I den här artikeln kan du läsa om:

• Vad är ett bekräftelsemeddelande och vad kan läggas till i meddelandet
• Utvidgad bekräftelse
  • Automatiseringsinställningar för bekräftelsemeddelande
  • Innehåll i bekräftelsemeddelandet för deltagaren
  • Bekräftelsemeddelande till förhindrade
  • SMS-bekräftelse
• Klassisk bekräftelse

 

Vad är ett bekräftelsemeddelande och vad kan läggas till i meddelandet

 

Bekräftelsemeddelandet är en e-post som Lyyti skickar automatiskt till deltagaren efter att anmälan har tagits emot. På bekräftelsemeddelandet kan du själv skriva innehållet och det samlar även ihop en sammanfattning av evenemangsinformationen och deltagarens egna svar. Via bekräftelsemeddelandet kan deltagaren även ändra sina egna uppgifter genom en särskild länk. Deltagare skriver ofta ut eller sparar bekräftelsemeddelandet för senare användning, så det är ett bra ställe att lägga all viktig information och detaljer. Du kan även själv välja vilka uppgifter som ska visas i detta meddelande.

Vad borde du inkludera i bekräftelsemeddelandet?

Lägg till all information som är viktig för deltagaren: vad du ska ta med till evenemanget, transport, klädkod, osv. 

Ifall du inte gör ändringar till bekräftelsemeddelandet blir innehållet som följande:

1)  Meddelandets rubrik: "Bekräftelse: evenemangets namn"

2)  Text: "Hej [förnamn]
Tack för din anmälan. Detta är din personliga bekräftelse, där du ser evenemangsinformationen samt dina egna svar."

3)  Evenemangets uppgifter

4)  Deltagarens uppgifter samt val på anmälningssidan

5) Ändra dina uppgifter-länk

 

Det finns två olika versioner av bekräftelsemeddelandet just nu: den klassiska och den utvidgade. 

• Då du skapar ett nytt evenemang kommer det utvidgade bekräftelsemeddelandet att användas automatiskt
• Då du kopierar ett tidigare evenemang, kommer kopian att använda den versionen av bekräftelsemeddelandet som var i bruk i originalevenemanget: 
  • Originalevenemanget använder den klassiska versionen -> kopian använder den klassiska versionen
  • Originalevenemanget använder den utvidgade versionen -> kopian använder den utvidgade versionen

Valet av bekräftelsemeddelande kan ändras för evenemanget i efterhand. 

 

Utvidgad bekräftelse

Automatiseringsinställningar för bekräftelsemeddelandet

 

 

1. Skicka bekräftelsemeddelande efter anmälan

Lyyti skickar automatiskt ett bekräftelsemeddelande till deltagaren efter registreringen eller när deltagaren kommer tillbaka för att ändra sin information och bekräftar ändringarna. I gruppanmälan kan du välja om e -postbekräftelsen ska skickas till gruppens kontaktperson, deltagarna eller till båda två.

2.Skicka bekräftelsemeddelande till personer som meddelat om förhinder

Lyyti skickar automatiskt ett bekräftelsemeddelande till personer som har avböjt/avbokat sitt deltagande. 

 

3. Sänd en kopia av bekräftelsen

En kopia av varje e-post som sänds till deltagaren kommer också sändas till den adress du lägger till i det här fältet. Använd det här, ifall du vill att någon ska få notiser om alla som anmäler sig, eller redigerar sin anmälan. Om du använder Lyytis anmälningssida som ett beställningsformulär, kan du sända beställningen rakt till leverantören.  

 

4. Visa utskrivbar bekräftelse på Tacksidan

Lyyti lägger till en skriv ut -knapp på Tacksidan, så deltagarna kan skriva ut bekräftelsen med samma.  

 

5. Tillåt deltagaren att vidarebefordra bekräftelsen på Tacksidan 

Lyyti lägger till ett nytt fält på Tacksidan, så deltagarna kan lägga till en e-postadress, till vilken de vill en kopia av deras bekräftelse ska sändas till. 

Innehåll i bekräftelsemeddelandet för deltagaren 

 

6. E-post bekräftelse, ämnet för bekräftelsemeddelandet

Ämnet för bekräftelsemeddelandet är som standard "Bekräftelse + evenemangets namn". Du kan ändra detta vid behov. Du kan också ändra bekräftelsens ämne för förhindrade. 

