Notera att Lyyti utvecklas hela tiden, och din vy kanske inte alltid matchar 100% med hur vyn ser ut i artikeln.

Funktionen är inkluderad i följande licenspaket: Starter, Basic, Professional och Enterprise.

För att kunna skicka en inbjudan till anmälan via Lyytis kommunikation måste du först lägga till deltagare i evenemanget. Deltagare kan läggas till via sidan Deltagare, antingen genom att lägga till enskilda deltagare eller genom att importera flera deltagare via Excel. I den här artikeln går vi igenom hur Excel-importen fungerar och vad du bör tänka på när du använder funktionen. Import av deltagare via Excel fungerar lite annorlunda vid gruppanmälningar. Du kan läsa mer om det här.

Ifall du har redan importerat deltagare till evenemanget men vill uppdatera deras information efteråt kan du göra det genom att uppdatera deltagare från Excel.

Denna artikel innehåller följande sektioner:

• Importera deltagare via excel
• Vad gör jag när jag får felmeddelanden i samband med importeringen?

Importera deltagare via excel

Du kan enkelt importera deltagare till evenemanget via Excel. Först behöver du skapa en lista i Excel eller ett liknande system med den information som ni vill importera till evenemanget. För att kommunikation ska vara möjlig måste varje deltagare ha minst en e-postadress. Utöver detta kan du också importera annan information vid behov. Varje uppgift som ska importeras ska ha en egen kolumn i Excel-filen.

Uppgifterna som importeras måste också finnas på evenemangets anmälningssida i Lyyti för att de ska kunna importeras korrekt. Observera att svar på flervalsfrågor (välj flera) eller frågor som kräver filuppladdning inte kan importeras via Excel.

Välj Deltagare i den vänstra menyn och därefter till höger:

• Lägg till deltagare
• Lägg till deltagare från Excel
  
   

Du kommer in på en ny sida. Öppna nu Excel-filen, där du har dina deltagare och deras e-postadresser.  

• Kopiera de uppgifter du vill importera från Excel
• Klistra in dessa i fältet Importera data från Excel. (Kopiera enbart uppgifterna, dvs. inga rubriker eller dyl.)

 

Inställningar för personer som importeras:

1. Definiera i rullgardinsmenyerna vilken uppgift som finns i vilken kolumn. Lyyti ger dig den mängd rullgardinsmenyer, som motsvarar mängden importerade kolumner
   • Ordningen i Lyyti måste motsvara ordningen i Excel, för att Lyyti ska tolka uppgifterna rätt.
   • Ifall det finns kolumner som du inte vill importera välj då Importera inte i rullgardinsmenyn
   • Deltagartyper och Flervals (välj ett) frågor fungerar på ett annat sätt. I sådana fall måste informationen i Excel vara i exakt samma format som frågorna är ställda i Lyyti
2. Ifall du inte vill importera deltagare som saknar någon viktig uppgift, som. t.ex. e-postadress, kryssa i Obligatorisk till höger om det importerade fältet.Tips! Du kan använda detta för att t.ex. ta bort sådana deltagare som saknar en e-postadress ifall evenemanget kräver kommunikation via e-post
3. Om eventet innehåller deltagar- eller biljettyper kan du definiera dem när du importerar dina deltagare. Obs! Om eventet innehåller enbart inte publika deltagartyper måste du definiera dem i samband med importen. Då gäller det även att importera deltagarna typvis.
   • Ifall en deltagartyp är definierad som information i kolumnerna så nollställer detta standarddeltagartypen
   • Ifall en deltagartyp är definierad som information i kolumnerna men Excel-importen är tom i kolumnen används standarddeltagartypen för personen i fråga
4. I ett event på flera språk kan du definiera ett språk åt deltagarna du importerar. Detta avgör även på vilket språk anmälningssidan öppnas.
5. Lyyti raderar automatiskt alla dubletter. Detta gäller alla e-postadresser som förekommer mer än en gång (gäller både den importerade Excel-listan och de e-postadresser som redan finns i eventet). Ifall du dock önskar importera dubletter, kryssa då i "Tillåt import av deltagare, fastän de har samma e-postadress".
6. Kryssa även i "Jag har tillstånd att göra utskick till de personer som jag importerat till Lyyti"
   • Obs! Detta på grund av att du inte får använda Lyyti i samband med utskick till köpta e-postlistor, eftersom dessa riskerar leveransen av samtliga meddelanden som skickas från Lyyti, av alla användare. Du som Lyyti-användare bör alltså ha mottagarens tillstånd att skicka e-postmeddelanden. Ifall vi skulle upptäcka att denna regel brutits, kan konsekvenserna i värsta fall innebära att din organisation inte längre har åtkomst till Lyyti

Tryck Nästa för att gå vidare med importen.

Granska att all information ligger på rätt plats i kolumnerna. 

• Ifall informationen är felaktig ser du ett felmeddelande. Du kan då:
  • Redigera listan genom att välja ”Tillbaka till uppgifter” eller
  • välja Importera
• För att importera alla deltagare med rätt information tryck Importera

 Här kan du se en kort video om hur man importerar deltagare från Excel: 

Vad gör jag när jag får felmeddelanden i samband med importeringen?

För att kunna importera deltagare via excel, måste excel listan innehålla information i rätt format. De vanligaste orsakerna till felmeddelanden orsakas av:

• Radbyte i excel
• Informationen du importerar matchar inte 100 % med den informationen som finns på anmälningssidan
• Ett obligatoriskt fält är tomt
• Deltagaren finns redan i evenemanget eller finns dubbelt på listan

Här är en kort video om olika felmeddelanden i samband med importeringen: