Lisää osallistujia Excelistä (ryhmäilmoittautuminen)

Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa. 

Toiminto sisältyy seuraaviin lisensseihin: Starter, Basic, Professional, Enterprise

Ryhmäilmoittautumisessa on kaksi tapaa tuoda osallistujat:  

• Tuo yhteyshenkilöt ja kaikki heidän tiedot
• Tuo osallistujat ja osallistujien tiedot + yhteyshenkilöt ja heidän tiedot 

Valitse tapahtumasi Osallistujat-sivulta: 

• Lisää osallistujat
  • Lisää yhteyshenkilöitä Excelistä TAI
  • Lisää osallistujia Excelistä
    
    

Avaa Excel-tiedostosi, jossa sinulla on osallistujien / yhteyshenkilöiden tiedot.

• Kopioi sarakkeet jotka haluat tuoda Lyytiin
• Liitä tiedot Lyytiin. Kopioi vain tuotavat sarakkeet, älä niiden otsikoita.
  

1. Lyyti luo alasvetovalikon jokaiselle Excel-sarakkeeelle joista tuot tietoja. Määritä mitä tietoja Excel-lomakkeesi sisältää. 
   • Jotta tiedot siirtyvät oikein Lyytiin, määritä tarkkaan Excelistä tuomasi sarakkeet oikeassa järjestyksessä.  
   • Huom! Varmista, että yhteyshenkilöiden sähköposti on yhdessä sarakkeessa jokaisen osallistujan kohdalla. Tätä tietoa tarvitaan ryhmien luomiseksi.
     • Jos yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta ei ole vielä tuotu Lyytiin (eli ryhmää ei ole vielä luotuna), luodaan uusi yhteyshenkilö ja ryhmä tuonnin yhteydessä.
     • Jos yhteyshenkilön sähköpostiosoite löytyy jo tapahtumasta, osallistujat lisätään yhteyshenkilön ryhmään, yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen perusteella.  
     • Jos tapahtumassasi on useita yhteyshenkilöitä samalla sähköpostiosoittella Lyyti pyytää sinua liittämään osallistujat oikean yhteyshenkilön ryhmään seuraavassa vaiheessa.
       
       Jos et halua tuoda jotakin Excelissä olevaa tietoa Lyytiin, valitse Lyytin alasvetovalikosta: Ei tuoda -vaihtoehto.
       
       Osallistujatyypit ja vastaukset monivalinta (valitse yksi) kysymyksiin on tapahtumakohtaisia, eli tiedon Excelissä täytyy olla täysin samassa kirjoitetussa muodossa kuin Lyytissä, muutoin tietoa ei voida tuoda. 
       
       
2. Pakollinen tuonnissa tarkoittaa, että jos ko.tieto on valittu, ei osallistujia tuoda mikäli heiltä puuttuu pakolliseksi merkitty tieto. 
   Vinkki! Käytä tätä kohtaa kitkeäksesi pois kontaktit, joissa tiedot ovat riittämättömiä, Esim. listallasi voi olla henkilöitä joiden kohdalla sähköpostiosoite puuttuu. Kun vaitset sähköpostitiedon pakolliseksi tuotavaksi tiedoksi, ei Excelistä siirretä Lyytiin niitä osallistujatietoja, joilta sähköpostiosoite puuttuu. 
3. Oletusosallistujatyyppi: Jos et ole aiemmin määrittänyt osallistujatyyppiä, voit valita koko joukolle oletusosallistujatyypin. 
   • Jos osallistujatyyppitieto on tuotu Excelistä, osallistujalle valittu tieto Excelistä ylikirjoittaa oletusosallistujatyypin.
   • Jos osallistujatyyppi on määritetty sarakkeessa, mutta solusta puuttuu ko. tieto, lisätään osallistujalle oletusosallistujatyyppi
4. Kieli: Monikielisissä tapahtumissa voit määrittää osallistujille kielen
5. Salli osallistujien tuominen vaikka heillä olisi sama sähköpostiosoite: Lyyti  tarkistaa automaattisesti tuplana esiintyvät sähköpostiosoitteet (ja vertaa tuotavaa listaa jo tapahtumassa oleviin sähköpostiosoitteisiin) jotta tuplaosoitteita ei tuoda. Jos kuitenkin haluat tuoda myös tuplana olevat osoitteet tapahtumaan, salli tuplien tuonti. 
6.  Rastita, että sinulla on lupa lähettää viestiä tuomillesi henkilöille. 
   • Huom! Tämä siksi, että Lyyti-palvelulla ei saa lähettää sähköpostiviestejä ostettuihin yhteystietorekistereihin, sillä niiden käyttö vaarantaa viestien perillemenon kaikkien käyttäjien osalta. Asiakkaalla tulee olla vastaanottajan lupa lähettää sähköpostiviestejä. Mikäli sääntöä rikkovaa käyttöä havaitaan, voidaan asiakkaalta estää palvelun käyttö.
7. Paina Seuraava edetäksesi osallistujien tuonnissa. 

Tarkista, että tuotavat tiedot on oikeissa sarakkeissa.

• Jos listallasi olevissa tiedoissa on virheitä,  saat niistä ilmoituksen. Voit:
  • Palata Takaisin tietoihin muokkaamaan sisältöä TAI 
  • klikata Tuo -painiketta lisätäksesi ne henkilöt joiden tiedoissa ei ole virhettä.
  • Huom! Mikäli tapahtumassasi on useita yhteyshenkilöitä samalla sähköpostiosoittella, Lyyti pyytää sinua osallistujien tuonnin yhteydessä määrittämään osallistujat oikealle yhteyshenkilölle.  Valitse siis oikea yheyshenkilö alasvetovalikosta.
  • Tuodakses valmiit osallistujat, klikkaa Tuo.  
    
    
    

**

Vinkki!

Jos tarve on asettaa kaikki osallistujatyypit ei julkisiksi, mutta haluat tarjota ryhmän yhteyshenkilölle mahdollisuuden kahteen tai useampaan osallistujatyypin valintaan, tuo yksi osallistuja per osallistujatyyppi.  

Esimerkiksi:

Ava Ince yrityksestä Test Company tarvitsee tavallisia Osallistujan lippuja sekä VIP lippuja, mutta ette tiedä kuinka monta. Käytä osallistuijen tuomista ja tuo kaksi riviä seuraavilla tiedoilla: 

Osallistuja ava.ince@testcompany.com
VIP ava.ince@testcompany.com 

Näin Avalla on pääsy molempiin osallistujatyyppeihin ja hän voi valita kuinka monta lippua hän haluaa lunastaa kumpaankin lipputyyppiin (=osallistujatyyppiin). 

Alta löydät aiheesta kertovan (englanninkielisen) videon: