Notera att Lyyti utvecklas hela tiden, och din vy kanske inte alltid matchar 100% med hur vyn ser ut i artikeln.

 

Att använda Lyyti lär du dig bäst genom att pröva dig fram. Genom att följa dessa instruktioner skapar du snabbt och smidigt ditt första evenemang och samtidigt ser du vilka detaljer i Lyyti som påverkar slutresultatet. I slutet av varje avsnitt hittar du en länk som för dig djupare in i ämnet.

Denna artikel fungerar som en grund för dina evenemang även i framtiden, ifall du behöver hjälp med systemet eller om du behöver påminna dig om hur vissa funktioner fungerar. Vi rekommenderar även varmt våra avgiftsfria online-utbildningar!

Ha så roligt med dina event, önskar alla vi på Lyyti :)

 

I den här artikeln hittar du följande anvisningar:

• Fyll i evenemangsinformation
• Definiera evenemangets inställningar
• Skapa anmälningssidan
• Tacka deltagaren för anmälan
• Skicka en tydlig bekräftelse
• Automatisk kölista
• Hur ser anmälan ut?
• Vad händer sen?

När du skapar ett nytt evenemang lönar det sig att först kolla om du har ett tidigare, liknande evenemang, som du kan använda som grund för ditt nya evenemang. I fall du har det, välj Skapa en kopia av evenemanget. Ifall du är ny Lyyti-användare, eller inte har gjort ett liknande evenemang tidigare, skapar du ett helt nytt evenemang genom att välja Skapa evenemang  under + tecknet i menyn uppe på sidan, och välj sedan Skapa i Lyyti: Evenemang. 

Definiera därefter dess språk och evenemangskategori. Om din organisation saknar kategorier, kan du helt enkelt hoppa över detta val.

Här finns en video om hur du börjar skapa ditt evenemang: 

 

En lite större version av videon hittar du här :)

1. Evenemangsinformation: Välj evenemangets språk (evenemanget kan ha fler olika språk). Ange namn, tidpunkt, anmälningstid, samt platsuppgifter för evenemanget. Gå vidare med Spara och fortsätt.
2. Inställningar: På Inställningar-sidan anger du ramarna för evenemanget, dvs. om evenemangets deltagarantal är begränsat, om det ska vara möjligt att anmäla sig i grupp, eller om det finns olika deltagartyper. När du är färdig med inställningarna går du vidare med Nästa längst nere sidan (detta sparar även dina ändringar).
3. Anmälningssidan: Själva anmälningsblanketten

• Skriv in en inledning i det öppna textfältet, under Anmälningssidans inledningstext, t.ex. ”Välkommen att anmäla dig till...”
• Förutom att anmälningssidan alltid består av några färdiga standardfrågor (namn, e-postadress, telefonnummer) kan du dessutom lägga till flera frågor, antingen genom att välja färdiga frågor eller genom att skapa dem själv.

4. Tacksidan: Skriv ett kort meddelande åt deltagaren,  så att hen ser att anmälan blivit mottagen, t.ex. ”Tack för att du anmälde dig till evenemanget. Du får snart ett bekräftelsemeddelande i din e-post.”
5. Bekräftelsemeddelandet: Bekräftelsemeddelandet är ett e-postmeddelande, som Lyyti automatiskt skickar till deltagaren efter att dennes anmälan bekräftats. Förutom att du själv kan formulera ditt bekräftelsemeddelande i det öppna textfältet, kan du även välja vilka uppgifter som automatiskt visas i meddelandet (t.ex. evenemangets grunduppgifter och deltagarens svar på frågorna). Lyyti fyller automatiskt i vissa av dessa, men du kan som sagt välja bort dem eller kryssa i ytterligare information.
6. Kölistan: Det lönar sig att använda kölistan om deltagarantalet är begränsat. Kölistan sätter igång automatiskt om någon avbokar efter att evenemanget blivit fullbokat.
7. Förhandsgranska / Anmälningslänken: Lyyti skapar en öppen anmälningslänk för ditt evenemang och genom denna kan vem som helst som har tillgång till länken anmäla sig.

