Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa.  

Lyytin automatiikka on rakennettu siten, että se käsittelee tapahtumaa yhtenä kokonaisuutena - yksittäisenä tapahtumana. Monipäiväisille tapahtumille tämä on haasteellista ja järjestäjä joutuu punnitsemaan, millaisten asioiden automatisointi tapahtumassa on tärkeää ja mikä taas voidaan ohittaa.

Huono uutinen siis on, että täysin automatisoitua monipäiväistä tapahtumaa ei Lyytillä vielä voi rakentaa yhden tapahtuman alle. Hyvä uutinen puolestaan on se, että pienillä joustoilla tapahtuman saa luotua ilmoittautujalle loogisesti ja järjestäjälle järkevästi. Toteutustapaan vaikuttaa mm. montako päivää osallistuja voi valita, onko päiväkohtainen jonotus oleellista, halutaanko käyttää automaattista kalenterimerkintää tai onko eri päivillä eri ilmoittautumisaikoja, joiden tulee olla automatisoituja. Tässä artikkelissaa käydään läpi monipäiväisen tapahtuman rakentamista ottaen huomioon mainitut eri huomioitavat asiat. Katso erikseen artikkeli monipäiväisen ryhmätapahtuman luomisesta täältä.

Tästä artikkelista löydät seuraavat osiot:

• Kun osallistuja valitsee monta päivää: Monivalintakysymys
• Kun osallistuja valitsee yhden päivän: Osallistujatyypit
• Kun osallistuja valitsee yhden tai useamman päivän: Tapahtumasivu

Mikäli sinulla on tulossa monipäiväinen online-tapahtuma, jossa on useita eri webinaarilinkkejä, löydät vinkkejä tapahtuman luomiseen tästä englanninkielisestä artikkelista: Multiday Online Event

Kun osallistuja valitsee monta päivää: Monivalintakysymys

Kun osallistuja valitsee yhden tai monta annetuista päivistä, ratkaise ilmoittautuminen Monivalinta (valitse monta) -kysymyksellä.

+ Ilmoittautujalle helppo ja selkeä
+ Muutosten tekeminen sekä ilmoittautujalle että järjestäjälle vaivatonta
+ Mahdollista tehdä päiväkohtaiset kapasiteetit
+ Onnistuu myös aloittelevalta Lyyti-käyttäjältä

- Automaattinen jonotustoiminto ei ole mahdollinen päiväkohtaisesti
- Automaattista kalenterimerkintää ei voi hyödyntää
- Jos eri päivillä on eri ilmoittautumisajat, on ne muistettava itse ja vaihdettava manuaalisesti ilmoittautumisajan alkaessa tai päättyessä
 

1. Luo tapahtuma. Aloita luomalla tapahtuma normaalisti siten, että määrität tapahtuman alkamisajaksi ensimmäisen tapahtumapäivän ja loppumisajankohdaksi tapahtumasi viimeisen päivän. Näin tapahtuma on sinulla aktiivisena Omat tapahtumat -listassa loppuun saakka. Voit joko näyttää tapahtuman perustiedot ilmoittautumissivulla tai poistaa ne, jolloin osallistuja ei näe määrittämääsi kokonaisaikaa. Osallistuja näkee kuitenkin valitsemansa ajankohdan vahvistuksesta.
2. Luo ilmoittautumissivulle Monivalinta (valitse monta) –kysymys
   Kysymysteksti voi olla:
   Valitse päivä tai päivät, jolloin osallistut tapahtumaan
   
   Ja vastausvaihtoehdot:
   Maanantai 9.11.2015 klo 9.00-15.00
   Tiistai 10.11.2015 klo 12.00-18-00
   Perjantai 13.11.2015 klo 10.00-16.00
    
3. Kapasiteetit. Jos jokaisella päivällä on oma kapasiteettinsa, poista tapahtuman maksimiosallistujamäärä Asetukset -sivulta kohdasta: Tapahtumaan voi osallistua _____ henkilöä. Huomaa, että Lyytin automaattista jonoa ei voi liittää yksittäiseen monivalintakysymykseen.
4. Kalenterimerkintä Lyyti ei tiedä vastausvaihtoehtojesi olevan päivämääriä, vaan Lyytille ne ovat vain tekstiä siinä missä banaani ja hevonen. Siksi et voi hyödyntää tässä kalenterimerkintää. Muista siis poistaa kalenterimerkintä Kiitossivulta ja vahvistuksesta.
5. Vahvistusviestistä voit poistaa Tapahtuman tiedot -osiosta tapahtuman ajan. Osallistuja näkee vahvistuksen Omat tiedot -osiosta valitsemansa päivät. Kirjaa vahvistuksen alkutekstiin esim.
   
   ”Valitsemasi päivät näet Omat tietosi -otsikon alta”.

