Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa.  

Toiminto sisältyy seuraaviin lisensseihin: Starter, Basic, Professional ja Enterprise.

Tässä artikkelissa tutustutaan siihen, miten voit luoda tapahtuman, johon voidaan ilmoittaa useampi osallistuja ryhmänä. Mikäli haluat tietää lisää siitä mikä ryhmäilmoittautuminen on, voit lukea lisää tästä artikkelista. 

Tästä artikkelista löydät seuraavat osiot:

• Ryhmäilmoittautumisen luominen
• Ryhmäilmoittautumisen kapasiteetit
• Ryhmäilmoittautumisen muut asetukset
• Osallistujatyyppien luominen ryhmäilmoittautumisessa
• Esittelyteksti osallistujatyypin valintasivulle

Ryhmäilmoittautumisen luominen

Aloita tapahtuman luominen normaalisti. Kun olet täyttänyt tapahtuman tiedot -sivun, voit siirtyä seuraavalle sivulle. Asetukset-sivulla pääset määrittelemään, ilmoittaudutaanko tapahtumaan yksitellen, avecin kanssa vai ryhmissä. Valitse ilmoittautumistavaksi ryhmäilmoittautuminen.

1. Luo uusi tapahtuma
2. Täytä tapahtuman tiedot -sivu
3. Siirry asetukset-sivulle
4. Valitse asetukset sivulla, että tapahtumaan ilmoittaudutaan : Ryhmänä
   
5. Jatka täyttämään ryhmäilmoittautumisen lisäasetuksia

Ryhmäilmoittautumisen kapasiteetit

Ryhmäilmoittautumisen yhteydessä on mahdollista rajata maksimiosallistujamäärä muutamalla eri tavalla:

1. Ryhmien määrän mukaan
   Ryhmien maksimimäärä tulee kyseeseen vaikkapa risteilyllä, jossa on kaikkiaan 100 hyttiä varattavissa. Jos hytit ovat neljän hengen hyttejä, määritellään myös yksittäisen ryhmän maksimikooksi neljä.
2. Kokonaisosallistujamäärän mukaan
   Valitse maksimiosallistujamäärä kokonaisosallistujamäärän mukaan, jos tapahtumaasi voi ilmoittaa monta henkilöä kerralla, mutta ryhmien maksimimäärää tai ryhmien maksimikokoa ei ole määritelty. Tällainen tapahtuma voisi olla esim. konsertti, johon on 100 paikkaa, ja lippuja voi varata joko yksittäin tai monta kerrallaan.
3. Yksittäisen ryhmän maksimikoon mukaan
   Pelkän yksittäisen ryhmän maksimikoon mukaan määrittely sopii esimerkiksi tilanteisiin, joissa kerätään ilmoittautumisia joukkuekilpailuun. Tällöin joukkueen maksimikoko on määritelty, mutta ei sitä, montako joukkuetta voi osallistua.
   
   Huomaa, että kohdat 1 ja 2 sulkevat toisensa pois, eli Lyyti laskee automaattisesti maksimiosallistujamäärän sen mukaan, millaisia rajoituksia ryhmän koolle on annettu.
   
   
4. Voit lisäksi määrittää, onko vapaiden paikkojen määrä nähtävillä ilmoittautujalle vai ei.
   
   
   
   
5. Osallistujatyyppikohtaisesti
   Mikäli et rajoita tapahtuman kapasiteetteja kohdassa 1 ja 2, voit antaa osallistujatyyppikohtaiset kapasiteetit, esim. aikuisille ja lapsille tai perusvieraille ja VIPeille omat rajoitteensa.
6. Osallistujatyyppikohtainen ryhmän minimi- ja/tai maksimikoko
   Osallistujatyypeittäin on mahdollista määrittää, että esimerkiksi lapsia voi olla yksittäisessä ryhmässä korkeintaan kaksi, kuten esimerkissä yllä. Jos kyseessä olisi esimerkiksi neljän hengen hytti, voisi määrä ryhmässä olla vähintään JA enintään 4, jolloin ko. hytin valitessaan Lyyti kysyy neljältä henkilöltä tiedot (jotka ko. osallistujatyypille on määritetty ilmoittautumissivulla).
   
   Vaikka ryhmän jollekin osallistujatyypille määritetään minimi (vähintään-arvo) ei se kuitenkaan tarkoita, että tämä osallistujatyyppi on pakotetusti oltava osa ryhmää.

Huom! Ryhmän minimiosallistujamäärää ei ole mahdollista asettaa, mikäli tapahtumassa on jonotuslista käytössä.