7. Automatiskt innehåll 

Evenemangs- och deltagaruppgifter är automatiskt uppdaterade i bekräftelse e-posten med personifieringskoder, som i Lyyti kallas Automatiskt innehåll (automatic content). Välj vilka evenemangsuppgifter och deltagarinformation du vill ska vara med.

 

Evenemangsinformation 

Klicka på Evenemangsinformationens rullgardinsmeny för att öppna en lista på all evenemangsinformation som ingår i bekräftelsen. Du kan lägg till och ta bort information som du vill eller inte vill ha med. 

 

Deltagarinformation

Klicka på deltagarinformationnes rullgardinsmeny för att öppna listan för all deltagarinformation som ingår i bekräftelsen. Deltagarens svar på frågor är med som standard, men vid behov kan du välja vilka frågor du vill ska synas och vilka inte, genom att klicka på Deltagarens svar på frågorna --> Välj vad som ska visas. 

 

Vänligen notera att informationstexter som är tillagda på anmälningssidan inte automatiskt ingår i bekräftelsen, utan dessa måste väljas individuellt med genom att välja vad som ska visas.

 

Evenemang med deltagartyper: Du kan skapa olika bekräftelsemeddelanden för olika deltagartyper genom att göra informationstexter på anmälningssidan OCH gömma dessa på anmälningssidan. Du kan gömma en informationstext genom att redigera dem och välja att frågan inte har språk i frågan "Enligt anmälningssidans språk: Svenska" --> Du kan gömma frågan genom att radera samtliga språk. Efter detta syns informationstexten endast i bekräftelsen då den är vald med där.

 

Ändra dina uppgifter -länk och Avbokningslänken

Välj under deltagarens uppgifter Ändra dina uppgifter -länk, så att deltagaren kan själv ändra sin anmälan. Ifall deltagarna ska kunna avboka sitt deltagande, bör du även välja med Avbokningslänken. Deltagaren kan ändra sina uppgifter eller avboka sitt deltagande fram till den tidpunkt du ställt in på sidan Evenemangsinformation. 

 

Biljett/QR-kod och Namnskylt

Du kan lägga till biljett (med QR-kod) till bekräftelsemeddelandet. Den här funktionen kan användas både för gratis och avgiftsbelagda evenemang. Ifall du har ett gratis evenemang visas inga prisuppgifter på biljetten. 

• Biljetten kan skapas antingen med QR-kod eller streckkod. Lyytis QR-koder kan endast avläsas med Lyytis egna mobilapplikation (går att ladda ner på mobilen gratis). För att kunna läsa av streckkod bör du ha en egen streckkodsläsare därifrån du sedan flyttar över information till Lyyti efter evenemanget. 
• Du kan välja ifall du vill visa deltagartypen på biljetten. 

Namnskylt kan också vid behov skickas som en del av bekräftelsemeddelandet. Då kan deltagaren själv skriva ut sin namnskylt innan evenemangets början. Välj bara uppgifterna som skrivs ut i namnskylten.

 

8. Bekräftelsemeddelandets textinnehåll

Här kan du skriva det egentliga textinnehållet som du vill ha med i ditt bekräftelsemeddelande. Din uppgift är att skapa ett ordentligt informationspaket för deltagarna med hjälp av bekräftelsemeddelandet. Det är bra att berätta om olika viktiga saker för deltagaren så som: programmet för evenemanget, klädkod, vad bör tas med, hur man hittar till stället där evenemanget hålls, information om parkering osv. Viktigaste informationen att ange är kontaktuppgifterna till den personen som kan kontaktas för tilläggsinformation. 

Notera att textinnehållet är samma för alla deltagare oavsett vad de valt på anmälningssidan eller vilken deltagartyp de har i evenemanget. Med hjälp av informationstexter på anmälningssidan kan du dock lite anpassa bekräftelsemeddelandet enligt deltagartyperna (läs mera här). 

Om deltagaren får ändra sina uppgifter eller avboka sin anmälan kan det även vara bra att skilt nämna detta, t.ex.: "Du kan ändra dina uppgifter eller avboka din anmälan via länkarna du hittar här nedan". Kolla att du har aktiverat länkarna i bekräftelsemeddelandet under Delatagarinformation (kolla punkt nr. 7 med bild). 

