Jaa oikeuksia tapahtumaan

Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa. 

Voit Lyytissä jakaa tapahtuman omistajana oikeuksia myös muille Lyytin lisenssitunnuksille, jotta he pääsevät tarkastelemaan ja/tai muokkaamaan tapahtumaa. Tässä artikkelissa käydään läpi mitä eri oikeuksia toisille käyttäjille voidaan jakaa ja miten.

Lyyti-palvelulla voit myös tehdä ryhmätyötä kollegoidesi kanssa. Kun jaat oikeuksia tapahtumaasi toisille käyttäjille, pääsevät he käsittelemään tapahtumaa omilla Lyyti-tunnuksillaan. Voit jakaa oikeuksia yksittäiseen tapahtumaan tai asettaa automaattisen jaon kaikkiin tuleviin tapahtumiisi.

Katseluoikeuksia voit jakaa maksutta sekä toisille Lyyti-tunnuksille että mille tahansa muulle sähköpostiosoitteelle. Katseluoikeudet ovat kätevät, jos kollegasi haluaa seurata monen tapahtuman ilmoittautumistilannetta samanaikaisesti itse omasta Lyytistään. Yksittäisen tapahtuman osallistujalistan seuraamiseen suosittelemme ensisijaisesti online-raportteja. 
Huom. katseluoikeuksien jakaminen ei kuulu Starter-lisenssiin.

Muokkausoikeuksilla kollegasi pääse käsittelemään ja muokkaamaan tapahtumaa omilla Lyyti-tunnuksillaan. Muokkausoikeuksia voit jakaa maksutta toisille Lyyti-tunnuksille.

Muokkausoikeuksia kannattaa jakaa kollegoiden kesken esim. lomien ajaksi, jotta jokin yhteinen tapahtuma ei ole vain yhden Lyyti-käyttäjän tunnuksen ja salasanan takana.

Muokkausoikeuksilla henkilö voi: 

• Muokata perustietoja
• Lisätä ja muokata osallistujia
• Lähettää viestejä
• Muokata maksuja

Lyytin mobiilisovelluksen (android ja iOS) käyttöön riittää katseluoikeudet.

Jaa oikeuksia yksittäiseen tapahtumaan

Mene ensin jaettavaan tapahtumaan ja valitse vasemmasta pystyvalikosta Toiminnot: Jaa tapahtuma

1. Syötä sähköpostiosoite, jolle oikeuksia jaetaan. Jos ko. käyttäjä ei ole Lyytin lisenssikäyttäjä, hänelle voidaan jakaa vain katseluoikeudet tapahtumaan. 
   
   
2. Valitse kieli, jolla kollegasi käyttää Lyytiä. Jos henkilöllä on ennestään Lyyti-tunnus, kieli on valittu valmiiksi.
   
   

3. Valitse jaettavat käyttöoikeudet.

• Kaikki muokkausoikeudet: Käyttäjä pääsee kokonaisvaltaisesti mm. muokkaamaan tapahtumaa, osallistujatietoja, lähettämään viestejä ja luomaan raportteja. Voit jakaa muokkkausoikeudet vain lisenssikäyttäjälle. 
• Katseluoikeudet ja oikeus osallistujien sisäänkirjaamiseen: Käyttäjä pääsee vain tarkastelemaan tapahtuman ja osallistujien tietoja, muttei tekemään muutoksia. Katseluoikeuksilla voidaan muuttaa osallistujan tilaa eli kirjaamaan osallistuja sisään ainoastaan mobiilisovelluksella. 
• Valitse jaettavat oikeudet: Valitse yksitellen, mitä osioita käyttäjä saa muokata. Huom! Voit jakaa erikseen oikeuden kopioida tapahtuman, ilman että käyttäjälle tarvitsee antaa muokkausoikeuksia. Tämä koskee vain lisenssitunnuksia.
  
• 
  

Lopuksi tallenna. Henkilölle lähtee tuolloin automaattinen sähköposti siitä, että hänelle on jaettu tapahtuma. Jos hänellä ei ole ennestään Lyyti-käyttäjätunnusta, saa hän samalla myös salasanan ja kirjautumisohjeet palveluun. 

Jaa automaattisesti oikeudet tuleviin tapahtumiisi

Aktivoi automaattinen jako Lyytin yläreunasta Omat tiedot -osiossa. Huomaa, että jako vaikuttaa vain uusiin tapahtumiin, eli jo luotuihin tapahtumiin asetus ei vaikuta. Jo luotuihin tapahtumiin voit jakaa oikeuksia yksitellen (ohje yllä).

Klikkaa Muokkaa -tekstiä kohdassa Tapahtumat jaetaan automaattisesti seuraaville käyttäjille: 

Näet listauksen yrityksesi muista Lyyti-käyttäjistä. Raksi kullekin henkilölle ne katselu- ja muokkausoikeudet, jotka haluat jaettavan. Huom.! Jaa myös katseluoikeudet aina, kun jaat muokkausoikeudet. Tallenna.

Milloin asiakkaamme käyttävät tapahtuman jakamista?

1. Ilmoittautumisia otetaan vastaan puhelimella. Yrityksessä on otettu tunnukset myös puhelinilmoittautumisia vastaanottaville henkilöille. Kun uusi tapahtuma luodaan, jaetaan heille myös Osallistujat-muokkausoikeus, jolloin he voivat lisätä osallistujia yksitellen. He eivät kuitenkaan pääse vahingossakaan muuttamaan tapahtuman tietoja. Koska jokaisella on jo olemassa oma käyttäjätunnus, heille voidaan jakaa muokkausoikeudet tapahtumaan.
   
   
2. Kaksi kollegaa järjestää kaikki tapahtumat yhdessä. Molemmilla kannattaa olla tunnukset ja tapahtumat jaetaan aina toiselle täysin muokkausoikeuksin. Näin molemmat voivat muokata tapahtumia ja ovat aina ajan tasalla.
   
   
3. Tapahtuman raporttien jakaminen katseluoikeuksilla vai raporttilinkin jakaminen? Raporttien jakamista katseluoikeuksilla kannattaa käyttää silloin, kun tarvitaan useampia tietoja tai et etukäteen tiedä, mitä tietoja yhteistyökumppani tarvitsee; esimerkiksi jos järjestät tapahtuman hotellilla, joka huolehtii niin majoituksesta, ruokailuista kuin ohjelmastakin. Katseluoikeuksilla hotellin yhteyshenkilö voi itse ottaa tarvitsemansa raportit. Raporttilinkkiä puolestaan kannattaa käyttää yksittäisten tietojen välittämiseen, jos eri henkilöt hoitavat eri asioita.
   
   
4. Kansainvälinen tapahtuma, jonka kaksi yhteistyökumppania haluavat olla aina ajan tasalla. Toinen yhteistyökumppani luo tapahtuman ja jakaa toiselle katseluoikeudet. Näin nämä näkevät aina tapahtuman tiedot ja voivat ottaa tarvittavia raportteja. Tämä tapa on erittäin suositeltava, jos esimerkiksi hotellilla tai ohjelman järjestäjällä on suuri vastuu tapahtuman toteutuksessa.