 

1) Fyll i evenemangsinformationen

 

Ange evenemangets namn eller beskrivning och fyll i dess övriga uppgifter. Evenemangsinformationen är synlig för deltagaren både på anmälningssidan och i bekräftelsemeddelandet, så det gäller att vara tydlig här.

Grunduppgifter

1. Namnge evenemanget klart och tydligt, så att deltagaren förstår vart hen anmäler sig. Skriv alltså "Lyyti seminarium" istället för "Inbjudan till Lyyti seminarium".
2. Tidpunkt: Ange här evenemangets verkliga tidpunkt, först startdatum och -tid och sedan slutdatum och -tid. Utgående från denna inställning även den automatiska kalendermarkeringen.  
3. Anmälningstid
   • Anmälan börjar: Anmälan är öppen genast då du skapat evenemanget i Lyyti. Anmälningssidan varken publiceras någonstans eller hittas med hjälp av sökmotorer, så du kan lugnt hoppa över denna inställning. Om du dock själv på förhand publicerar anmälningslänken t.ex. på en hemsida,  kan du definiera en skild tidpunkt för när anmälan öppnas.
   • Anmälan senast: Fram till denna dag och tidpunkt är anmälningssidan tillgänglig. Samtliga anmälningar måste genomföras hittills. Efter att tiden gått ut kan anmälningar göras endast av arrangören direkt i Lyyti.
4. Ändring av uppgifter och avbokning senast: Utgångspunkten är att de anmälda kan ändra sina uppgifter eller avboka sin anmälan endast fram tills sista anmälningsdagen.  Du kan dock möjliggöra ändringar även efter att anmälningstid en gått ut. Detta gör du genom att välja Ange separata deadlines. I ett typiskt fall tar anmälan slut ca en vecka före evenemanget börjar, medan ändring av uppgifter är möjligt fram tills en eller några dagar före (beroende på evenemanget).

5. I Inställningar för datum och tid kan du definiera vilka format används för att visa datum och tid. Du kan även välja ifall tidszonen visas på anmälningssidan. 

6. Register: Då du samlar in deltagaruppgifter, skapar dessa uppgifter ett personregister i Lyyti. Adminanvändaren i din organisation har lagt till (eller behöver tillägga) din organisations integritetspolicy, som deltagarna måste läsa och godkänna för att kunna anmäla sig. Integritetspolicyn beskriver hur ni utnyttjar och hanterar deltagardata. Här kan du läsa mer om dataskyddsfrågor.
   
   

   Plats
   
   
   

7. Du kan välja att skapa ett evenemang som ordnas på plats (fysisk), online eller som hybrid. 
8. Om evenemanget ordnas som fysiskt eller hybrid-evenemang kan du platsen och adressen där evenemanget ordnas samt skapa en kartlänk till platsen.
9. Om evenemanget ordnas online kan du ange länken till online-evenemanget. Deltagarna kommer få egna personliga online-länkar i kalendermarkeringen och bekräftelsemeddelandet. Personliga online-länken för deltagaren till Lyytis landing page och därifrån vidare till online-evenemanget. Läs mera om funktionen här. 
   
   

   Tilläggsuppgifter
   
   

10. Ifall ditt evenemang har en webbsida kan du länka webbsidan till evenemangsinformationen. Lägg till en text som visas.
11. Evenemangets ägare och Evenemangets organisatör:
    
    Evenemangets ägare baserar sig på användarens namn och login. Enbart ägaren kan dela rättigheter till evenemanget. Ägaren syns inte för deltagaren, om du ändrat organisatörens information, enligt följande punkt.
    
    Evenemangets organisatör syns för deltagaren som avsändare av bekräftelsemeddelandet, precis som avsändaren av ett vanligt mejl skulle se ut i mottagarens inbox.  Dessutom visas organisatören i samband med evenemangsinformationen, som automatiskt visas i bekräftelsemeddelandet. Organisatören definieras enligt det användarnamn du är inloggad med då du skapar evenemanget.
    