Ryhmäilmoittautumisen muut asetukset

1. Voit valita jos ryhmän osallistuja voi peruuttaa osallistumisensa vai ei. Peruutuslinkki ilmestyy vahvistukseen, jos sallit peruuttamisen. 
2. Voit erikseen määrittää, saako yhteyshenkilö jakaa koko ryhmän yhteistä, eli avointa ilmoittautumislinkkiä eteenpäin, niin että jokainen osallistuja voi tarvittaessa itse täyttää omat tietonsa. Huom! Muistathan myös lisätä ryhmän avoimen linkin mukaan vahvistusviestiin yhteyshenkilön tietoihin.
3. Joskus voi olla tarvetta sellaiselle ilmoittautumiselle, jossa yhteyshenkilö on poikkeuksetta aina myös osallistuja. Jos valitset asetuksen Yhteyshenkilö on aina myös osallistuja tapahtumassa: Kyllä, ei Lyyti erikseen esitä kysymystä Osallistuuko yhteyshenkilö tapahtumaan?, vaan valinta on määritetty valmiiksi. 

Osallistujatyyppien luominen ryhmäilmoittautumisessa

Myös ryhmäilmoittautumisessa voidaan luoda erilaisia osallistujatyyppejä. Ryhmäilmoittautuminen koostuu aina vähintään kahdesta osallsitujatyypistä: yhteyshenkilö ja osallistuja. Muista, että ryhmäilmoittautumisessa itse ilmoittaja, eli yhteyshenkilö, ei ole automaattisesti ryhmän jäsen. Näin voit käyttää ryhmäilmoittautumista myös tilanteissa, joissa esim. vanhempi ilmoittaa lapsen tapahtumaa tai sihteeri pomonsa. Asetukset sivulta voi kuitenkin asettaa asetuksen, että yhteyshenkilö on aina myös osallistuja, jolloin yhteyshenkilö lasketaan mukaan ilmoitettavien osallistujien määrään.

Voit muokata osallistuja-nimistä osallistujatyyppiä ja lisätä tarvittaessa myös muita osallistujatyyppejä valikoimaan. Ryhmäilmoittautumisessa yhteyshenkilö voi ilmoittaa samaan ryhmään kuuluvia ryhmän jäseniä eri osallistujatyyppeihin. Tästä esimerkkinä jos ryhmään kuuluu aikuisia ja lapsia: yhteen ryhmään voi kuulua kolme aikuista ja 2 lasta, mutta he ovat kaikki osa samaa ryhmää.

1. Ryhmäilmoittautumisessa yhteyshenkilön osallistujatyyppi on aina nimeltään Yhteyshenkilö, tätä ei voi muokata, sillä osallistujatyypin valintasivulla yhteyshenkilön osallistujatyyppi ei näy osallistujille. Voit muokata erikseen ilmoittautumissivulla olevan Yhteyshenkilö-otsikon ilmoittautumissivun kysymyksissä.
2. Anna osallistujien osallistujatyypille selkeä nimi, joka kuvaa osallistumista parhaiten. Se voi olla esimeriksi:
   • Ns. perinteinen osallistujatyyppi: Aikuinen, Lapsi, Näytteilleasettaja, Henkilökunta...
   • Osallistuminen osioon: Kaupunkikierros pe 12.3. klo 9, Workshop 1, Iltagaala...
   • Lippu: Aikuisten hissilippu, Konsertin pääsylippu, Ruokapaketti...
3. Miten haluat kutsua osallistujatyyppejä? Tämä on yhteinen otsikko osallistujatyypeille, joka tulee näkyviin osallistujatyyppien valintaan, ilmoittautumissivulle, vahvistukseen, sekä sinulle Lyytissä käyttäjänä mm. osallistujan tietoihin ja raporteille. 

Esittelyteksti osallistujatyypin valintasivulle

Ryhmäilmoittautumisessa ilmoittautuminen alkaa aina osallistujatyypin valintasivulla, jossa ilmoittautuja valitsee näytettävistä osallistujatyypeistä, montako henkeä hän ilmoittaa mihinkin.

Kirjoita sivun alkuun Esittelyteksti:

1. Anna selkeä otsikko, joka kertoo mille sivulle osallistuja on tullut, esimerkiksi “Tervetuloa ilmoittautumaan (tapahtuman nimi)”.
2. Mahdolliset ohjeet tai selvennykset ilmoittautujalle osallistujatyypeistä
3. Mahdolliset muut huomiot, esim. jos ilmoittautuminen maksetaan Lyytin kautta verkkopankissa, voi osallistujaa ohjeistaa ottamaan verkkopankkitunnukset valmiiksi esiin. 

Lisättyäsi esittelytekstin osallistujatyypin valintasivulle, ei ilmoittautumissivulle tarvitse laittaa erillistä alkutekstiä.