Lyyti est en développement constant ainsi il est possible que votre vue dans Lyyti ne corresponde pas à 100% à ce qui est présenté dans cet article.

 

Ce guide vous permettra de parcourir toutes les étapes de la création d'événement dans Lyyti. À la fin de chaque section, vous trouverez un lien pour des instructions plus détaillées si besoin. 

Cet article contient les sections suivantes :

• Remplir les informations de l'événement
• Définir les paramètres de l'événement
• Créer la page d'inscription
• Remercier le participant pour l'inscription
• Automatiser les messages de confirmation
• Automatiser la liste d'attente
• Comprendre le parcours d'inscription
• Comment continuer

Commencez en cliquant le symbol + puis Créer dans Lyyti : Evénement dans le menu en haut à gauche :

Ensuite, choisissez la langue de votre événement. Concernant le "type d'événement", vous n'avez pas besoin d'effectuer un choix, il est aussi possible que votre organisation n'a pas des types d'événement encore.

 

1) Remplir les informations de l'événement 

Entrer le nom de l'événement, la date de début et de fin, ainsi que tous les autres détails. Par défaut, ces informations sont affichées pour le participant sur le formulaire d'inscription et dans le message de confirmation.

Remplissez :

1. La date de l'heure de l'événement : Entrer la date de début ainsi que la date de fin de l'événement (si l'événement ne dure qu'un jour, la date sera la même). Si vous accordez la possibilité au participant d'enregistrer l'événement dans leur calendrier (Outlook, Google,...), l'enregistrement sera basé sur cette date. Renseignez également l'heure de début et de fin de l'événement. (Si l'événement se termine à minuit, nous recommandons de mettre "23:59"). 

2. La période d'inscription : Par défaut, l'inscription commence automatiquement le moment de création de l'événement. Vous n'avez pas besoin de modifier cette date, sauf si vous partagez l'événement avant que vous souhaitez ouvrir les inscriptions. Vous pouvez aussi définir le moment pour clôturer les inscriptions. Lyyti propose automatiquement de le faire quelques jours avant, mais il est également possible de garder les inscriptions ouvertes par ex. jusqu'au jour j.

3. La période pour modifier et annuler les inscriptions : Par défaut, la possibilité accordée aux participants d'annuler et modifier leur inscription se termine le même moment que les inscriptions, mais parfois il peut être utile de définir une date séparée pour chaque action. (Par ex. les inscriptions sont fermées 2 semaines avant l'événement, mais l'annulation est encore possible jusqu'au J-1).

4. L'organisateur de l'événement : L'organisateur est visible par défaut dans le message de confirmation. Il apparait également en tant que l'expéditeur des e-mails (invitation, confirmation etc.). Le nom et adresse e-mail de l'organisateur sont ceux qui sont enregistrés sur le compte Lyyti. Si le nom de domaine ("@societe.com") de votre organisation est configuré avec la plateforme, vous pouvez mettre n'importe quel adresse e-mail de votre organisation comme l'organisateur de l'événement ou l'expéditeur des e-mails.

💡 Quand vous enregistrez le nom du lieu et l'adresse de l'événement, vous pouvez cliquer sur le bouton "GoogleMaps" afin de récupérer automatiquement le lien vers la carte.

Finalement, cliquez sur Enregistrer et continuer >>

 

2) Définir les paramètres de l'événement

Sur l'étape 2. Configuration, vous pouvez définir les paramètres basiques de l'événement. Est-ce que les participants s'inscrivent individuellement ou ont-ils droit à un accompagnant ? Combien de participants peuvent s'inscrire (capacité limitée de l'événement) ?

S'il s'agit de votre première événement créé sur Lyyti, nous vous conseillons d'utiliser une inscription individuelle. 

Quand vous avez finis, cliquez sur Suivant. Les boutons Précédent et Suivant enregistrent également les changements que vous avez faits :

 

3) Créer la page d'inscription

Pour commencer la création de votre formulaire d'inscription, sélectionnez d'abord dans le menu déroulant la mise en page (donc l'en-tête et le bas de page) que vous souhaitez utiliser sur la page d'inscription. En cliquant sur le bouton "Créer une mise en page", vous pouvez également en créer une nouvelle.

Ensuite, sur le champ de texte en dessous de la mise en page, vous pouvez écrire les informations nécessaires pour le participant concernant l'inscription. Attention ! Ce texte n'est pas un texte d'invitation, mais les participants sont dirigés vers ce formulaire d'inscription depuis l'invitation qu'ils auront déjà reçue. 

Lyyti génère quelques questions automatiquement pour le participant. (Prénom, Nom, E-mail etc.). Vous pouvez également créer et ajouter d'autres questions avec les types de questions en bas de page : 

Choisissez d'abord le type de question. Vous pouvez utiliser des champs ouverts (zone de texte) ou des menus déroulants et des questions à choix si les participants doivent choisir parmi plusieurs options. Vous pouvez également utiliser des champs spécifiques pour les dates et les numéros de téléphone. 