    Om du ändrar organisatör, gäller det ange såväl nytt namn som ny e-postadress. Du kan använda sådana e-postadresser vars domännamn verifierats i Lyyti (läs mer om verifiering av domännamn här).

    
    
    A) Du kan välja ifall det säljs biljetter eller produkter via Lyyti samt om evenemanget skall skyddas med lösenord

    • Säljs det biljetter eller produkter via Lyyti? Markera evenemanget som avgiftsbelagt genom att kryssa i "Ja". Du kan läsa mera information om avgiftsbelagda evenemang här. 
      Om du saknar Lyytis betalningsegenskaper och skulle vilja bekanta dig med dessa, får du gärna kontakta oss på kundtjänsten, så hjälper vi dig vidare :)
      
    • Lösenordsskydda anmälningssida och bekräftelse? Du kan välja ifall anmälningssidan ska skyddas med ett lösenord.
    • Dölj detta evenemang från sökmotorresultaten. Det här betyder att sökmotorer borde inte hitta evenemangets öppna anmälningslänk. Notera att inte alla sökmotorer följer detta och tyvärr kan inte Lyyti påverka det här. Ifall ditt evenemang har en eventsida kommer denna inställning att påverka även eventsidan. OBS! Personliga anmälningslänkar är alltid gömda från sökmotorresultaten. 

Läs mer om Evenemangsinformation  eller se en video:

 

Större version här. 

2) Definiera evenemangets inställningar 

På Inställningar-sidan definierar du själva ramen för ditt evenemang: hur deltagaren anmäler sig, är anmälan av sällskap tillåten, hur många deltagare ryms med?

Om du är ny Lyyti-användare, rekommenderar vi att du först bekantar dig med den individuella anmälningstypen, före du börjar med de övriga. Välj alltså Till evenemanget anmäler man sig >> Individuellt.

 

När du är klar, välj Nästa längst nere på sidan. Dina ändringar sparas alltid då du du går framåt eller bakåt med Nästa eller Föregående.

3) Skapa anmälningssidan

På anmälningssidan skapar du själva anmälningsblanketten, vilka bilder som ska synas och vilka frågor som ska ställas till deltagaren.

Välj först layout för evenemanget, dvs. de bilder som ska synas på anmälningssidan. Du kan välja mellan de layouter som är sparade på ditt användarkonto. Läs mer om layouter här.

Skriv sedan anmälningssidans inledningstext i det öppna textfältet. Märk väl att detta inte är en inbjudan, utan en anmälningsblankett, som deltagaren fyller i efter att ha läst själva inbjudan. Upprepa därmed inte inbjudningstexten här, utan skriv en kort och koncist presentation, som t.ex. "Anmälan till frukostmöte". Utnyttja även de olika rubrikerna i din disposition.

 

Lyyti erbjuder automatiskt de vanligaste frågorna, dvs. kontaktuppgifterna. Lägg till flera frågor genom knapparna med olika frågetyper.

Du kan välja mellan bl.a. textfält, där deltagaren fritt kan fylla i t.ex. sin titel, flervalsfrågor, där deltagaren antingen kan välja ett eller flera alternativ ("Äter du middag? Ja / Nej") och fråga om bilaga, där deltagaren i t.ex. rekryteringssammanhang kan ladda upp sin ansökan eller sitt CV.

Här kan du läsa mera om olika frågetyper: Flervalsfråga, textfält, Antal, Datum, Ladda upp fil

I samband med varje fråga kan du:

1) Redigera frågan genom pennikonen
2) Definiera om frågan är obligatorisk eller inte
3) Radera frågan
4) Flytta på frågan genom drag-and-drop-funktionen
5) Skapa villkor, dvs. en regel om vem som ska svara på vilken fråga

När du är klar, klicka på Nästa längst nere på sidan, eller på den blåa menyn uppe för att gå vidare och spara.

 

4) Tacka deltagaren för anmälan

Tacksidan är det sista steget i anmälningsprocessen som syns i browsern. Även här gäller det att hålla sig kort och koncist, eftersom deltagaren härefter stänger browsern / fönstret och återvänder aldrig till denna sida.

