Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa.  

Toiminto sisältyy seuraaviin lisensseihin: Starter, Basic, Professional ja Enterprise.

Jotta voit lähettää Lyytin viestinnän kautta kutsun tapamasi ilmoittautumiseen, tulee sinun tuoda osallistujia tapahtumaan. Osallistujia voidaan tuoda tapahtumaan osallistujat-sivun kautta yksitellen tai excel tuonnin avulla. Tässä artikkelissa käydään läpi miten excel-tuonti onnistuu ja mitä toiminnon hyödyntämisessa tulee ottaa huomioon. Osallistujien Excel-tuonti toimii hieman eri tavalla ryhmäilmoittautumisissa. Voit lukea asiasta lisää täältä.

Mikäli olet jo tuonut osallistujia tapahtumaan, mutta haluat päivittää osallistujien tietoja jälkikäteen, voit tehdä niin Excelin avulla. Siitä löydät lisää ohjeita täältä. 

Tämä artikkeli sisältää seuraavat osiot:

• Osallistujien tuominen tapahtumaan Excelin avulla
• Mitä teen kun excel-tuonnissa ilmenee virheitä ja tuonti ei onnistu?

Osallistujien tuominen tapahtumaan Excelin avulla

Voit tuoda osallistujia excelin kautta tapahtumaan helposti. Sinun tulee ensin luoda exceliin tai samantyyliseen järjestelmään listaus niistä tiedoista, joita haluatte tapahtumaan tuoda. Jotta viestintä on mahdollista, tulee osallistujan mukana tuoda vähintään sähköpostiosoite. Tämän lisäksi voit tuoda myös muita tietoja tarpeen mukaan. Jokaiselle tuotavalle tiedolle luodaan oma sarake excelissä. Tuotavien tietojen tulee löytyä myös Lyytistä tapahtuman ilmoittautumissivulta, jotta tiedot voidaan tuoda. Huomioi että monivalinta (valitse monta) kysymyksen tai liitetiedostokysymyksen vastauksia ei voi tuoda excel tuonnin yhteydessä.

Klikkaa tapahtumavalikossa Osallistujat, jonka jälkeen sivun yläosassa klikkaa:

1. Lisää osallistujia.
2. Lisää osallistujia Excelistä.

Päädyt uudelle sivulle. Avaa nyt Excel-tiedosto, jossa osoitteet ja osallistujat ovat.

• Kopioi Excelistä ne tiedot, jotka haluat tuoda Lyytiin
• Liitä kopioimasi tiedot Lyytissä olevaan kenttään. Kopioi pelkät tiedot, ei otsikkokenttiä tms

Määritä seuraavaksi tuotavien tietojen sarakkeet.

Tuotavien henkilöiden asetukset: 

1. Saat automaattisesti alle yhtä monta alasvetovalikkoa, kuin tietoa sisältäviä sarakkeita Excelissäsi on. Valitse alasvetovalikoista, missä järjestyksessä tiedot ovat Excelissä
   • Järjestyksen täytyy olla sama, jotta Lyyti osaa tallentaa tiedot oikeisiin paikkoihin
   • Jos et halua tuoda kaikkia sarakkeita, jotka kopioit, jätä kyseisiin sarakkeisiin merkintä --Tyhjä--
   • Osallistujatyyppi ja Monivalinta (valitse yksi)-kysymys toimivat poikkeuksellisesti. Excel-tiedon tulee olla täysin samassa muodossa, kuin se on kirjattuna Lyytiinkin
2. Mikäli haluat, että osallistujaa ei tuoda, jos häneltä puuttuu jokin tuotava tieto, esim. sähköpostiosoite, klikkaa tuotavan tiedon kohdalla Pakollinen. 
   Vinkki! käytä tätä toimintoa suodattaaksesi pois puutteelliset yhteystiedot. Jos sinulla on tarve käyttää vaikkapa sähköpostiosoitetta viestintään, niin voit valita kohdan "Pakollinen" sähköpostiosoitteen kolumnin kohdalle. Näin kaikki yhteystiedot, joista puuttuu sähköpostiosoite jätetään Excel-tuonnin ulkopuolelle
3. Jos käytät osallistuja- tai lipputyyppejä, voit määrittää tuotaville osallistujille valmiiksi oman osallistuja- tai lipputyypin. Huom! Jos käytät vain ei-julkisia osallistujatyyppejä, on osallistujatyypin määrittäminen pakollista. Tuo silloin Lyytiin tiedot osallistujatyypeittäin.
   • Jos osallistujatyyppi määritetään kolumneihin, tämä nollaa oletuksena olevan osallistujaytyypin
   • Jos osallistujatyyppi määritetään kolumneihin, mutta Excel-tuonnissa kohta on tyhjä, niin oletuksena olevaa osallistujatyyppiä käytetään kyseisen osallistujan kohdalla
4. Monikielisessä tapahtumassa voit määrittää tuotaville osallistujille kielen. Tämä määrittää minkä kieliselle iloittautumissivulle osallistuja tulee oletuksena
5. Lyyti poistaa automaattisesti tuplat tuotavista sähköpostiosoitteista ja se vertaa listaa jo Lyyti-tapahtumassasi oleviin osoitteisiin. Mikäli kuitenkin haluat, että sähköpostiosoitteita voidaan lisätä tuplana, valitse Salli osallistujien lisääminen, vaikka heillä olisi sama sähköpostiosoite
6. Klikkaa Minulla on lupa lähettää tuomilleni henkilöille viestintää
   • Huom! Tämä siksi, että Lyyti-palvelulla ei saa lähettää sähköpostiviestejä ostettuihin yhteystietorekistereihin, sillä niiden käyttö vaarantaa viestien perillemenon kaikkien käyttäjien osalta. Asiakkaalla tulee olla vastaanottajan lupa lähettää sähköpostiviestejä. Mikäli sääntöä rikkovaa käyttöä havaitaan, voidaan asiakkaalta estää palvelun käyttö.

Paina Seuraava, jotta voit edetä osallistujien tuonnissa. 

Mikäli tuonnin yhteydessä ilmenee osallistujia, joiden tiedot löytyvät jo tapahtumasta, ei heidän tietojaan tuoda. Voit tällöin tuoda normaalisti kaikki muut osallistujat tapahtumaan klikkaamalla > tuo henkilöt.

Katso tästä lyhyt video osallistujien tuonnista excelin avulla:

Mitä teen kun excel-tuonnissa ilmenee virheitä ja tuonti ei onnistu?

Jos tuotavissa tiedoissa oli virheitä, näet virheilmoituksen. Virheet Excelistä tuotavassa aineistossa voivat estää osallistujien tuomisen Lyytiin. 

Yleisimpiä virheitä Excel-tuonnissa ovat:

• Rivinvaihdot Excel-soluissa
• Eroavaisuus tiedoissa (esim. otsikko-kysymys)
• Pakollinen kenttä on tyhjä
• Tuplaosallistuja

Voit tällöin:

• muokata listaa palaamalla askeleen taaksepäin Takaisin tietoihin-painikkeesta
• painaa Tuo, jolloin järjestelmä tuo tapahtumaan kaikki oikeassa muodossa olevat tiedot

Tuodaksesi oikein syötetyt tiedot paina Tuo.

Katso lyhyt video yleisimmistä virheistä excel tuonnissa: