Lyyti a été construit de façon à ce que chaque événement soit considéré comme une entité à part entière. Les événements qui prennent place sur plusieurs jours représentent donc un challenge. L’organisateur doit examiner quels éléments peuvent être automatisés et ce qui doit être mis de côté.

 

Ce qui nous amène à la mauvaise nouvelle: il n’est pas possible d’organiser un même événement sur plusieurs jours, du moins pas encore. La bonne nouvelle, c’est qu’avec de moindres ajustements vous pouvez créer un processus d’inscription logique et fonctionnel, à la fois pour l’organisateur et les participants. Dépendamment de vos besoins (intégration d’une note de calendrier, d’une liste d’attente ou de date limite d’inscription) ces ajustements peuvent être implémentés de plusieurs façons. 

 

Cet article contient les sections suivantes:

• Les participants choisissent plusieurs jours : Question à choix multiple
• Les participants choisissent un jour : Types de participants
• Les participants choisissent un jour : Page de renvoi

Les participants choisissent plusieurs jours: Question à choix multiple

Quand les participants choisissent une ou plusieurs des dates proposées, créez l’inscription avec une question à choix multiple. 

+ C’est clair et facile pour l’inscrit

+ Faire des changements est simple à la fois pour l’inscrit et l’organisateur

+ Il est possible d’ajouter des capacités pour chaque date de l’événement

+ C’est également simple pour un utilisateur novice de Lyyti

 

- Il n’est pas possible d’utiliser une liste d’attente automatique pour chaque date de l’événement

- Il n’est pas possible d’utiliser un enregistrement dans l’agenda automatique

- Si chaque date à une date limite d’inscription, l’organisateur devra ouvrir/fermer chaque inscription manuellement

 

1. Créez l’événement. Commencez par créer un événement normalement. La date de début devra correspondre au premier événement et la date de fin au dernier événement afin de s’assurer que l’événement reste actif dans Lyyti durant toute la phase d’inscription. Si vous souhaitez que les participants ne voient pas toute la durée de l’événement, vous pouvez cacher “les informations de l’événement” depuis la page d’inscription.

 

2. Allez dans la page d’inscription et créez une question à choix multiples, par exemple:

 

Choisissez le/les jour/s où vous serez présent

Et les réponses:

Lundi 9 novembre, 2015, 9:00-1500

Mardi 10 novembre, 2015, 12:00-18:00

Vendredi 13 novembre, 2015, 10:00-16:00

 

3. Capacité. Si chaque date a sa propre capacité, retirez la capacité totale de l’événement depuis la section Configuration : La capacité de l'événement est ______ personnes. Veuillez noter qu’il n’est pas possible d’utiliser une liste d’attente sur les questions avec capacité de la page d’inscription.

 

4. Enregistrement dans l’agenda. Lyyti ne reconnaît pas les dates des questions à choix multiple. Il les considère seulement comme du texte.  Ainsi il n’est pas possible d’enregistrer l’événement dans un calendrier et nous recommandons de décocher cette option depuis la Page de remerciements.

 

5. Confirmation par email. Depuis Confirmation > Informations sur l’événement, cachez la date de l’événement. À la place, vous pouvez écrire un texte informatif dans la section Contenu comme dans l’exemple suivant:

Vous pouvez voir vos dates sélectionnées sous  “vos données” .

 

Cliquez ici pour voir un exemple d’événement multi-jours (en anglais). Vous pouvez vous y inscrire pour le tester si vous le désirez.

 

Les participants choisissent un jour : Types de participants

Quand un événement comprend plusieurs jours et que seule une journée peut être sélectionnée par les participants, vous pouvez créer ces différents jours à l’aide de “types de participants”. Nous pouvons prendre un exemple commun une série de formations, et la même formation est organisée à plusieurs reprises.

+ C’est simple et clair pour l’inscrit

+ Implémenter des changement est facile à la fois pour l’inscrit et l’organisateur.

+ Il est possible d’ajouter des capacités pour chaque date de l’événement

+ Il est possible d’utiliser une liste d’attente automatique pour chaque date

 

- Il n’est pas possible de proposer d’enregistrer l’événement dans l’agenda

- Si chaque jour a une date limite d’inscription différente, l’organisateur devra les ouvrir/fermer manuellement

- Utiliser les types de participants implique d’avoir déjà des connaissances sur le fonctionnement de Lyyti. Si vous êtes un débutant créez d’abord quelques processus d’inscription sans types de participants afin de vous familiariser avec Lyyti.