Tacksidans viktigaste uppgift är att berätta att anmälan lyckats samt möjliggöra sparandet av evenemanget i den egna kalendern. Här lönar det sig även att berätta att deltagaren snart kommer att få ett bekräftelsemeddelande i sin e-post.

Tacksidan för dem som är förhindrade (4) dyker upp antingen då en person avbokar sitt deltagande eller alternativt genast i samband med inbjudan meddelar att hen inte kan komma. Var tydlig även här.

Läs mer om tacksidan

 

5) Skicka en tydlig bekräftelse 

Bekräftelsen är ett e-postmeddelande som automatiskt skickas till deltagaren efter att hen slutfört sin anmälan. Här lönar det sig att satsa på kommunikationen! Bekräftelsen är det dokument som blir kvar i deltagarens e-post och som deltagaren alltid kan återgå till för att förbereda sig för evenemanget.

Berätta för deltagaren:

• Vem man ska vända sig till för ytterligare information
• Hur man kommer på plats
• Hur man ska klä sig
• Vad man ska ha med sig
• Hur man ska förbereda sig
• Hur man kan ändra sina anmälningsuppgifter
• Hur man kan avboka sin anmälan

Deltagaren kan ändra sina uppgifter eller avboka sitt deltagande via Lyyti. Välj med Ändra dina uppgifter- samt Avbokningslänken, som du hittar under Deltagarens uppgifter.

Läs mer om bekräftelsemeddelandet

 

6) Automatisk kölista

När ditt evenemang blivit fullbokat berättar Lyyti detta för dem som ännu vill anmäla sig. Dessa personer kan alltså inte längre anmäla sig, men de kan ställa sig i kö för eventuella avbokningar. Om ditt evenemang har en begränsad kapacitet, lönar det sig att utnyttja kölistan!

Om det uppstår lediga platser i evenemanget, får den som står först i kö ett automatiskt e-postmeddelande om detta. Hen har sedan så mycket tid på sig att reagera, som arrangören definierat i köinställningarna (48 h i exemplet). Om personen inte anmäler sig inom denna tid, går meddelandet om den lediga platsen vidare till nästa i kön. Kölistan rullar alltså automatiskt och arrangören behöver därmed inte bry sig om den.

Läs mer om kölistan

 

7) Hur ser anmälan ut?

Nu är ditt evenemang klart! Dess riktiga, öppna anmälningslänk är den blåa länken högst upp på sidan. Denna länk kan du dela var som helst: på en hemsida, social media eller t.ex. genom din egen e-post.

Nu är det dags att prova! Klicka dig till anmälningssidan genom den riktiga, öppna anmälningslänken och prova hur anmälningsprocessen ser ut ur deltagarens perspektiv. Fäst din uppmärksamhet vid hur pass tydliga anvisningarna och den övriga kommunikationen är samt hur den visuella sidan ser ut. Hur känns det för deltagaren? Vilket funkar och vilket borde formuleras om?

Skicka även länken till en kollega för en ytterligare åsikt. Testa dig fram och ändra i lugn och ro. Så länge du inte skickar iväg anmälningslänken kan inget farligt hända :)

 

Vad händer sen?

Hur får deltagarna veta om evenemanget?

När du skapat anmälningsblanketten för ditt evenemang, är det dags att fundera på hur du bjuder in dina deltagare. Hur får potentiella deltagare reda på evenemanget? Får evenemangsinbjudan skickas vidare av en annan deltagare, eller är det enbart en viss mottagargrupp som ska få inbjudan?

Läs mer om den öppna eller personliga anmälningslänken

Läs mer om kommunikation

Hur följer jag med anmälningssituationen? Hur delar jag denna information till övriga intressenter? 

I Lyyti ser du alltid den aktuella anmälningssituationen, men hur ska du göra om du ska dela denna information med t.ex. din chef? Hur ser anmälningsssituationen ut imorgon? Nästa vecka? Hur vet du vem som behöver busstransport eller vem som är allergisk för fisk?