Lyyti est en développement constant ainsi il est possible que votre vue dans Lyyti ne corresponde pas à 100% à ce qui est présenté dans cet article.
Cet article contient les sections suivantes :
Qu'est-ce qu'un message de confirmation et que doit-il contenir ?
Le message de confirmation est un e-mail qui peut être envoyé automatiquement aux participants dès qu'ils complètent leur inscription. Vous pouvez personnaliser le contenu de ce message.
Que devriez-vous inclure dans le message de confirmation ?
Les participants impriment ou sauvegardent souvent le message de confirmation pour une utilisation ultérieure, c'est donc un bon endroit pour inclure toutes les informations et détails importants.
Si vous n'apportez aucune modification au message de confirmation, son contenu par défaut sera :
1) Contenu standard
- OBJET de l'e-mail : Confirmation : [Nom de l'événement]
- Texte : Bonjour [Prénom du participant]
Merci pour votre inscription. Veuillez trouver ci-dessous votre confirmation avec les détails de l'événement.
2) Contenu automatique
- Informations de l'événement
- Informations de participant
- Lien pour modifier l'inscription
Il existe actuellement deux versions de l'e-mail de confirmation : la classique et l'améliorée.
- Lors de la création d'un nouvel événement, la confirmation améliorée est utilisée par défaut.
- Lors de la copie d'un événement, le nouvel événement utilisera la même version de la confirmation que l'événement original.
- L'événement original utilise la confirmation classique --> l'événement copié utilisera également la version classique.
- L'événement original utilise la confirmation améliorée --> l'événement copié utilisera également la version améliorée.
Vous pouvez changer de version de confirmation à tout moment.
Confirmation améliorée
Paramètres automatiques du message de confirmation
1. Envoyer un email de confirmation après l'inscription
Lyyti enverra automatiquement un message de confirmation au participant après l'inscription ou à chaque fois qu'il apportera et confirmera des changements à son inscription. Dans les événements avec inscriptions de groupe, vous pouvez choisir si l'e-mail de confirmation est envoyé à la personne de contact du groupe, aux participants ou aux deux.
2. Envoyez une confirmation à ceux ayant décliné l'invitation
Lyyti enverra automatiquement un message de confirmation au participant ayant décliné l'invitation ou annulé sa venue.
3. Envoyer une copie de confirmation
Une copie de chaque e-mail de confirmation envoyé à un participant sera également envoyée aux adresses que vous saisissez dans ce champ. Utilisez cette option si vous souhaitez être informé à chaque fois qu'une personne s'inscrit ou modifie ses informations. Si vous utilisez une inscription Lyyti comme bon de commande, vous pouvez choisir d'envoyer la commande (=la confirmation) directement à l'adresse du fournisseur.
4. Afficher la confirmation imprimable sur la page de remerciements
Cette option ajoute un bouton sur la page des remerciements permettant aux participants d'imprimer leur message de confirmation.
5. Autoriser le transfert de la confirmation sur la page de remerciement
Ajoute un nouveau champ sur la page des remerciements, où le participant peut saisir une adresse e-mail à laquelle il souhaite envoyer une copie de son message de confirmation.
Contenu du message de confirmation pour les inscrits
6. Objet de l'e-mail de confirmation
L'objet de l'e-mail de confirmation. L'objet par défaut est "Confirmation : [nom de l'événement]". Vous pouvez définir un objet distinct pour la confirmation destiné aux participants ayant décliné.
7. Contenu automatique
Les détails relatifs à l'événement et aux participants sont automatiquement affichés dans votre e-mail de confirmation via un code de personnalisation, que nous appelons "contenu automatique". Cochez les informations que vous souhaitez faire apparaitre automatiquement dans les confirmations.
Informations sur l'événement
Cliquez sur le menu déroulant Informations sur l'événement pour ouvrir une liste de toutes les informations sur l'événement que vous pouvez inclure dans la confirmation. Cochez celles que vous souhaitez faire apparaitre.
Informations du participant
Cliquez sur le menu déroulant "Informations du participant" pour ouvrir une liste de toutes les informations pouvant être incluses. Les réponses à chaque question de la page d'inscription sont affichées par défaut, mais, si nécessaire, vous pouvez sélectionner les réponses que vous souhaitez inclure dans l'e-mail en sélectionnant "Choisir ce que vous souhaitez afficher" sous "Réponses du participant".