 

1. Créez des types de participants pour que chaque date corresponde à un type de participant. Le nom du type de participant devrait ainsi être la date et l’heure. Un possible exemple comme nom de participant pourrait être “Lundi à 14h”.

 

2. Capacités. Si chaque date a une capacité propre, vous pouvez la définir dans la section Configuration. Toujours dans Configuration, en bas de page dans “Texte de présentation des différents types de participants” vous pouvez écrire par exemple “Inscription pour les formations Lyyti. Veuillez sélectionner une date ci-dessous”.

 

3. Retirez les informations de l’événement. Si vous le souhaitez, vous pouvez cacher les informations de l’événement dans la page d’inscription, et cacher la date et l’horaire dans le message de confirmation (Confirmation > Informations sur l’événement). À la place, vous pouvez écrire un texte informatif dans la section Contenu comme dans l’exemple suivant:

Vous pouvez voir vos dates sélectionnées sous  “vos données” .

 

4. Liste d’attente. Quand les dates sont créées avec les types de participants vous pouvez choisir d’activer la liste d’attente pour chaque jour. Vous pouvez activer la liste d’attente normalement et Lyyti vous procurera une liste d’attente automatiquement pour chaque jour.

 

5. Date limite d’inscription. Si chaque jour a une date limite d’inscription différente, il sera de la responsabilité de l’organisateur d’ouvrir/fermer chaque date limite manuellement. Le changement s’effectue en mettant un type de participant en Public (les inscriptions sont ouvertes) ou Non Public.

 

Cliquez ici pour voir un exemple d’événement multi-jours (en anglais). Vous pouvez vous y inscrire pour le tester si vous le désirez.

 

Les participants choisissent un jour : Page de renvoi

Une page de renvoi est une page web qui propose des liens vers les pages  d’inscription. C’est la “page d'accueil” d’un événement et les participants peuvent choisir la date de leur présence depuis cette page. Dans Lyyti, chaque jour est un événement différent et tous les liens d’inscription sont réunis sur une même page.

+ Il est facile de gérer des événements individuels

+ Sont automatisés: les dates limites d’inscription, les enregistrements dans l’agenda et les listes d’attente pour chaque jour

+ Copier des événements est simple

 

- Les rapports et les communications sont propres à chaque événement. Cela ne peut pas être groupé

- Implémenter des changements peut être compliqué. Si un participant change sa date de participation, il doit d’abord annuler sa première inscription puis s’inscrire pour l’autre journée

- Cette méthode est seulement possible avec des liens ouverts d’inscription, et non personnels.

 

Vous pouvez créer une page de renvoi depuis laquelle les participants choisissent plusieurs jours, cependant, ils doivent s’inscrire pour chaque jour séparément.

 

1. Créez les événements. Commencez par créer un événement différent pour chaque jour. Vous pouvez créer un premier événement (avec ses rapports en ligne et communications) puis le copier pour chaque date. Les rapports et communications seront aussi copiés.

 

2. Créez une page de renvoi. Après avoir créé vos événements pour chaque date, créez un dernier événement qui sera votre page de renvoi. La date de début correspondra à la date de votre premier événement, et la date de fin à votre dernier événement. Ne faites aucun changement dans Configuration.

 

Depuis la page d’inscription, sélectionnez Masquer les questions de la page d'inscription. Dans le texte d'introduction de la page d'inscription, laissez des instructions claires sur la marche à suivre pour les participants. Créez des options propres à chaque jour (cf. exemple ci-dessous). Dresser un tableau peut simplifier la compréhension.

 

3. Copiez les liens ouverts d’inscription de chaque événement et insérez-les sur la page de renvoi en tant que hyperlien. Ensuite, vous pouvez partager la page de renvoi à vos invités.

 

Le résultat final ressemblera à ça:

 

Cliquez ici pour voir un exemple d’événement multi-jours (en anglais). Vous pouvez vous y inscrire pour le tester si vous le désirez.