Annuler un événement

Lyyti est en développement constant ainsi il est possible que votre vue dans Lyyti ne corresponde pas à 100% à ce qui est présenté dans cet article.

Mince, votre événement est annulé ! Vous devez maintenant relayer cette information à :

• tous les participants inscrits à l'événement
• tous ceux qui ont été invités
• tous ceux qui tenteraient de s'inscrire dans l'avenir à cet événement via le lien d'inscription, surtout s'il a été partagé dans les réseaux sociaux, newsletters etc. 

Fermeture des inscriptions

Tout d'abord, fermez l'inscription. Vous avez deux options pour le faire : 

Option 1 (valable uniquement pour les inscriptions individuelles) : Sur la Page d'inscription, masquez les questions du formulaire, et rédigez un message sur le champ de texte en indiquant que l'événement est annulé.  

Option 2 : Modifiez le temps d'inscription sur l'étape "Informations sur l'événement", en indiquant une date passée. De plus, changez la notification automatique que Lyyti affichera sur la page d'inscription sur la partie "Actions" > "Notifications". 

Le résultat de ces deux options est le même du point de vue de participant.

Communication

Ensuite vous pouvez contacter tous ceux qui sont inscrit à votre événement. Vous pouvez les contacter par e-mail ou par SMS depuis la partie Communication, et choisir en tant que destinataires toutes les personnes ayant statut "Inscrit". 

Puis, pour cibler ceux qui sont en train de s'inscrire ou n'ont pas encore eu le temps de le faire, vous pouvez également envoyer un message à toutes les personnes ayant comme statut "Pas de réaction".

Quelques conseils supplémentaires pour la communication :

• Choisissez le moyen de communication selon la quantité d'information et l'urgence : privilégiez le SMS si l'événement aurait eu lieu très prochainement. Vous pouvez également combiner plusieurs types de message : un SMS pour informer sur l'annulation et indiquant que les informations complémentaires seront envoyées par email. 
• Mieux vaut trop d'information que trop peu : si vous n'avez pas encore décidé sur l'annulation ou décalage de date, vous pouvez communiquer déjà cette information aux participants pour les tenir au courant. 
• Si l'événement a été publié dans un calendrier dans votre site internet ou intranet, supprimer-le ou ajoutez la mention "ANNULE" sur le nom de l'événement.
• Si vous avez fait de la pub pour votre événement dans un canal de communication spécifique (une page ou un groupe dans les réseaux sociaux, newsletters, etc.), nous vous conseillons de communiquer son annulation dans le même endroit aussi pour atteindre le même public. 

Nota bene: Veuillez désactiver l'EVS de votre événement afin que les personnes "inscrites" ou "présentes" ne reçoivent pas le message EVS.