/tai jotta muistutuskutsun voi lähettää oikeille henkilöille heidän tilansa mukaan.
Jos suunnittelet muistutuskutsun lähettämistä, varmista että poistat tuplat juuri ennen uuden kutsun lähettämistä.
Sen lisäksi, että poistat ei reagoineet tuplaosallistujat, voit myös estää saman henkilön ilmoittautumisen useampaan kertaan samaan tapahtumaan. Tässä esimerkissä sama osallistuja löytyy osallistujalistalta kolme kertaa: rekisteröitynyt, rekisteröitynyt ja reagoimaton. Näissä tapauksissa suosittelemme poistamaan reagoimattoman osallistujan ja tarkistamaan rekisteröityneeltä osallistujalta, voiko toinen ilmoittautuminen poistaa. Tämä on erillinen asetus, jonka voi aktivoida ilmoittautumissivulla muokkaamalla sähköpostikysymystä: Estä tuplailmoittautumiset.
Poista tuplaosallistujat manuaalisesti
Siirry Osallistujat-sivulle
Valitse näkymäksi kaikki osallistujat
Lajittele osallistujat aakkosjärjestykseen klikkaamalla sähköpostiosoite-otsikkoa, jotta mahdolliset tuplaosallistujat näkyvät peräkkäin
Valitse yksi sivu kerrallaan reagoimattomat tuplaosallistujat
Klikkaa sivun oikeasta reunasta: Poista
Poista tuplaosallistujat excelin avulla
Siirry Raportit-osioon ja luo osallistujaraportti, jossa näkyvät vain reagoimattomat osallistujat: Luo osallistujaraportti / online-raportti
Vie raportti tietokoneellesi
Siirry Osallistujat-sivulle ja tarkastele ei reagoineita osallistujia
Valitse kaikki ei reagoineet osallistujat ja poista
Tuo aiemmin ladattu ei reagoineiden osallistujien raportti Excelin kautta:
Lisää osallistujia Excelistä. Tuonnin yhteydessä valitse asetus, jonka mukaan tapahtumaan voi osallistua vain yksi henkilö samalla sähköpostiosoitteella. Näin Lyyti poistaa automaattisesti ne reagoimattomat osallistujat, jotka ovat jo rekisteröityneet tapahtumaan tuonnin aikana.
Korjaa kutsuviestin linkki
Jos haluat lähettää muistutuskutsun tapahtumasta jossa on ollut tuplaosallistujia, suosittelemme muokkaamaan kutsuviestiä ennen muistutuksen lähettämistä, jotta uusia tuplaosallistujia ei pääse syntymään. Jos et aio lähettää muistutusta, voit ohittaa tämän vaiheen.
Kutsuun tulisi muokata henkilökohtainen linkki. Lisätäksesi henkilökohtaisen ilmoittautumislinkin kutsuun, alkuperäinen kutsu täytyy kopioida ja muokata:
Siirry Viestintä-osioon
Kopioi lähetetty kutsuviesti
Muokkaa viestiä sähköpostieditorissa
Klikkaa ilmoittautumispainiketta tai poista hyperlinkki muokataksesi ilmoittautumislinkkiä
Painikkeen muokkaaminen: Klikkaa editorin oikeassa reunassa URL-kentän alapuolella "Personointilinkit" ja valitse "Henkilökohtainen ilmoittautumislinkki".
Hyperlinkki: Aseta hiiri siihen kohtaan, mihin haluat linkin tulevan, ja klikkaa mustan/harmaan työkalupalkin "Personointilinkit"-painiketta. Valitse listasta "Henkilökohtainen ilmoittautumislinkki".- Tallenna ja sulje
Voit tehdä testilähetyksen varmistaaksesi, että linkki toimii oikein: Testilähetys.
Miten voin välttää tuplaosallistujat jatkossa?
Mikäli haluat välttää tuplaosallistujat tulevissa tapahtumissa, suosittelemme aina käyttämään henkilökohtaista ilmoittautumislinkkiä, kun lähetät kutsuja Lyytin viestinnän kautta kautta. Näin tuplaosallistujia ei synny vaan ainoastaan kutsun saaneet voivat ilmoittautua.
Jos haluat antaa mahdollisuuden kutsua myös muita henkilöitä tapahtumaan, voit lisätä kutsuviestiin avoimen ilmoittautumislinkin henkilökohtaisen linkin lisäksi – jos tarkoitus on, että kutsua voi välittää eteenpäin. Myös näissä tapauksissa suosittelemme kuitenkin ohjeistamaan kutsun saajaa ilmoittautumaan henkilökohtaisen linkin kautta ja jakamaan avoimen linkin esimerkiksi kollegoilleen tai ystävilleen.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.