Comment inviter les participants ?

Lyyti est en développement constant ainsi il est possible que votre vue dans Lyyti ne corresponde pas à 100% à ce qui est présenté dans cet article.

Quand vous avez fini de créer l’inscription à votre événement, il est temps de diriger les personnes vers l’inscription. Dans le but de diffuser votre événement et d’inviter les participants, vous pouvez :

• Utiliser vos propres moyens de communication : (e-mail, newsletter, site web, réseaux sociaux etc.) et ajoutez-y le lien d’inscription ouvert (www.lyyti.in/event_name_1234). Ce lien d’inscription ouvert mène à une nouvelle page d’inscription vide. Utilisez le lien d’inscription ouvert quand votre cible d’invité est large et quand l’invitation peut être transmise. Vous pourrez voir tous les participants dans Lyyti.
• Utiliser Lyyti pour envoyer des invitations : Les invités sont importés dans Lyyti et vous créez aussi votre message d’invitation dans Lyyti en y ajoutant un lien personnel d’inscription. Vous pourrez ainsi facilement relancer ceux qui n’ont pas répondu à votre invitation. Le lien personnel d’inscription permet de cibler votre message. Utilisez-le pour cibler un groupe spécifique ou lorsque vous n’autorisez pas le partage de l’invitation.

Lien d'inscription ouvert

Pour utiliser le lien d'inscription ouvert, suivez les étapes ci-dessous : 

1. Créer un nouvel événement (page d’inscription, page de remerciement et message de confirmation).
2. Créer l’invitation e-mail/ le message dans votre chaîne de communication (par ex. e-mail, newsletter, site web, réseaux sociaux etc.)
3. Ajoutez dans le message votre lien d’inscription ouvert. Vous pouvez par ex. copier-coller le lien ou ajouter un lien hypertexte ”Inscrivez-vous ici” qui dirigera vers la page d’inscription.

Quand vous invitez des personnes à s’inscrire à travers ce lien d’inscription ouvert, la page d’inscription ne sera pas pré-remplie car aucun participant n’est désigné dans Lyyti. Tous les participants seront visibles en tant que ”Inscrit” ou ”Refus” dans Lyyti.

Le lien d'inscription à diffuser se trouve sur l'onglet "7. Lien vers l'inscription". 

Quand devrais-j'utiliser le lien d'inscription ouvert ?

Utilisez le lien ouvert quand l'invitation peut être transférée ou si vous ne connaissez pas exactement qui participera à l'événement (par ex. un concert ou tout autre type d'événement public). 

Les relances d'invitation ?

Lyyti ne sait pas à qui le lien a été communiqué, ainsi il n'est pas possible de suivre les invités qui n'ont pas réagi à l'invitation dans la plateforme. 

Les doublons ? 

En utilisant le lien ouvert d'inscription, Lyyti ne vérifie pas si le participant est déjà inscrit. Cependant, sur le formulaire d'inscription vous pouvez déterminer qu'il est possible de s'inscrire qu'une fois avec la même adresse e-mail.

Lien d'inscription personnel

En utilisant cette option, les invitations envoyées depuis Lyyti seront personnelles. Vous pouvez suivre le stade des inscriptions et relancer ceux qui n’ont pas réagi à l’invitation.

Lyyti créera un lien d'inscription unique pour chaque invité. Pour envoyer les invitations, il faudrait importer la liste des invités sur la plateforme (avec un fichier Excel). Ensuite, il faudrait créer l'invitation dans la partie "Communication" de l'événement et utiliser le lien personnel d'inscription dans cette invitation. Attention, n'envoyez pas le lien ouvert de l'événement aux invités importés sur la plateforme. 

En envoyant le lien personnel d'inscription, Lyyti reconnaitra chaque invité par leur adresse e-mail. Quand le participant cliquera sur son lien personnel, il sera dirigé vers son propre formulaire d'inscription, qui sera pré-rempli avec les informations qui ont été importées dans Lyyti. Le lien personnel ne doit pas être utilisé pour inscrire d'autres personnes, n'hésitez pas à le préciser dans l'invitation ou sur le formulaire d'inscription. 

NB ! Les adresses e-mail vers lesquelles vous envoyez l’invitation doivent être recueillies par vous, et vous devez avoir le droit d’adresser un message à toutes les personnes sur la liste. Toute liste de contacts achetée est interdite et l’utilisation de ces listes illégale.

Quand devrais-j'utiliser le lien personnel d'inscription ?

Quand vous avez une liste des invités définie.

Les relances d'invitation ? 

Quand un invité s'inscrit à l'événement via le lien personnel d'inscription, son statut changera automatiquement de Pas de réaction à Inscrit. De cette façon, Lyyti distinguera ceux qui n'ont pas encore réagi à votre invitation. Ainsi, vous pouvez leur envoyer une relance ciblée. 

Les doublons ?

Vous pouvez empêcher les doublons lors de l'import de la liste des invités dans Lyyti.

ℹ️ NOTEZ BIEN ! 

Assurez-vous de ne pas envoyer le lien ouvert aux participants importés dans la plateforme.

=> Cela créera un doublon de tous les participants qui s'inscrivent (l'autre restera en statut Pas de réaction, et l'autre s'affichera en statut Inscrit).

Techniquement il est possible de combiner l'utilisation des liens ouverts et personnels, mais nous vous conseillons de choisir l'un ou l'autre selon la majorité des invités.