Avez-vous envoyé une invitation via Lyyti et vous avez maintenant des problèmes avec des participants en double dans l'événement ou avez-vous simplement envoyé une invitation de rappel aux participants qui n'ont pas réagi, mais il semble que les personnes qui sont déjà sur la liste inscrite ont également reçu le rappel ?
Pas d'inquiétude ! Cet article explique pourquoi des doublons apparaissent dans votre événement et comment résoudre ce problème.
Cet article comprend les sections suivantes :
- Pourquoi y a-t-il des doublons dans mon événement ? Utiliser le lien d'inscription ouvert dans les invitations
- Comment supprimer les doublons ?
- Correction du message d'invitation
- Comment éviter les doublons à l'avenir ?
Pourquoi ai-je des participants en double dans mon événement ?
La raison la plus fréquente pour laquelle des participants apparaissent en double dans la liste des participants aux événements Lyyti est l'utilisation du lien d'inscription ouvert au lieu du lien personnel figurant dans l'e-mail d'invitation.
Dans Lyyti, nous proposons deux méthodes d'inscription :
- Le lien d'inscription ouvert : toute personne disposant du lien peut s'inscrire. Ce lien crée systématiquement un nouveau participant dans la liste.
- Le lien d'inscription personnel = seuls les invités peuvent s'inscrire. Ce lien met à jour les participants existants dans la liste.
Pour en savoir plus sur les différences, cliquez ici : Lien d'inscription libre ou lien d'inscription libre ?
Nous recommandons toujours d'utiliser le lien d'inscription personnel pour les événements où l'invitation est envoyée via la messagerie Lyyti afin d'éviter les doublons.
Le lien d'inscription ouvert est destiné à être utilisé, par exemple, sur les réseaux sociaux et les sites web, car toute personne disposant du lien d'inscription peut s'inscrire à l'événement. Lorsqu'un participant s'inscrit via le lien d'inscription, un nouveau participant est créé avec le statut « Inscrit ».
Utiliser le lien d'inscription ouvert dans les invitations
Lorsque le lien ouvert est utilisé dans l'invitation, vous devez d'abord importer les participants à l'événement comme « pas de réaction » afin de les sélectionner comme destinataires de l'invitation. Ensuite, lorsque l'invitation est envoyée avec le lien ouvert et que le participant s'inscrit, un nouveau participant est créé en plus du participant n'ayant pas réagi déjà importé. Au final, vous aurez deux fois le même nom et la même adresse e-mail sur la page des participants :
- participant inscrit > Inscription via le lien ouvert
- participant n'ayant pas réagi > Participant importé
Utiliser le lien d'inscription personnel dans les invitations
Si vous utilisez plutôt le lien d'inscription personnel, le participant importé n'ayant pas réagi ouvrira l'invitation, puis accédera au lien d'inscription où son adresse e-mail est déjà renseignée. Il remplira ensuite le reste du formulaire et s'inscrira à l'événement. Techniquement, le statut du participant passe alors de « pas de réaction » à « inscrit » et aucun doublon ne sera créé.
- Participant n'ayant pas réagi (importé) > Inscrit
Vous disposerez ainsi de la liste réelle des participants n'ayant pas réagi et pourrez envoyer une invitation de rappel à ceux qui ne se sont pas encore inscrits.
N'oubliez pas que le lien d'inscription personnel est personnel : toute personne ayant accès à ce lien peut consulter ses informations personnelles. Il est conseillé de le communiquer également au participant afin d'éviter qu'il ne transmette l'invitation à d'autres personnes.
Comment savoir si j’ai utilisé le lien ouvert dans mon invitation ?
Pour vérifier le lien utilisé dans l'invitation, nous vous recommandons d'accéder à la section Communication de Lyyti et d'ouvrir le message d'invitation afin d'en visualiser le contenu. Vous pouvez ensuite survoler le bouton « S'inscrire ici » ou l'hyperlien avec votre souris pour voir le lien utilisé.
Exemple d'un lien d'inscription ouvert :
https://www.lyyti.in/LE_NOM_DE_EVENT_ICI_numeros
ou
https://www.lyyti.in/%OPEN_ENROLLMENT_LINK%
Si vous n'êtes pas certain de l'apparence du lien, vous pouvez trouver l'URL d'ouverture spécifique à l'événement dans le menu de gauche, sous « Événement > Lien d'inscription ».
