Créer et envoyer un e-mail

Afin d'inviter vos participants dans votre événement, utilisez l'outil Communication de Lyyti. Dans cette partie, vous pouvez gérer les e-mails ainsi que les SMS.

Les e-mails envoyés depuis Lyyti peuvent être des save-the-dates, des invitations, des relances pour ceux qui n'ont pas répondu, des rappels pour les inscrits, des messages de remerciements etc. Vous pouvez facilement personnaliser les messages, et envoyer un message à tous les invités, ou cibler certains participants selon leur statut (inscrit, pas encore réagi,...) ou selon d'autres critères tels que leur choix d'activité etc. 

Créez un nouveau e-mail en cliquant sur Communication, puis Rédiger un e-mail.

ATTENTION : Actuellement Lyyti propose deux éditeurs d'e-mail, mais "l'ancien éditeur" prendra sa retraite en 2020, donc nous vous conseillons de continuer avec le nouvel éditeur d'e-mail. Les instructions pour l'ancien éditeur se trouvent tout en bas de cet article. 

NOUVEL EDITEUR D'EMAIL : 

PARAMETRES

Sélectionnez l'expéditeur et l'adresse de réponse du mail, puis choisissez les destinataires et rédigez l'objet du mail :

1.  Nom et adresse e-mail de l'expéditeur. Cliquez sur Configuration (2) si vous souhaitez modifier l'expéditeur et/ou l'adresse de réponse. 

2. Dans la Configuration, vous pouvez changer le nom et l'adresse e-mail de l'expéditeur, ainsi que l'adresse de réponse. Vous pouvez également rédiger une note interne par rapport le contenu du mail, qui sera visible uniquement pour vous. Cela peut vous aider à catégoriser vos messages (par ex. Rappel J-10, Rappel J-3, Rappel jour j etc.).

3. Choisissez les destinataires. En cliquant sur le champ destinataires, une nouvelle fenêtre s'ouvre, où vous pouvez sélectionner vos destinataires soit par les filtres, soit un par un. Plus d'informations sur le choix de destinataires en cliquant ici >>

4. Rédigez l'objet de votre mail.

CONTENU

5. Cliquez sur "Je crée mon message" pour entrer dans l'éditeur d'e-mail : 

6. Puis, choisissez un modèle de message pour l'utiliser en tant que template, ou  "Créer sans modèle de base" : 

7. Créez votre message dans l'éditeur. Une vidéo sur l'éditeur se trouve ici >>

8. Pour finir, cliquez sur "Enregistrer et fermer" pour fermer l'éditeur :

ENVOYER

9. Ensuite, vous pouvez enregistrer votre message en tant que brouillon. Cela vous permettra de continuer à le modifier ultérieurement.

10. Vous pouvez également ajouter un enregistrement dans l'agenda dans le message que vous enverrez. Ainsi, l'invité peut enregistrer l'événement directement dans leur calendrier (Outlook, Google, etc.).

11. Nous vous conseillons également de tester l'envoi. Lyyti vous demandera de sélectionner un de vos participants comme le destinataire pour visualiser comment le message sera réellement réceptionné. Cependant, le message sera envoyé à votre adresse e-mail (et non pas au destinataire). Plus d'informations sur le message test en cliquant ici >>

12. Une fois que le message a été testé, vous pouvez le programmer (12) à une date et heure ultérieure, ou l'envoyer directement (13). 

💡 Vous ne souhaitez pas recevoir des réponses à vos e-mails depuis Lyyti ? Vous pouvez mettre une adresse "noreply" en tant que votre adresse de réponse si le nom de domaine de votre organisation a été configuré avec la plateforme. 

ANCIEN EDITEUR D'EMAIL : 

Suivez les étapes de 1 à 4 pour les paramètres, et les étapes de 9 à 13 pour tester et envoyer le message.

Ci-dessous la création du contenu de message avec l'ancien éditeur : 

5. Choisissez la mise en page de votre message par le menu déroulant.

6. Vous pouvez personnaliser le message avec les champs de personnalisations, qui se trouvent dans les menus de la barre d'outil de messagerie. Les personnalisations des participants (Informations du participant) sont créées à partir des données importées dans l'événement, alors que les informations de l'événement sont les mêmes qui sont renseignées sur la première étape de création de l'événement. 

Via le menu "Informations du participant", vous pouvez donc ajouter le prénom de votre invité, ou la civilité (Mme/M) + Nom de famille si vous préférez. Le lien personnel d'inscription se trouve également dans ce menu. 

Les personnalisations s'affichent en jaune lors de la création du message, mais s'affichent comme la reste du texte dans les vrais envois. 

7. Vous pouvez également ajouter des fichiers ou des liens de questionnaire directement dans le corps du mail. Pour le faire, sélectionnez les mots souhaités (par ex. "Téléchargez le programme ici"), puis choisissez le fichier ou le questionnaire à insérer. 

8. Composez votre e-mail. Par défaut, un texte s'affiche sur le champ de texte, mais vous pouvez le supprimer et rédiger votre propre contenu. Nous vous recommandons de d'abord rédiger tous les textes souhaités, puis insérer tous les liens (d'inscription, de questionnaire, de site Internet, des fichier à télécharger etc.), et enfin procéder à modifier la police, taille, couleur etc. du texte.