Veuillez noter que les textes d'informations ajoutés à la page d'inscription par défaut ne sont pas inclus dans la confirmation, sauf s'ils sont sélectionnés individuellement, comme indiqué ci-dessus.
8. Modifier l'e-mail de confirmation
L'e-mail de confirmation à proprement parlé commence par un texte. C'est un texte par défaut, mais que nous vous recommandons d'adapter à chaque événement, par exemple "Merci de vous être inscrit à [nom de l'événement]" et d'ajouter d'autres informations importantes sur l'événement à venir, la façon de s'y préparer, etc.
Pour modifier le contenu (textes et visuels), cliquez sur Modifier l'e-mail de confirmation.
Cela ouvre l'éditeur d'mail, pour plus d'informations, cliquer ici.
Astuce
Lorsque vous modifiez le contenu de votre message de confirmation, vous pouvez choisir d'afficher séparément le contenu automatique. Pour ce faire, vous pouvez choisir les codes "informations sur l'événement" et les "détails du participant" distinctement depuis les textes de personnalisation.
Lorsque vous ajoutez le contenu des informations sur l'événement et les détails du participant séparément, vous pouvez également modifier la taille de la police.
Confirmation pour les participants ayant décliné / annulé
Les messages de confirmation aux participants déclinés/annulés ne sont pas couramment utilisés. Lorsqu'un participant ne se présente pas, il n'est généralement plus intéressé par l'événement. Cependant, vous pouvez utiliser ce message de confirmation pour promouvoir les événements à venir ou donner au participant la possibilité de changer d'avis et de revenir sur la page d'inscription.
Envoyer une confirmation SMS
En plus des e-mails de confirmation, Lyyti peut également envoyer des SMS de confirmation. Pour cela, il faut bien sûr que le participant ait donné son numéro de téléphone mobile lors de l'inscription (et que la question téléphone soit une question standard).
L'expéditeur du message est le nom de votre organisation si le nombre de caractère n'est pas trop élevé (contactez le Support LYYTI si vous souhaitez modifier l'expéditeur).
Lyyti ne collecte pas les réponses envoyées à ce SMS, ainsi nous vous conseillons d'ajouter vos informations de contacts à la fin du SMS afin que les participants répondent au numéro de votre choix.
Les confirmations par SMS coûtent le même prix que les SMS normaux envoyés depuis Lyyti, soit 0,11 € / le message. Le coût dépend de la longueur du message comme suit :
- 0-160 caractères = 1 message
- 161-306 caractères = 2 messages
- 307-459 caractères = 3 messages
- 460-612 caractères = 4 messages
- 613-765 caractères = 5 messages
Les SMS peuvent être personnalisés en sélectionnant des codes de personnalisation dans les menus déroulants de l'éditeur.
Avec la confirmation améliorée, il ne sera plus possible d'envoyer un SMS de confirmations aux déclinés / annulés.
Confirmation classique
*** Les messages de confirmation classiques sont vouées à disparaitre, ainsi nous recommandons fortement de passer aux confirmations améliorées.***
Créer un message de confirmation classique
Cochez "Envoyer une confirmation après l'inscription"
Lyyti va automatiquement envoyer un message de confirmation au participant après son inscription, ou après que le participant a modifié son inscription et confirme les changements.
Vous pouvez également :
Envoyer une copie de confirmation à [adresse e-mail, une par ligne]
Une copie de la confirmation du participant sera envoyé aux adresses e-mail indiquées sur ce champ. Utilisez cette option si vous souhaitez être notifiés chaque fois que quelqu'un s'inscrit dans l'événement ou modifie leur inscription.
Afficher la confirmation imprimable sur la page de remerciements
Cette option ajoute un bouton sur la page de remerciements, qui permet au participant d'imprimer leur confirmation immédiatement (sans attendre l'e-mail de confirmation).
Autoriser le participant à transférer la confirmation à une adresse e-mail
Cette option ajoute un bouton sur la page de remerciements, qui permet au participant d'envoyer leur confirmation à une autre adresse e-mail (par ex. leur accompagnant, leur assistant(e) etc.).
