Online-tapahtuma Lyytin ja Zoomin avulla

Toiminto sisältyy seuraaviin lisensseihin: Starter, Basic, Professional, Enterprise

Online-tapahtumien järjestäminen Lyytin ja Zoomin avulla on helppoa. Sinun täytyy vain tehdä muutama asia molemmissa käyttöjärjestelmissä.

1. Luo / varaa kokousaika Zoomissa
2. Kopioi Zoom-kokouksen URL-osoite
3. Luo tapahtuma Lyytissä
4. Liitä Zoom-kokouksen URL-osoite Lyytin online-tapahtumaan kohtaan “Linkki online-tapahtumaan”

Tästä alta löydät vielä yksityiskohtaiset ohjeet sekä vinkit tapahtuman luomiseen.

Luo Zoom-kokous

Zoom-kokousta luodessasi suosittelemme seuraavia asetuksia, jotta Zoom-kokouksesi osallistujilla olisi mahdollisimman mukava osallistumiskokemus.

1. Aloita luomalla uusi kokous tai tapahtuma Zoomissa 
2. Lisäasetuksista (Advanced settings) tee seuraavat muutokset:
   1. Klikkaa pois valinta Enable waiting room, niin osallistujat pääsevät liittymään suoraan kokoukseen, eikä sinun tarvitse käydä erikseen päästämässä heitä sisälle kokoukseen
   2. Valitse Enable join before host, jos haluat sallia osallistujien kokoukseen liittymisen ennen kuin sinä itse olet paikalla
   3. Valitse Mute participants upon entry estääksesi taustamelun, jos kokous on jo alkanut ja joku osallistujista tuleekin paikalle myöhässä
   4. Kokouksen luomiseksi klikkaa Schedule.
3. Siirry Meetings-välilehdelle
   • Klikkaa Show meeting information
   • Kopioi kokouksen URL-osoite kohdan Join Zoom meeting alta. Tarvitset osoitelinkkiä hieman myöhemmin, jotta voit lisätä sen Lyytiin

Luo tapahtuma Lyytissä

Luo tapahtuma Lyytissä normaaliin tapaan (klikkaa tästä päästäksesi yksityiskohtaisiin ohjeisiin). Tässä vielä muutama vinkki online-tapahtumiin liittyen:  

1. Tapahtuman tiedot-sivulla:
• Valitse tapahtuman tyyppi: Online vai hybridi (paikan päällä & online)
• Lisää Linkki online-tapahtumaan: liitä kopioimasi "Join Zoom meeting" URL-osoite (osoitteen alku näyttää tältä https://us04web.zoom.us/.......)
• Näytettävä teksti: Teksti, joka näytetään osallistujalle URL-osoitteen sijaan--> Lyyti luo kaikille osallistujille henkilökohtaisen osallistujalinkin Zoomin geneeriseen linkkiin pohjautuen. Näin Lyyti tietää, kun osallistuja liittyy kokoukseen 
2. Ilmoittautumissivu: Luo ilmoittautumissivu samalla tavalla kuin luot sivun muillekin tapahtumillesi, mutta muista ohjeistaa ilmoittautujaa, että kyseessä on online-tapahtuma. Opasta ilmoittautujaa jo tässä vaiheessa, että miten hän pystyy liittymään online-kokoukseen. Käytä tähän Ilmoittautumissivun alkutekstiä
3. Kiitossivu: Lisää osallistujalle mahdollisuus tallentaa tapahtuma kalenteriin klikkaamalla Näytä Tallenna kalenteriin -painike. Näin osallistuja pääsee liittymään kokoukseen suoraan kalenterimerkinnän linkin kautta 
4. Vahvistusviesti:  
   • Kirjoita vahvistusviestin avoimeen tekstikenttään hyvät ohjeet online-tapahtumaan osallistumisesta
   • Lisää Zoom-kokouksen linkki viestiin klikkaamalla Osallistujan tiedot ja Linkki online-tapahtumaan
5. Muistuta osallistujia tapahtuma-ajankohdan lähestyessä
   • Käytä Lyytin Viestintäosiota (sähköposti/tekstiviesti) muistuttaaksesi osallistujia lähestyvästä tapahtumasta. Voit myös liittää viestiin osallistujan henkilökohtaisen Zoom-osallistumislinkin

Online-tapahtuma osallistujan näkökulmasta

Osallistujan näkökulmasta online-tapahtumaan osallistuminen on todella helppoa, kun ilmoittautuminen tehdään Lyytin kautta ja itse tapahtumaan osallistuminen tapahtuu Zoomin kautta.

1. Osallistuja ilmoittautuu Lyytin ilmoittautumislinkin kautta
2. Ilmoittautumisen kiitossivulla osallistuja voi tallentaa tapahtuman kalenteriinsa
   
   
   
3. Kalenterimerkinnästä löytyy osallistujan henkilökohtainen osallistumislinkki online-tapahtumaan osallistumista varten
4. Jos tapahtuma on alkamassa tunnin sisään, voi osallistuja klikata itsensä tapahtumaan painamalla Liity tapahtumaan-painiketta. Jos tapahtuman alkuun on pidempi aika, niin tuo linkki on inaktiivinen ja huomiotekstistä voi lukea, koska linkki aukeaa
5. Kun linkki on aktiivinen, Liity tapahtumaan-painike ohjaa osallistujan online-tapahtumaan (Zoom) ja osallistujan tila muokkautuu Lyytin tapahtumassa Paikalla-tilaan. Tästä hetkestä eteenpäin Lyyti ei enää pysty seuraamaan osallistujan liikkeitä, eli jos osallistuja ei osallistukaan Zoom-kokoukseen tai hän poistuu kokouksesta ennen sen päätöstä, niin Lyytin tapahtumassa osallistujan tilaan ei tule automaattisesti muutoksia.