Katso esimerkkitapahtuma tästä. Voit halutessasi ilmoittautua esimerkkitapahtumaan.

Kun osallistuja valitsee yhden päivän: Osallistujatyypit

Jos tapahtumasi koostuu monesta päivästä, joista osallistuja valitsee vain yhden, luo eri päivät osallistujatyypeillä. Tyypillinen tapaus olisi esim. koulutussarja, jossa sama koulutus tarjotaan usempana eri ajankohtana.

+ Ilmoittautujalle helppo ja selkeä
+ Muutosten tekeminen sekä ilmoittautujalle että järjestäjälle vaivatonta
+ Mahdollista tehdä päiväkohtaiset kapasiteetit
+ Mahdollista luoda päiväkohtainen jonotuslista
+ Voit määritellä ilmoittautumissivulle eri kysymyksiä osallistujatyyppien mukaan
+ Voit halutessasi räätälöidä vahvistuksen osallsitujatyypin mukaan

- Automaattista kalenterimerkintää ei voi hyödyntää
- Jos eri päivillä on eri ilmoittautumisajat, on ne muistettava itse ja vaihdettava manuaalisesti ilmoittautumisajan alkaessa tai päättyessä
- Osallistujatyyppien käyttö vaatii usein, että Lyyti on jo jonkin verran tuttu entuudestaan. Jos olet aloittelija, luo ensin muutama ilmoittautumisprosessi ilman osallistujatyyppejä, jotta Lyyti tulee tutuksi.

1. Luo osallistujatyypit siten, että kukin päivä on oma osallistujatyyppinsä. Kirjoita osallistujatyypin nimeen päivämäärä ja aika. Anna osallistujatyyppivalinnan otsikoksi esim. Päivä, Aika tai Ajankohta.
2. Kapasiteetit. Mikäli kullakin päivällä on oma kapasiteettinsa, määritä kapasiteetit per osallistujatyyppi. Kirjoita myös osallistujatyypin valintasivulle (Asetukset-sivun alaosaan), mistä tapahtumasta on kyse, ja mitä osallistujan tulee tehdä valintasivulla, esim. Tervetuloa Lyytin koulutukseen! Valitse alta iltsellesi sopiva ajankohta.
3. Poista Tapahtuman perustiedot. Poista halutessasi ilmoittautumissivulta tapahtuman perustiedot. Poista vahvistusviestistä tapahtuman aikatiedot. Osallistuja näkee vahvistuksen Omat tiedot -osiosta valitsemansa päivät. Kirjoita vahvistuksen alkutekstiin esim. ”Valitsemasi päivän näet Omat tietosi -otsikon alta”.

4. Mikäli toivot että ilmoittautumissivun tai vahvistusviestin sisältö määritellään valitun päivän mukaan. Voit tarvittaessa luoda ilmoittautumissivulle huomiotekstikenttiä tai kysymyksiä, jotka määritetään näkymään vain tietylle osallistujatyypille. Samat määritykset vaikuttavat myös vahvistuksen sisältöön. Lue lisää täältä: Ilmoittautumissivun kysymykset osallistujatyypeittäin ja Ilmoittautuminen ja viestintä, kun tapahtumassa on eri osallistujatyyppejä

   Voit luoda ilmoittautumissivulla tapahtuman tietojen sijaan itse tehdyt huomiotekstit, joissa on jokaisen päivän tiedot erikseen. Huomiotekstit asetetaan näkymään valitun päivämäärän mukaan

   

5. Jonotus. Kun luot päivät osallistujatyypeillä, voit myös hyödyntää automaattista jonoa päiväkohtaisesti. Aktivoi jono normaalisti - Lyyti tarjoaa sinulle automaattisesti päiväkohtaisen jonotuksen.

6. Kalenterimerkinnät. Valitettavasti automaattinen kalenterimerkintä ei tässä tapahtumatyypissä toimi, mutta voit halutessasi luoda osallistujatyyppikohtaiset kalenterimerkinnät tapahtumasivun yhteyteen luomalla tapahtumasivun ja tapahtumasivulle ohjelma osion. Voit lisätä linkin tapahtumasivulle vahvistukseen ja ohjeistaa osallistujia tallentamaan tarvittavat merkinnät tapahtumasivun kautta kalenteriin. 
   
   Mikäli tapahtumaasi liittyy tapahtumasivu, voit myös luoda tapahtumasivulle osallistujatyyppikohtaisia osioita, joissa näkyy päiväkohtainen kalenterimerkintä.

   1. Luo tapahtumasivu ja yhdistä tapahtumasivu ilmoittautumissivuun

   2. Luo tapahtumasivulle ohjelma-osio, johon asetetaan yksi ohjelmakohta: ensimmäinen valittavissa oleva päivämäärä. Lisää ohjelmakohtaan kalenterimerkintä ja valitse osion näkyvyys oikean osallistujatyypin mukaan.

