Importer des participants depuis Excel

Lyyti est en développement constant ainsi il est possible que votre vue dans Lyyti ne corresponde pas à 100% à ce qui est présenté dans cet article.

Cette fonctionnalité est incluse dans les offres de licences suivantes: Starter, Basic, Professional, Enterprise

Quand vous souhaitez ajouter des participants dans votre événement afin de leur adresser une invitation, vous pouvez ajouter des participants un par un, depuis un autre événement déjà créé sur Lyyti ou importer une liste de participants avec un fichier Excel. Voici les instructions pour la dernière option : 

Tout d'abord, choisissez votre événement sur Lyyti, puis cliquez sur "Participants" dans le menu à gauche. Ensuite, cliquez sur "Ajouter des participants" > "Ajouter des participants à partir d'Excel":

DANS LE FICHIER EXCEL : Sélectionnez et copier les données que vous souhaitez importer. Sélectionnez uniquement le contenu souhaité ; ne choisissez pas les titres des colonnes par exemple. Ensuite, collez les données sur le champ gris dans Lyyti : 

Lyyti génère automatiquement un menu déroulant pour chaque colonne d'Excel importé. Utilisez les menus pour déterminer quelle colonne correspond à quelle donnée. Si vous avez importé des colonnes que vous ne souhaitez pas importer sur Lyyti, sélectionnez "--Vide--" pour ces colonnes.

Vous pouvez utiliser la case "Obligatoire" pour les informations que vous souhaitez que chaque contact importé contiendra obligatoirement. Cela reviens à dire que si vous mettez par ex. "Nom de famille" obligatoire, Lyyti n'importera pas les contacts qui n'ont pas de Nom de famille renseigné sur le fichier Excel. Nous conseillons d'utiliser ce paramètre surtout pour le champ "E-mail". 

Lyyti vérifie automatiquement les doublons, mais si vous ne souhaitez pas bloquer les doublons, vous pouvez cocher « Autoriser les adresses e-mail en double ».

Enfin, cochez "J’ai la permission d’envoyer des messages aux contacts que j’importe" et cliquez sur Prévisualisation pour voir que toutes les informations ont été placées dans les bonnes colonnes. Si tout est OK, cliquez sur Importer des participants. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur "Retourner" pour modifier le contenu.

ℹ️ Quelques points à noter :

• Si vous avez des types de participants dans votre évènement, vous pouvez soit sélectionner le type de participant à appliquer à tous les contacts d'un import, soit définir le type de participant de chaque invité dans une colonne de votre fichier Excel. Dans ce cas, vérifiez bien que le type de participant est écrit de même façon dans Lyyti et dans votre fichier. NB : Si les types de participant de votre événement sont tous privés, il faut définir un type de participant pour chaque invité avant l’envoi des invitations pour que le lien personnel dirige l'invité vers le bon formulaire privé.

• Dans un événement multilingue, vous pouvez choisir en amont la langue pour les invités lors de l’import. Si vous souhaitez prédéfinir les langues pour les participants avant l’envoi des invitations, il faudrait faire un import par langue pour la choisir sur la page d’import.

• Dans les inscriptions en groupe vous pouvez seulement importer des correspondants du groupe, ainsi que des participants d'un groupe.