 

Tips: 

Via knappen Redigera bekräftelsemeddelande kan du definiera ifall det automatiska innehållet (evenemangsinformation och deltagarinformation) visas tillsammans eller skilt. Om du väljer i personifieringstexterna att visa skilt deltagarinformationen, kan du då även redigera storleken på typsnittet för texten i automatiska innehållet. OBS. Kom då ihåg att radera %AUTOMATIC_CONTENT% från meddelandet. 

Bekräftelsemeddelande till förhindrade

Den som har anmält sig som förhindrad sällan får bekräftelse, men om du vill kan du använda detta t.ex. till att marknadsföra kommande evenemang.

 

SMS-bekräftelse

Förutom bekräftelsemeddelande kan du skicka en automatisk bekräftelse som SMS. Förutsättningen är dock att deltagaren faktiskt har angett sitt mobiltelefonnummer. Bekräftelse-SMS kommer alltid från nummer 16130 och det går inte att svara på, kom ihåg att skriva avsändarinformation med i meddelandet.

 

 

Klassisk bekräftelse

***Det klassiska bekräftelsemeddelandet inaktiveras inom kort. Vi rekommenderar att du använder det utvidgade bekräftelsemeddelandet i alla dina evenemang***

Bekräftelsemeddelandet är en e-post som Lyyti skickar automatiskt till deltagaren efter att anmälan har tagits emot. På bekräftelsemeddelandet kan du själv skriva innehållet och det samlar även ihop en sammanfattning av evenemangsinformationen och deltagarens egna svar. Via bekräftelsemeddelandet kan deltagaren även ändra sina egna uppgifter genom en särskild länk. Deltagare skriver ofta ut eller sparar bekräftelsemeddelandet för senare användning, så det är ett bra ställe att lägga all viktig information och detaljer. Du kan även själv välja vilka uppgifter som ska visas i detta meddelande.

Vad borde du inkludera i bekräftelsemeddelandet?

Lägg till all information som är viktig för deltagaren: vad du ska ta med till evenemanget, transport, klädkod, osv. 

Ifall du inte gör ändringar till bekräftelsemeddelandet blir innehållet som följande:

1)  Meddelandets rubrik: "Bekräftelse: evenemangets namn"

2)  Text: "Hej [förnamn]
Tack för din anmälan. Detta är din personliga bekräftelse, där du ser evenemangsinformationen samt dina egna svar."

3)  Evenemangets uppgifter

4)  Deltagarens uppgifter samt val på anmälningssidan

5) Ändra dina uppgifter-länk

 

Bekräftelsemailets inställningar:

1. Skicka bekräftelsemeddelande efter anmälan
   Lyyti skickar ett automatiskt bekräftelsemail till deltagaren alltid när en ny anmälan kommer eller deltagaren ändrar sina uppgifter.
2. Skicka kopia av bekräftelse
   Om du skriver en e-postadress i denna låda kommer alla bekräftelsemeddelanden att gå ut som dubbla, en till deltagaren och en till adressen/adresserna som har angetts. Använd denna funktion när du vill veta när en ny deltagare tillkommer eller om du vill använda Lyyti för att ta emot beställningar då du kan skicka denna information vidare direkt till varuleverantören.
3. Visa utskrivbar bekräftelse på tacksidan 
   På tacksidan kommer upp en knapp där deltagaren kan skriva ut sin personliga bekräftelse som PDF

 

Bekräftelsemeddelandets innehåll:

4: Bekräftelse per email: meddelandets rubrik

Som standard är rubriken samma som evenemangets namn i Lyyti, systemet kopierar det automatiskt. Vi rekommenderar att du gör om rubriken till ”Bekräftelse – Evenemangets namn”. Observera att samma rubrik skickas även till förhindrade om du har aktiverat den funktionen (se nedan).

5:  Bekräftelsemeddelandets inledningstext

Bekräftelsemailet börjar med texten som skrivs i detta fält. Som standard står det ”Det här är din personliga bekräftelse” men meningen kan omformuleras till t.e.x ”Tack för din anmälan till (evenemangets namn). Du kan även personifiera meddelandet genom att kopiera in en kod som hämtar uppgifter direkt från systemet, t.ex. förnamnet på deltagaren, %RECEIVER_FIRSTNAME%. På det här sättet kan du skriva till deltagarna med deras egna namn, ”Hej Lisa, Välkommen till evenemanget”. Se andra instruktioner angående personifiering under personifiera e-post.