La différence entre le lien personnel et le lien ouvert est que le lien d'inscription personnel ne contient pas le nom de l'événement.
Comment puis-je supprimer les participants en double ?
Vous pouvez supprimer les doublons de deux manières : manuellement sur la page des participants ou via une importation Excel. Choisissez l'option qui vous convient le mieux. Dans les deux cas, tous les participants déjà inscrits et n'ayant pas réagi sont supprimés de la liste. Vous disposez ainsi d'une liste plus précise et/ou pouvez envoyer une invitation de rappel aux personnes concernées en fonction de leur statut.
Si vous prévoyez d'envoyer un rappel, veillez à supprimer les doublons juste avant d'envoyer la nouvelle invitation.
Outre la suppression des doublons n'ayant pas réagi, vous pouvez empêcher la même personne de s'inscrire deux fois au même événement. Dans cet exemple, un même participant peut figurer trois fois dans la liste des participants : inscrit, inscrit et pas de réaction. Dans ce cas, nous vous recommandons de supprimer le participant n'ayant pas réagi et de vérifier auprès du participant inscrit si l'une de ses inscriptions peut être supprimée. Il s'agit d'un paramètre distinct que vous pouvez activer sur la page d'inscription en modifiant la question de l'e-mail : « Éviter les doubles inscriptions ».
Supprimer manuellement les participants en double
- Accéder à la page Participants
- Sélectionner pour consulter tous les participants
- Trier les participants par ordre alphabétique en cliquant sur Adresse email afin d'afficher les doublons les uns au-dessus des autres
- Sélectionner page par page les doublons pas de réaction
- Cliquer sur le côté droit de la page : supprimer
Supprimer les doublons avec Excel
- Accédez aux rapports et créez un rapport de participants contenant uniquement les participants avec le statut Pas de réaction : Créer un rapport de participants / Rapport en ligne
- Exportez le rapport sur votre ordinateur
- Accédez à la page Participants et consultez les participants avec le statut Pas de réaction.
- Sélectionnez tous les participants n'ayant pas réagi et supprimez-les
- Importez le rapport de participants téléchargé avec les participants n'ayant pas réagi via Excel : Ajoutez des participants depuis Excel. Lors de l'importation, indiquez qu'un seul participant peut avoir la même adresse e-mail à l'événement. Ainsi, Lyyti supprimera automatiquement les participants n'ayant pas réagi déjà inscrits à l'événement lors de l'importation.
Correction du message d'invitation
Si vous souhaitez envoyer une invitation de rappel depuis l'événement, nous vous recommandons de la modifier afin d'éviter les doublons. Si vous n'avez pas besoin d'envoyer de rappel, vous pouvez ignorer cette étape.
Pour ajouter le lien personnel à l'invitation, copiez et modifiez l'invitation d'origine :
- Accédez à la Communication
- Copiez l'invitation envoyée
- Modifiez le message dans l'éditeur d'e-mails
-
Cliquez sur le bouton d'inscription ou supprimez l'hyperlien pour modifier le lien d'inscription.
Pour le bouton : Cliquez à droite de l'éditeur sous l'URL « Liens de personnalisation » et sélectionnez « Lien d'inscription personnel ».
Hyperlien : Placez votre souris à l'endroit où vous souhaitez placer le lien et cliquez sur le bouton « Liens de personnalisation » dans la boîte à outils noire/grise et sélectionnez « Lien d'inscription personnel »
- Enregistrer et fermer
- Vous pouvez effectuer un test d'envoi pour vérifier que le lien fonctionne correctement : Tester l'envoi d'un e-mail
Comment éviter les doublons de participants à l’avenir ?
Pour éviter les doublons, il est recommandé d'utiliser systématiquement le lien d'inscription personnel lors de l'envoi d'invitations via la messagerie Lyyti.
Si vous souhaitez inviter d'autres personnes à l'événement, vous pouvez ajouter un lien d'inscription ouvert à l'invitation, en plus du lien personnel, si l'invitation est susceptible d'être transmise. Dans ce cas, nous conseillons à la personne invitée de s'inscrire via son lien personnel et de partager le lien ouvert avec ses collègues ou amis.
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