Notera att Lyyti utvecklas hela tiden, och din vy kanske inte alltid matchar 100% med hur vyn ser ut i artikeln.
I Lyyti kan du samarbeta med dina kollegor. Då du delar rättigheter till ditt evenemang, kan dina kollegor bearbeta det på sina egna Lyyti-konton.
Du kan både dela rättigheter automatiskt till varje evenemang, eller alternativt göra detta evenemangsspecifikt.
Du kan dela begränsade rättigheter avgiftsfritt till såväl Lyyti-användare som vilken som helst e-postadress. Begränsade rättigheter är bra att använda då din kollega på sitt eget konto vill följa med deltagarsituationen i flera olika evenemang. Om det handlar om enbart ett evenemang, rekommenderar vi i första hand online-rapporter.
Med redigeringsrättigheter kan din kollega även redigera evenemanget på sitt eget konto. Att dela redigeringsrättigheter är avgiftsfritt för Lyyti-användare.
Det lönar sig att dela redigeringsrättigheter med kollegor då du själv är på semester eller frånvarande av andra orsaker, så att ett evenemang inte är beroende av en enstaka person.
Med redigeringsrättigheter kan man:
- Ändra evenemangets allmänna uppgifter
- Tillägga och redigera deltagare
- Skicka meddelanden
- Bearbeta betalningar
OBS! I Lyytis mobilapp (Android och iOS) kan man registrera deltagare som närvarande även med enbart begränsade rättigheter.
Dela rättigheter till ett specifikt evenemang
Öppna först det evenemang du vill dela och välj sedan i menyn till vänster Funktioner: Dela evenemang
- Skriv in din kollegas eller intressents Lyyti-användarnamn. Om hen saknar eget login, kan man dela rättigheter att granska evenemanget. Rättigheterna att granska är alltid gratis. Obs. Att dela rättigheter att granska hör inte till Starter licens.
- Välj på vilket språk din kollega använder Lyyti. Om hen har ett eget licenskonto, är språket valt på förhand.
3. Välj vilka rättigheter som ska delas:
- Alla redigeringsrättigheter: Användaren har fullständiga rättigheter till evenemanget, dvs. hen kan göra ändringar i evenemanget, deltagaruppgifterna, kommunikationen (skicka e-post och sms) och rapporterna.
- Rättigheter att granska och registrera deltagare: Användaren har enbart rättigheter att granska evenemanget och dess deltagare, men kan inte gör några ändringar. Användaren kan ändra deltagarens status enbart i mobilappen, dvs. registrera deltagare som närvarande.
-
Välj rättigheter att dela: Välj skilt vilka egenskaper användaren får se / ändra. Obs! Du kan skilt dela rättigheter till att skapa en kopia av evenemanget, utan att ge redigeringsrättigheter.
Dela rättigheter till dina kommande evenemang med den automatiska delningsfunktionen
Aktivera den automatiska delningsfunktionen genom Egna uppgifter, som du hittar längst upp i högra hörnet. Märk väl att funktionen påverkar enbart nya evenemang, som skapas efter denna aktivering. Evenemang som skapats före detta måste fortfarande delas skilt för sig (anvisningar ovan).
Välj Ändra, vid Evenemangen delas automatiskt till följande användare:
Du ser en lista på de övriga användarna i din organisation. Kryssa i de begränsade och redigeringsrättigheter du vill dela med varje enstaka person. Kom ihåg att även alltid kryssa i de begränsade rättigheterna (Visa) då du delar redigeringsrättigheter! Därefter tryck Spara.
Exempel på situationer där våra kunder delar rättigheter till sina evenemang:
- Ett dotterbolag i Finland arrangerar ett evenemang med moderbolaget i Tyskland. Assistenten i Finland skapar evenemanget på sitt Lyyti-konto och delar därefter redigeringsrättigheterna till den tyska assistenten, på tyska. Således kan den tyska assistenten lägga till deltagare, skicka dem meddelanden och vid behov göra ändringar i evenemangets uppgifter. Allt detta kan göras utan telefondiskussioner eller e-postkorrespondens. Delningen av redigeringsrättigheter kostar 80 EUR (800SEK), vilket är ett litet pris i jämförelse med den sparade arbetstiden.
- Anmälningarna tas emot per telefon. En person som tar emot telefonanmälningar har fått rättigheter till evenemanget. Då evenemanget skapas, får den telefonansvarige redigeringsrättigheter till deltagarinformationen, vilket betyder att hen, en åt gången, kan lägga till nya deltagare. Hen har ändå inte möjlighet att göra ändringar på anmälningssidan eller i evenemangsinformationen. Eftersom varje part har en egen Lyyti-licens, kostar delningen inget extra.
- Två kollegor arrangerar alltid evenemangen tillsammans. Båda har egna Lyyti-licenser och evenemangen delas med fullständiga redigeringsrättigheter. Således kan båda två bearbeta evenemanget samtidigt. Dessutom hålls båda parterna uppdaterade om såväl evenemangs- som deltagarsituationen.
- När lönar det sig att dela begränsade rättigheter till rapportfunktionen och när är det bättre att dela en online-rapport? Det är bra att dela rättigheter till rapportfunktionen då du på förhand inte vet vilken typ av information din kollega eller intressent kommer att behöva. T.ex. då du arrangerar ett evenemang på ett hotell, som har ansvar för såväl inkvartering, måltider och program. Med begränsade rättigheter kan hotellpersonalen då själv ta ut de rapporter som behövs. Online-rapporter är i sin tur bra då du behöver dela ut olika typer av information till olika intressenter (och du vet på förhand vilken typ av information som behövs).
- Ett internationellt evenemang, där två samarbetsparter vill hålla sig uppdaterade. Den ena parten skapar evenemanget och delar de begränsade rättigheterna till den andra. På så sätt ser den andra parten alltid evenemangsinformationen och kan vid behov ta ut rapporter. Vi rekommenderar denna metod då t.ex. hotellet eller konferenscentret har ett stort ansvar för förverkligandet av evenemanget.
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.