Skicka inbjudan via Lyyti

För att du skall kunna skicka e-post via Lyyti, måste du först föra in mottagarna i Lyyti. 

1) Lägg till deltagare från Excel

När du vill importera deltagaruppgifter från Excel, tryck på Deltagare i den vänstra menyn och sedan uppe till höger:

1.Lägg till deltagare 
2. Lägg till deltagare från Excel.

 

1. Kopiera uppgifterna du vill importera från Excel och klistra in dessa på fältet i Lyyti.
2. Välj vid rullgardinsmenyerna i vilken ordning uppgifterna är i Excel. Ordningen måste vara samma för att Lyyti ska kunna spara uppgifterna till rätta ställen.
3. Du kan även ta bort dubbletter. Obs! Ta bort dubletterna endast för e-postadresser, inte t.ex. förnamn eller efternamn. 

• Om du använder deltagar- eller biljettyper kan du ange detta när du importerar gruppen
• Vid ett flerspråkigt event kan du även definiera språket för deltagarna.

 

• Kryssa i ”jag har tillstånd att skicka meddelanden till personerna som jag importerar till Lyyti”. Detta för att Lyyti får inte skicka meddelanden till köpta register, det ökar risken för att meddelanden inte går fram som de ska. Användaren måste ha mottagarens tillstånd att skicka e-postmeddelanden. Om denna regel bryts kan användaren bli blockerad. Mer information hittas här! 
• Klicka på förhandsgranska för att se om uppgifterna du har importerat har hittat till rätta kolumner. Förhandsgranskningen visar bara de första tre personerna. Om allt ser bra ut, stäng förhandsgranskning och spara uppgifterna.
• Om e-postadresserna är felaktiga får du ett felmeddelande om detta. Fixa adresserna i Excel, klicka på ”Tillbaka” och kopiera uppgifterna igen från Excel. Spara.

 

Ditt event har nu deltagare med status Icke reagerad. Till näst kan vi skicka inbjudan åt dem. 

 

2) Skapa och skicka inbjudan

Skapa ett nytt meddelande genom att välja Skapa e-post under Kommunikation i menyn till vänster.

 

1. Avsändarens namn och e-postadress. Tryck Inställningar (2) om du vill ändra avsändarens uppgifter eller meddelandets svarsadress.

2. Under Inställningar kan du ändra avsändar- eller svarsadressen och ge meddelandet en intern beskrivning. Beskrivningen syns enbart i Lyyti för dig som arrangör, den syns alltså inte för mottagaren.

3. Välj mottagarna. Öppna Mottagare-fältet och välj mottagarna antingen genom att filtrera eller genom att välja en åt gången. Du kan exempelvis skicka ett meddelande till samtliga anmälda.

4. Ge meddelandet ett ämne.

Följande val gäller själva innehållet i meddelandet samt dess utskick.

 

 

5. Välj layout för meddelandet. Du ser hur meddelandet ser ut redan i detta skede. Om du vill ha en helt ny layout, måste du först spara den under Egna layouter (anvisningar hittar du här).

6. Du kan personifiera meddelandet med färdiga personifieringskoder, som skapas automatiskt i Lyyti utgående från evenemangets, deltagarens och enkäternas uppgifter. Öppna menyn och välj önskad personifieringskod. Först syns koderna i formen "Förnamn" mot gul bakgrund, men i samband med utskicket syns de med aktuell information. 

7. Du kan tillägga bilagor direkt i meddelandet, på samma sätt som du gör med personifieringskoderna (6). Om du istället vill gömma bilagan bakom ett ord som en hyperlänk, är det bara att svärta ordet och därefter välja önskad bilaga från Filbox-menyn.

8. Skriv meddelandet.

9. Gör ett testutskick. Här kan du välja vilken deltagares uppgifter du har med i meddelandet och till vilken e-postadress du skickar det. På så sätt ser du exakt hur meddelandet ser ut för mottagaren. Testutskicket påverkar inte statistiken och låser heller inte meddelandet som ett vanligt utskick. Därmed rekommenderar vi varmt att du utnyttjar denna funktion!

10. Tidsinställ meddelandet eller skicka det genast
- ifall du väljer enstaka mottagare, skickas meddelandet enbart till dem
-ifall du väljer mottagarna genom filtrering, skickas meddelandet till dem som stämmer överens med filtreringsvillkoren under själva utskickstidpunkten.

 

När en person som fått inbjudan via Lyyti anmäler sig via sin personliga anmälningslänk, ändras hens status från icke reagerad till anmäld, eller ifall hen anmäler sig som förhindrad, blir statuset förhindrad. Då är din lista alltid uppdaterad och du kan skicka påminnelser till de personer som ännu inte reagerat på dina meddelanden.