Pour chaque question, vous avez la possibilité de :

• Modifier la question en cliquant sur le stylo bleu (le texte de la question, si la question est obligatoire ou pas, les capacités, les formats de réponse etc.)
• Supprimer la question en cliquant sur la corbeille rouge tout à droite
• Changer l'ordre des questions simplement en les glissant vers le haut ou vers le bas
• Créer des conditions, i.e. des règles selon lesquelles les questions s'affichent

🔎 En savoir plus sur la page d'inscription

 

4) Remercier le participant pour l'inscription

La page de remerciement est la dernière page du processus d'inscription dans le navigateur. Veuillez garder la page simple car le participant ne passe que quelques instants sur cette page et n’y reviendra pas.

La fonction la plus importante de la page de remerciement est d'informer le participant que son inscription a réussi et qu'il peut enregistrer l'événement dans son calendrier (Outlook, Google, etc.). Vous pouvez également lui indiquer qu'il recevra sous peu un message de confirmation.

Il y a un message de remerciement séparé pour les participants inscrits et ceux ayant refusé l'invitation :

🔎 En savoir plus sur la page de remerciements

 

5) Automatiser les messages de confirmation

Le message de confirmation est un e-mail qui peut être envoyé automatiquement aux participants dès qu'ils complètent leur inscription. Vous pouvez personnaliser le contenu de ce message. La confirmation consiste de deux parties : 1) le message au participant et 2) le contenu automatique qui fait un récapitulatif des détails de l'événement et de participant. Donnez ici les détails pratiques de l'événement (horaires, lieu, dresscode etc.).

1) Message

Rédigez l'objet pour le mail (1) et le contenu que vous souhaitez (3). Par défaut le message contient le code de personnalisation [%1$s:RECEIVER_FIRSTNAME] qui reprend le prénom de l'invité. Vous trouverez les autres codes de personnalisation via le lien bleu "Personnalisation des e-mails", dont notamment la civilité et le nom de famille. 

2) Récapitulatif automatique

Le message de confirmation contient par défaut les informations basiques de l'événement, qui ont été renseignées sur le premier onglet de la création de l'événement. Ainsi, vous pouvez utiliser le contenu automatique de la confirmation pour créer un récapitulatif des informations de l'événement, ainsi que des informations du participant. Cliquez les boutons bleus "Informations sur l'événement" et "Informations du participants" afin de sélectionner les informations que vous souhaitez faire afficher dans le récapitulatif. Vous pouvez également proposer le lien de modification et d'annulation de l'inscription, ainsi que le code QR du participant.

🔎 En savoir plus sur les messages de confirmation

 

6) Automatiser la liste d'attente

Si un événement atteint sa capacité maximum de participants, Lyyti informe le prochain invité qui tente de s'inscrire que l'événement est complet. Les invités ne peuvent plus s'inscrire mais ils peuvent s'inscrire sur la liste d'attente. 

Si une place devient disponible, Lyyti en informera le premier sur la liste avec un e-mail automatique. L'invité peut ensuite s'inscrire dans le délai que vous avez défini (dans l'image ci-dessus, la limite est de 24 heures). Au cas où il ne s'inscrit pas via le lien que Lyyti l'a envoyé dans ce délai, la place sera proposée à la personne suivante sur la liste. La liste d'attente de Lyyti fonctionne automatiquement, vous n'avez donc rien à faire !

🔎 En savoir plus sur les paramètres de la liste d'attente

🔎 En savoir plus sur la gestion des participants sur la liste d'attente

 

7) Comprendre le parcours d'inscription

Bravo, l'événement est maintenant prêt! Le lien ouvert d'inscription se trouve sur la dernière étape en bleu. Vous pouvez publier ce lien quand et où vous voulez : sur votre site Internet, dans les réseaux sociaux ou de l'envoyer depuis votre boite e-mail. 

Il est temps de tester ! Cliquez sur le lien bleu et remplissez l'inscription pour voir l'événement et l'inscription du point de vue de participant. Faites attention à la lisibilité du formulaire - faut-il modifier des questions, ajouter des titres ou des espaces entre les questions ? Et qu'est-ce qui se passe si vous ne souhaitez pas participer à l'événement ? Comment est-ce que le formulaire réagit aux différentes choix effectués par la personne qui s'inscrit. 

N'hésitez pas à envoyer le lien également à vos collègues pour avoir leur opinion aussi ! 

 

💡 Comment continuer ?

Comment inviter les participants ?

Une fois le processus d'inscription créé, il est temps de choisir comment inviter des gens dans votre événement. Comment est-ce que les participants potentiels auront l'information de l'événement ? Est-ce que la liste des invités est stricte ou est-ce que l'événement est ouvert à tout le monde ?

🔎 En savoir plus sur comment inviter des participants

Comment suivre les inscriptions ? Comment partager l'information des inscriptions aux autres ?

Lyyti vous affiche l'état des inscriptions en temps réel sur la page "Participants". Mais que faire si votre collègue ou responsable souhaite savoir combien d'inscriptions vous avez actuellement ? Lyyti vous permet de créer des rapports en ligne, qui sont toujours à jour. Ainsi, vous n'avez pas besoin de faire des extractions Excel pour partager l'information des inscriptions. La meilleure partie ? Vos collègues et responsables n'ont pas besoin de ce connecter sur Lyyti pour voir le rapport, un simple clique sur le lien du rapport suffit. 

🔎 Voici comment créer un rapport des participants