      

   3. Kopioi osio ja muokkaa tarvittavat tiedot ja näkyvyys muille päivämäärille sopivaksi.
   4. Luo tapahtumasivulla osallistujatyyppikohtaiset tapahtumasivun linkit.
   5. Kopioi osallistujatyyppikohtaiset tapahtumasivun linkit ja lisää ne yksitellen ilmoittautumissivulle erillisiin huomiotekstikenttiin ja määrittele huomiotekstikenttien näkyvyys osallistujatyypin mukaan.
      
   6. Piilota huomiotekstit ilmoittautumissivulta, jotta ne näkyvät ainoastaan vahvistuksessa: Piilota kysymys tai vastausvaihtoehto ilmoittautumissivulta
   7. Varmista että vahvistuksen automaattinen sisältö sisältää kaikki ilmoittautumissivun kentät.
       

   Lopputuloksena osallistuja saa omaan vahvistukseensa osallistujatyyppikohtaisen tapahtumasivulinkin, jonka kautta osallistuja voi ladata tapahtuman omaan kalenteriinsa.
    

7. Ilmoittautumisaika. Mikäli eri päivillä on eri ilmoittautumisajat ja deadlinet, sinun tulee itse muistaa julkaista tai piilottaa eri päivät haluamanasi ajankohtana. Tämän voit tehdä määrittämällä osallistujatyypin julkiseksi (ilmoittautuminen käynnissä) tai Ei julkiseksi (ei valittavissa - ilmoittautuminen ei ole vielä alkanut tai on jo päättynyt).

Katso esimerkkitapahtuma tästä. Voit ilmoittautua esimerkkitapahtumaan.

Kun osallistuja valitsee yhden tai useamman päivän: Tapahtumasivu

Landing page tarkoittaa, että ilmoittautumislinkki vie tapahtumasivulle, josta osallistuja ohjataan eteenpäin varsinaiseen ilmoittautumiseen. Landing page on tapahtuman "etusivu", jossa osallistuja valitsee, mihin päivään hän osallistuu. Jokainen tapahtumapäivä on Lyytissä oma tapahtumansa, ja näiden tapahtumien ilmoittautumislinkit kerätään Lyytin tapahtumasivulle.

+ Yksittäisen päivän hallinnointi helppoa
+ Automatiikka: päiväkohtaiset ilmoittautumisajat, kalenterimerkinnät ja jonot
+ Tapahtumapäivien kopiointi helppoa

- Raportonti ja viestintä tapahtumakohtaisesti, ei yhdistettävissä
- Muutokset tapahtumien välillä hankalia: osallistujan vaihtaessa päivää, hänen tulee perua ensimmäinen osallistuminen ja täyttää tiedot uudelleen eri päivään
- Voidaan käyttää vain avoimien linkkien kanssa, ei henkilökohtaisilla linkeillä

Lading pagea voi käyttää myös, jos henkilö ilmoittautuu useaan päivään, mutta silloin hänen tulee ilmoittautua erikseen kuhunkin päivään. Vinkki: Lisää jokaisen ilmoittautumissivun kiitossivulle linkki takaisin tapahtumasivulle. Näin voit ohjata osallistujat ilmoittautumaan helposti useampaan päivään.

1. Luo tapahtumat. Aloita kokonaisuuden tekeminen luomalla tapahtumapäivät. Luo ensimmäinen tapahtumapäivä kokonaan, myös online-raportit ja viestit. Kun kopioit tapahtuman seuraavaa päivää varten, kopioituvat myös viestit ja raporttipohjat.
2. Luo tapahtumasivu. Kun yksittäiset päivät ovat valmiit, voit luoda tapahtumasivun, josta tulee tapahtumasi landing page. Voit luoda tapahtumasivulle eri osioita, tai pitää sen mahdollisimman yksinkertaisena. Ilmoittautumislinkit voidaan lisätä tapahtumasivulle hyperlinkkeinä tai painikkeen taakse.
   
   Vinkki: Lisää eri päivämäärät tapahtumasivulle ohjelma-osioon, jolloin voit hyödyntää tapahtumasivujen kalenterimerkintöjä.
3. Hae nyt yksittäisten tapahtumapäiviesi avoimet ilmoittautumislinkit ko. tapahtumista ja lisää ne yksitellen tapahtumasivulle painikkeiden taakse tai hyperlinkkeinä. Lähetä osallistujillesi tapahtumasivun avoin linkki, joko erikseen luodun viestintätapahtuman kautta tai yhden jo luomasi tapahtuman kautta.

Tässä esimerkki tapahtumasivusta, johon on lisätty jokaisen eri päivän ilmoittautumislinkit