Ajouter des participants depuis Excel (inscription de groupe) – Lyyti

Lyyti est en développement constant ainsi il est possible que votre vue dans Lyyti ne corresponde pas à 100% à ce qui est présenté dans cet article.

Cette fonction peut être utilisée avec les licences suivantes : Starter, Basic, Professional et Entreprise.

Dans l'inscription de groupe, il existe deux types d'importation :

Importer les interlocuteurs avec tous leurs détails.
Importer les participants avec tous leurs détails + l'adresse e-mail de la personne de contact.

Pour procéder, rendez-vous dans votre événement et sur la page Participants, cliquez sur :

Ajouter des participants
- Ajouter des interlocuteurs depuis Excel OU
- Ajouter des participants depuis Excel

Ensuite, ouvrez votre fichier Excel.

Copiez les informations que vous souhaitez importer.
Collez-les dans le champ d'importation de Lyyti. Copiez uniquement le contenu et laissez de côté les titres des colonnes.

Lyyti génère un menu déroulant pour chaque colonne Excel que vous importez. Définissez quelles données vous avez dans chaque colonne de votre fichier Excel.
- Pour enregistrer toutes les informations correctement, ces sélections doivent être dans le même ordre que les données du fichier Excel.
- Note ! L'une des colonnes doit obligatoirement contenir l'adresse e-mail de la personne de contact. Les participants sont rattachés à leur personne de contact/groupe sur base de cette information.
  - Si l'e-mail de la personne de contact n'a pas encore été importé dans l'événement, une nouvelle personne de contact (c'est-à-dire un nouveau groupe) sera créée et les participants y seront ajoutés.
  - Si l'e-mail de la personne de contact existe déjà dans l'événement, les participants seront ajoutés au groupe de cette personne de contact.
  - S'il y a plusieurs personnes de contact dans l'événement avec le même e-mail, Lyyti vous demandera, à la prochaine étape de l'importation, d'affecter les participants à la bonne personne de contact.
Si vous souhaitez laisser de côté des colonnes inutiles, sélectionnez Ne pas importer dans le menu déroulant correspondant.
Les Types de participants et les réponses aux questions à choix multiples (choisir une seule option) sont sensibles à la casse. C'est-à-dire que les données dans Excel doivent être écrites exactement sous la même forme que dans Lyyti.
Requis lors de l'importation signifie que si cette option est sélectionnée, un participant ne sera pas importé s'il n'a aucune information dans la colonne respective.
CONSEIL ! Utilisez cette sélection pour écarter les contacts insuffisants ou non qualifiés. Par exemple, si vous exigez que chaque personne sur la liste fournisse son adresse e-mail, sélectionnez « Requis lors de l'importation » pour la colonne contenant l'adresse e-mail. Tous les contacts qui n'ont pas fourni leur adresse e-mail seront exclus.
Type de participant par défaut : Si vous n'importez pas de type de participant pour certains ou tous les participants dans les colonnes ci-dessus, vous devez sélectionner un type de participant par défaut à appliquer à ces participants.
- Si le type de participant est défini comme une colonne, il écrase le type de participant par défaut.
- Si le type de participant est défini comme une colonne, mais que la cellule dans le fichier Excel est vide, alors le type de participant par défaut est appliqué pour ce participant.
Langue : Dans un événement multilingue, vous pouvez définir une langue pour ces participants.
Autoriser les adresses e-mail dupliquées : Lyyti vérifie automatiquement les adresses e-mail dupliquées (et compare la liste à importer avec les adresses déjà présentes dans l'événement) afin qu'aucun doublon ne soit importé. Si, toutefois, vous souhaitez autoriser l'importation d'adresses e-mail dupliquées, cochez cette option.
Cochez J'ai la permission d'envoyer des messages aux personnes que j'importe.
- Pourquoi est-ce important ? Tous les contacts que vous importez dans Lyyti doivent provenir de listes de contacts basées sur une permission. Il est interdit d'envoyer des e-mails à des contacts achetés via Lyyti. L'utilisation de listes d'e-mails achetées nuira à la réputation IP de Lyyti et compromettra la livraison de tous les messages envoyés et reçus par tous les utilisateurs de Lyyti. Les utilisateurs qui ne se conforment pas à cette politique seront bloqués de l'utilisation du service Lyyti.
Cliquez sur Suivant pour procéder à l'importation.

Vérifiez ensuite que les informations sont placées dans les colonnes correctes.

S'il y a des erreurs dans les données que vous importez, vous recevrez une notification. Vous pouvez alors :
- Cliquer sur Retour aux détails pour modifier le contenu OU
- Cliquer sur Importer pour importer celles qui sont correctes et ignorer celles qui sont erronées.
- Note ! Lors de l'importation des participants, s'il y a plusieurs personnes de contact dans l'événement avec la même adresse e-mail, Lyyti vous demandera d'attribuer les participants à la personne de contact correcte. Une fois la sélection effectuée, cliquez sur Importer et ces participants seront également importés en plus de ceux qui étaient déjà prêts.
- Pour importer les données qui sont prêtes (et si vous avez effectué des corrections pour les personnes de contact de groupe ci-dessus), cliquez sur Importer.

ASTUCE!

Si vous avez besoin de marquer tous les types de participants comme non publics, mais que vous souhaitez donner l'accès à deux ou plusieurs types de participants à une personne de contact, importez simplement un participant pour chaque type de participant.

Par exemple :

Ava Ince de la Société Test a besoin de billets pour le type Participant standard et pour le type VIP, mais vous ne savez pas combien. Utilisez l'importation de participants et importez deux lignes avec les détails suivants :

Participant ava.ince@testcompany.com
VIP ava.ince@testcompany.com

Ceci donne à Ava l'accès aux deux types de participants, et elle pourra sélectionner combien de billets elle souhaite pour chacun de ces types.

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