På bekräftelsemeddelandet är det bra att skriva upp all sådan information som är viktig för deltagaren: eventets program, klädkod, vad man ska ha med sig, hur man tar sig dit, parkeringsinformation osv.

Bekräftelsemeddelandets typsnitt och textstorlek kan du själv välja vid redigeringsläget.

 

Automatiskt innehåll:

Evenemangsinformation / deltagarens uppgifter

 

Genom att klicka på turkosa rutan Evenemangsinformation får du upp en lista med evenemangets uppgifter som bifogas vid bekräftelsemeddelandet.

Under Deltagarens uppgifter visas vilka av deltagarens uppgifter och svar som syns automatiskt i  bekräftelsen, men du kan även ta bort delar som du inte vill visa i bekräftelsen. Vid deltagarens uppgifter -> välj kan du välja vilka uppgifter som ska visas.

 

 

Observera, att som standard visas inte ”informationsstexterna” i bekräftelsemeddelanden. Önskar du visa dessa kan du göra inställningen på textens redigeringsläge (anmälningssidan).

Om du använder olika deltagartyper som ska få olika texter på bekräftelserna men som inte behöver synas på anmälningssidan kan du använda en sk. ”gömd informationsstext”. Skriv texten som vanligt men ta bort språkvalet visas till: svenska (eller annat språk). Efter detta kan du välja vilken deltagartyp som ska få se texten och sedan markera att den skickas med i bekräftelsemailet (genom bekräftelsemailets redigeringsläge).

 

Ändra dina uppgifter -länk och Avbokningslänken

Välj under deltagarens uppgifter Ändra dina uppgifter -länk, så att deltagaren kan själv ändra sin anmälan. Ifall deltagarna ska kunna avboka sitt deltagande, bör du även välja med Avbokningslänken. Deltagaren kan ändra sina uppgifter eller avboka sitt deltagande fram till den tidpunkt du ställt in på sidan Evenemangsinformation. 

 

Biljett/QR-kod och Namnskylt

Du kan lägga till biljett (med QR-kod) till bekräftelsemeddelandet. Den här funktionen kan användas både för gratis och avgiftsbelagda evenemang. Ifall du har ett gratis evenemang visas inga prisuppgifter på biljetten. 

• Biljetten kan skapas antingen med QR-kod eller streckkod. Lyytis QR-koder kan endast avläsas med Lyytis egna mobilapplikation (går att ladda ner på mobilen gratis). För att kunna läsa av streckkod bör du ha en egen streckkodsläsare därifrån du sedan flyttar över information till Lyyti efter evenemanget. 
• Du kan välja ifall du vill visa deltagartypen på biljetten. 

Namnskylt kan också vid behov skickas som en del av bekräftelsemeddelandet. Då kan deltagaren själv skriva ut sin namnskylt innan evenemangets början. Välj bara uppgifterna som skrivs ut i namnskylten.

 

Bekräftelsemeddelande till förhindrade 

Den som har anmält sig som förhindrad sällan får bekräftelse, men om du vill kan du använda detta t.ex. till att marknadsföra kommande evenemang.

 

SMS-bekräftelse 

Förutom bekräftelsemail kan du skicka en automatisk bekräftelse som SMS. Förutsättningen är dock att deltagaren faktiskt har angett sitt mobiltelefonnummer. Bekräftelse-SMS kommer alltid från nummer 16130 och det går inte att svara på, kom ihåg att skriva avsändarinformation med i meddelandet.

 

Att skicka SMS från Lyyti kostar 1kr/0,1€ per meddelande. Priset är dock beroende av meddelandets längd. Priset räknas enligt följande:

0-160 tecken = 1 meddelande

161-306 tecken = 2 meddelanden

307-459 tecken = 3 meddelanden

460-612 tecken = 4 meddelanden

613-765 tecken = 5 meddelanden

 

Även i SMS kan du använda ”personifiering” och t.ex. skriva med mottagarens förnamn. Kopiera då koden %RECEIVER_FIRSTNAME% till stället där du vill ha namnet. Läs mer instruktioner om personifiering här.

Du kan läsa mera om SMS-bekräftelsen här. 

 

SMS-bekräftelse till förhindrade kan skickas separat till enbart de som anmält sig förhindrade.

 

Här kan du se en kort video på hur bekräftelsemeddelandet fungerar: