Lähtökohtaisesti monipäiväinen tapahtuma kannattaa luoda osallistujatyyppejä hyödyntäen. Näin voit räätälöidä ilmoittautumissivua ja lisätä (piiloitettuja) huomiotekstejä jotka näytetään ainoataan vahvistusviestissä. Vahvistusviestit tottelevat osallistujatyyppivalintaa ja näin saadaan vahvistusviesteihin osallistujatyypeittäin näkyviin oikea tieto.  

Online-tapahtumassa kannattaa huomioida, että Lyytin online-tapahtumien ominaisuuksia (lue lisää täältä) ei voi hyödyntää sellaisenaan, kun tapahtumassa on käytössä osallistujatyypit. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi että osallistujat eivät kirjaudu automaattisesti paikalla päällä oleviksi webinaariin liittyessään. 

Kurkkaa hyvät ja huonot puolet monipäiväisen tapahtuman järjestämisessä osallistujatyypeillä täältä (kohta Kun osallistuja valitsee yhden päivän: Osallistujatyypit). 

Monipäiväinen online-tapahtuma, ryhmäilmoittautuminen

Esimerkissämme monipäiväinen online-tapahtuma on luotu ryhmäilmoittautumisena, jossa eri webinaaripäivät on osallistujatyyppejä. 

1. Tapahtuman tiedot -sivulla tapahtuman kestoksi merkitään koko tapahtuman kesto, ensimmäisestä webinaaripäivästä viimeiseen.   

2. Lisää tapahtuman alkamisajat sekä ilmoittautumisajat.

3. Määritä tapahtumasi Paikan päällä -tapahtumaksi. Näin osallistujille ei muodostu automaattisesti Liity online-tapahtumaan -linkkiä vahvistusviestiin tai kalenterimerkintään. Voit jättää kaikki muut kentät (osoitteet ym.) tyhjäksi. 

4. Asetukset-sivulla merkitse tapahtuma ryhmäilmoittautumiseksi ja lisää osallistujatyypit (webinaaripäivät).

Jokaisen ryhmän kapasiteetiksi merkitään vähintään 1, enintään 1. Näin saadaan ilmoittautumisesta "yksin ilmoittautuminen", eli ryhmään voi ilmoittautua vain yksi henkilö. Ilmoittautumissivulla päivämäärien kohdalle tulee valintaa varten rastitettava ruutu. 

Huom! Jonolistaa ei voi hyödyntää, kun ryhmälle on asetettu minimikoko. Mikäli haluat aktivoida jonotuslistan, jätä Vähintään-valinta tyhjäksi ja määritä ryhmän enimmäismääräksi 1. Tässä vaihtoehdossa osallistuja näkee alasvetovalikon, jossa vaihtoehtoina on 0 tai 1 (sen sijaan että ilmoittautumissivulla olisi rastitettava ruutu). 

Jos osallistuja voi valita vain yhden päivän, määritä että tapahtumaan ilmoittaudutaan yksin, mutta käytä silti osallistujatyyppejä.

5. Ilmoittautumissivulla lisää tarvittavat kysymykset yhteyshenkilön kysymyksiin. Ryhmäilmoittautumisessa on oma välilehti osallistujalta kysyttyttäviin kysymyksiin. Tässä tapauksessa osallistuja on kuitenkin webinaaripäivät, joten älä lisää sinne esim. yhteystietokysymyksiä.
Osallistujan kysymyksiin lisätään tietoa webinaarista ja osallistumislinkki online-alustalle. 

Osallistujan välilehdellä:

• Lisää huomiotekstit jokaiselle osallistujatyypille (eli webinaaripäivälle) 
• Lisää huomiotekstiin hyperlinkki online-tapahtuman alustalle (esim. Teams-linkki) 
• Piilota huomiotekstit poistamalla kielivalinta. Näin huomiotekstejä ei näytetä ilmoittautumisvaiheessa, mutta ne voidaan lisätä näytettäväksi vahvistusviestiin. 
  
  

6. Vahvistus-sivulla avaa Osallistujan tiedot > Osallistujan vastaukset kysymyksiin > Valitse mitä näytetään > valitse kaikki huomitekstit jotka lisäsit kohdassa #5 ja tallenna.

Vaikka kaikki huomiotekstit onkin nyt valittu, vahvistusviesti tottelee osallistujatyyppivalintaa. Jokainen osallistuja saa vahvistusviestinsä näkyviin vain sen huomiotekstin, mikä on ilmoittautumissivulla merkitty hänen valitsemalle osallistujatyypille näytettäväksi. Jos osallistuja on valinnut kaksi webinaaripäivää, hän saa vahvistukseensa siis kaksi huomiotekstiä. 

 


Vinkki!
Voit lähettää linkit osallistujan vahvistusviestiin viestinnästä. Näin voit muistuttaa osallistujia lähempänä webniaaripäivää. Luo viesti ja lisää Personointilinkkien alta Vahvistusviestin linkki. 

Osallistujan näkökulma, monipäiväinen online-tapahtuma

1. Osallistuja valitsee ilmoittautuessaan itselleen sopivan päivän/päivät

2. Osallistuja täyttää tietonsa ja saa ilmoittautumisensa jälkeen vahvistusviestin, jossa on linkit webinaareihin (huomiotekstit, jotka lisättiin osallistujan kysymyksiin ilmoittautumissivulle)

Kalenterimerkinnät monipäiväisessä tapahtumassa

Mikäli tarvitsette kalenterimerkintöjä jokaiselle yksittäiselle päivälle, se onnistuu pienellä kikkailulla. 
Luo ensin kalenterimerkinnät omassa kalenterissa, esim. Outlookissa, tallenna tiedostot isc -muotoisina ja tallenna tiedostot Lyytin materiaalipankkiin. Näin saat kalenterimerkinnöistä linkin, minkä voit liittää huomiotekstiin ja lisätä huomiotekstit osallistujatyypeittäin näkyviin. Englanninkielinen tarkempi ohje kalenterimerkintöjen tekemisestä Lyytin ulkopuolella löytyy tästä artikkelista.