Contenu du message de confirmation classique
1) L'objet de l'e-mail de confirmation
Rédigez l'objet du mail de confirmation sur le premier champ de texte. Par défaut, l'objet du mail est "Confirmation: [nom de l'événement]".
ℹ️ Notez bien que cet objet est utilisé pour les invités inscrits, ainsi que les invités qui annulent/refusent l'invitation, si l'option du mail de confirmation est ajoutée à ces derniers aussi.
2) Message de confirmation
Ecrivez votre message de confirmation dans le champ de texte en-dessous l'objet. Le texte par défaut est :
Bonjour [%1$s:RECEIVER_FIRSTNAME]
Merci pour votre inscription. Veuillez trouver ci-dessous votre confirmation avec tous les détails sur l'événement.
Cependant, nous vous conseillons de personnaliser le texte selon l'événement. Le code [%1$s:RECEIVER_FIRSTNAME] reprend le prénom du participant, en résultant par exemple à "Bonjour Marie". Si vous souhaitez s'adresser à vos participants plutôt en utilisant la civilité et le nom de famille de la personne ("Bonjour Madame Curie"), vous pouvez changer les codes de personnalisation en cliquant sur le lien bleu "personnalisation des e-mails" (3).
Qu'est-ce que le message de confirmation devrait contenir ?
Ajoutez toutes les informations nécessaires au participant pour venir à l'événement (de quoi amener, le code vestimentaire, programme, etc.)
Le message de confirmation contient également par défaut les informations basiques de l'événement, qui ont été renseignées sur le premier onglet de la création de l'événement. Ainsi, vous pouvez utiliser le contenu automatique de la confirmation pour créer un récapitulatif des informations de l'événement, ainsi que des informations du participant :
Afficher dans le message de confirmation :
4) Informations sur l'événement
En cliquant sur le bouton bleu, vous pouvez ouvrir la liste des informations de l'événement qui seront affichées dans le message de confirmation. Vous pouvez (dé)sélectionner les informations souhaitées en (dé)cochant les cases à gauche.
5) Informations du participant
Similairement aux informations de l'événement, cliquez sur le bouton bleu suivant pour accéder à aux informations du participant. Ici, vous pouvez choisir d'afficher :
- Le lien pour le participant pour modifier ses informations
- Le lien d'annulation
- La date d'inscription
- Le code barre et le code QR du participant (nous vous conseillons d'utiliser le code QR!)
Vous pouvez également détailler si vous souhaitez afficher chaque réponse du participant sur le message de confirmation, en cliquant sur le menu déroulant "Réponses du participant" -> "Sélectionner"
Les réponses du participant s'affichent dans la confirmation par défaut. Notez bien que si vous avez ajouté des champs de texte sur le formulaire d'inscription, ils s'afficheront pas automatiquement sur la confirmation, mais vous pouvez les sélectionner en les cochant.
💡 Si votre événement à plusieurs types de participants, vous pouvez personnaliser le message de confirmation pour chaque type de participant. Voici comment faire : créer le texte souhaité pour le type de participant sur le formulaire d'inscription (créer donc un texte d'information). Ensuite, décocher la langue de ce champ de texte afin de ne pas l'afficher sur le formulaire. Ensuite, cocher le texte créé pour être affiché sur le message de confirmation. Le texte sera affiché uniquement au type de participant concerné.
6) Enregistrement dans l'agenda
Vous pouvez également donner la possibilité au participant d'enregistrer l'événement dans leur calendrier (Outlook, Google, etc.) en cochant cette option.
7) Billet
Vous pouvez également ajouter un billet dans le message de confirmation.
8) Badge nominatif
Vous pouvez inclure un badge nominatif (de taille carte visite) dans le message de confirmation. Ainsi, le participant peut l'imprimer avant de venir à l'événement.
ℹ️ Si vous souhaitez générer les badges et les imprimer en avance pour les participants, vous pouvez le faire dans la partie Rapports de Lyyti !
9) E-mail de confirmation aux participants qui annulent ou refusent l'invitation
Vous pouvez également envoyer un message de confirmation pour les invités qui ne participeront pas à votre événement. Ce message peut être utilisé pour parler de vos prochains événements, ou guider le participant vers vos réseaux sociaux. Vous pouvez également y ajouter un lien pour modifier l'inscription, si l'invité change son avis et décide de participer au final.
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.