Lyyti est en développement constant ainsi il est possible que votre vue dans Lyyti ne corresponde pas à 100% à ce qui est présenté dans cet article.

Cette fonctionnalité est incluse dans les offres de licences suivantes: Starter, Basic, Professional, Enterprise

 

 

Cet article vous aide à créer un événement en ligne avec Lyyti. Tout d'abord, vous devez créer un événement (voir instructions écrites et vidéo si besoin). 

 

En résumé : 

Pour organiser un événement en ligne avec Lyyti, indiquez que l'événement s'organise "en ligne" au début de la création de l'événement.

Ajoutez le lien générique de connexion au webinar dans Lyyti : la plateforme l'utilisera pour diriger les participants dans le webinar, mais attention : le lien à envoyer à vos participants n'est pas le lien générique, mais le lien personnel de connexion que Lyyti générera automatiquement. (Voir la partie "Lien personnel vers l'événement" de cet article)

Le lien personnel de connexion généré par Lyyti permet le suivi de présence de vos participants - le jour j leur statuts de présence seront mis à jour automatiquement et en temps réel !

 

Contenu de cet article :

• Compatibilité avec les logiciels webinar
• Créer un événement en ligne
• Communication
• Rejoindre un événement en ligne - participants
  • Lien personnel vers l'événement
  • Lien public (ouvert) vers l'événement
• Après l'événement 
• Video instructive

Compatibilité avec les logiciels webinar

Lyyti offre un outil de connexion générique qui peut être utilisé avec tout logiciel webinar/événement en ligne tant que le logiciel offre un lien générique de connexion à l'événement en ligne. Ce lien est utilisé par Lyyti pour générer un lien personnel à chaque participant, permettant le suivi de présence automatique des participants dans Lyyti. 

Voici une liste* des logiciels webinar les plus utilisés et leur compatibilité avec le connecteur Lyyti : 

Logiciel	Compatible avec le connecteur Lyyti ?	Plus d'informations
Adobe Connect	Oui	Adobe support
Demio	Oui	Demio support
Google Meet	Oui	Google support
GoToMeeting	Oui	GoToMeeting support
GoToWebinar	Oui, mais inscription par les participants requis par GoToWebinar	GoToWebinar support
MS Teams	Oui	MS Teams support
Skype for Business	Oui	Skype support
Zoom	Oui	How to create online events with Lyyti & Zoom (en anglais) Zoom support

*Liste non-exhaustive

Créer un événement en ligne

Démarrez la création de l'événement, puis dans "Informations sur l'événement", indiquez :

• que l'événement est organisé "en ligne" (ou hybride s'il est organisé à la fois en physique et en ligne).
• le lien générique de connexion au webinar 

 

 

Page d'inscription : vérifiez qu'il est clair pour les participants qu'il s'agit d'un événement en ligne, et comment ils vont se connecter à l'événement.

 

Page de remerciements : ajoutez la possibilité d'enregistrer l'événement dans l'agenda : les participants retrouveront leur lien de connexion personnel dans l'enregistrement calendrier. 

 

 

Email de confirmation : donnez les instructions au participant.

Le lien de connexion personnel au webinar se trouvera par défaut dans le message de confirmation.

Communication

Email

L'éditeur email de Lyyti vous aidera à envoyer les instructions à vos participants. Vous pouvez par exemple automatiser un message à tous les inscrits 30 minutes avant l'événement.

Pour créer votre message, vous pouvez par exemple utiliser le modèle (template) "Online Event" pour envoyer votre message. Ce modèle contient déjà un bouton contenant le lien de connexion au webinar, si vous avez indiqué le lien de connexion générique au début de l'événement dans "Informations sur l'événement". 

Si vous n'utilisez pas le modèle proposé par Lyyti, ajoutez le variable %PARTICIPANT_ONLINE_EVENT_LINK% sur un bouton de connexion dans votre message, et/ou dans le texte de votre message pour que le lien de connexion apparaisse.

 

Messages SMS

Vous pouvez également envoyer des messages SMS aux participants inscrits pour les notifier qu'ils ont reçu les instructions par email et/ou attacher le lien de connexion au webinar directement dans le SMS. Dans ce cas, veuillez noter que le lien de connexion est assez long, donc il peut consommer beaucoup de caractères dans votre SMS.

Le lien de connexion se trouvera dans le menu "Informations du participant" : 

 

Rejoindre l'événement en ligne - point de vue du participant

Lien personnel vers l'événement en ligne 💚

Après avoir ajouté le lien générique de votre webinar sur l'étape "Informations sur l'événement", Lyyti l'utilisera pour générer automatiquement les liens personnels de connexion de chaque participant. Ce lien personnel de connexion permet de tracer automatiquement la présence de vos participants le jour j. Le lien de connexion s'active automatiquement 1h avant l'événement.

Le lien personnel de connexion peut être trouvé dans :

1) Enregistrement agenda. Le lien de connexion personnel est automatiquement ajouté dans l'enregistrement agenda du participant, une fois que le lien générique est indiqué à Lyyti dans "Informations sur l'événement". 

2) Email de confirmation. Le lien de connexion personnel au webinar est par défaut affiché dans le message de confirmation. 

3) Emails et SMS de rappel. Créez vos messages de rappel dans la partie Communication. Pour envoyer le lien de connexion aux participants, utilisez le code de personnalisation %PARTICIPANT_ONLINE_EVENT_LINK% sur un bouton ou dans le texte pour qu'il se transformera en lien de connexion de chaque destinataire.

Statuts de participant requis pour rejoindre l'événement en ligne

Le lien de connexion personnel au webinar fonctionne uniquement pour les participants ayant un statut Inscrit ou Présent. 

Les participants avec un statut Pas de réaction, Décliné ou No show ne pourront pas accéder à l'événement en ligne via le lien de connexion : s'ils tentent de le faire, ils recevront une demande d'accéder d'abord à l'inscription pour rejoindre l'événement. Si l'inscription est toujours ouverte, et l'éventuelle capacité maximale de l'événement n'a pas été atteinte, le participant pourra s'inscrire, puis accéder à l'événement en ligne. 

 

Lien public (ouvert) vers l'événement en ligne

Le lien générique du webinar/événement en ligne doit être ajouté dans Lyyti ("Informations sur l'événement") pour que Lyyti génère les liens personnels de connexion à chaque participant, permettant le suivi des présences automatique. Mais ne communiquez pas directement le lien générique du webinar à vos participants : dans ce cas, Lyyti ne pourra pas suivre leur présence. 

Si vous ne souhaitez pas utiliser les liens personnels de connexion et tracer les présences automatiquement dans Lyyti, vous pouvez envoyer le lien de connexion générique à vos participants. 

 

Après l'événement

Le statut de vos participants changera "d'inscrit" à "présent" lorsqu'ils cliqueront sur le bouton "rejoindre l'événement" après avoir suivi leur lien personnel de connection. 

Puisque vous aurez une liste de vos participants présent, pourquoi ne pas leur demander leurs impressions sur votre événement avec l'EVS ? L'Experience Value Score Lyyti est une enquête de satisfaction envoyée automatiquement à la fin de votre événement aux participants qui ont le statut "présent".

Cette enquête EVS ne comprend qu'une seule question: "est-ce que cet événement valait mon temps consacré?". Cette question ne peut pas être modifiée, vous assurant ainsi des données comparables. Si votre licence le permet, vous pouvez également joindre un questionnaire de votre choix à cette enquête EVS, afin de collecter d'autres informations sur votre événement auprès de vos participants. Pour en savoir plus sur l'EVS, c'est par ici.

Video instructive