Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa.
Toiminto sisältyy seuraaviin lisensseihin: Starter, Basic, Professional ja Enterprise.
Tässä artikkelissa kerrotaan, miten Lyytissä luodaan osallistujaraportti. Raportti toimii joko online-raporttina tai sen voi tallentaa excel-muodossa koneelle. Online-osallistujaraportin kautta voit seurata reaaliajassa esimerkiksi tapahtuman ilmoittautumisten tilannetta.
Artikkeli sisältää seuraavat osiot:
Osallistujaraportin luominen
Osallistujaraportti on kätevä tapa jakaa tietoa tapahtumasi osallistujista esimerkiksi kollegoillesi tai yhteistyökumppaneille. Online-muotoisen raportin voi jakaa kätevästi välittämällä raportin linkin. Online-raportti näyttää aina ajantasaisen tiedon, kun raporttisivu avataan uudelleen tai sivu päivitetään. Erillistä kirjautumista Lyytiin ei tarvita eli online-raporttia voi tarkastella kuka tahansa, jolle linkki on välitetty.
Voit luoda tarvitsemasi online-raportit samalla, kun luot tapahtuman Lyytiin, sillä osallistujatiedot päivittyvät raportteihin sitä mukaan, kun ilmoittautumisia tulee Lyytiin. Huomaathan, että koneelle vietyyn excel-muotoiseen raporttiin osallistujatiedot eivät päivity automaattisesti.
Osallistujatietojen valitseminen raportille
Klikkaa Lyytin vasemmassa pystyvalikossa kohdan Raportit alta Luo osallistujaraportti.
- Valitse haluamasi tiedot raporttiin. Valittavissasi on:
- Kaikki ilmoittautumissivulla kysytyt kysymykset
- Muita ilmoittautumiseen ja osallistujaan liittyviä tietoja
- Valitse, minkä tiedon mukaan raportti järjestetään, esim. nimi, ilmoittautumisajankohta tai tila
- Tarvittaessa suodata raportti, esim. "vain työpajaan 2 osallistuvat" (ks. ohje raportin suodatukseen)
- Sivun alareunassa voit valita, ketkä osallistujat raportille valitaan. Voit valita osallistujat tilan perusteella, vain jonotuslistalla olevat henkilöt tai kaikki osallistujat. Ryhmäilmoittautumisessa on lisäksi vaihtoehtona valita raportille vain ryhmän yhteyshenkilöt. Klikkaa lopuksi alta Luo raportti.
Raportin luomisen jälkeen näet kuvassa näkyvät vaihtoehdot. Kikkaa Luo online-raportti:
Lue lisää excel-muotoisen raportin luomisesta täältä.
Online-raportin perustiedot
- Anna raportille jokin kuvaava nimi, esim. Ilmoittautuneet. Nimi näkyy vain sinulle Raportit -sivulla.
- Määritä mihin asti raportti on voimassa. Oletuksena raportti vanhenee seitsemän päivää tapahtuman päättymisen jälkeen.
- Tapahtuman perustiedoista selviää, mihin tapahtumaan tiedot kuuluvat.
- Voit sallia raportin lataamisen Exceliin erillisestä painikkeesta.
- Voit suojata raportin salasanalla. Tätä harvoin tarvitaan, sillä raportin osoite on pitkä jono kirjaimia ja numeroita, eikä sitä voi mitenkään arvata.
- Raportin kuvaus. Voit esimerkiksi tarkentaa, mitä raportti sisältää tai antaa kollegalle/yhteistyökumppanille lisätietoja.
Lopuksi klikkaa Luo raportti sivun oikeasta alareunasta.
7. Raportin otsikoksi tulee automaattisesti: "Online-raportti: [tapahtuman nimi]"
8. Kun raportin tiedot eivät enää muutu eli esimerkiksi ilmoittautuminen on jo päättynyt, voit tarvittaessa avata raportin jatkokäsittelyä varten Exceliin tai avata PDF-muotoisen listauksen, jossa yhdellä sivulla on aina vain yhden osallistujan tiedot koottuna (huom. painikkeet voi tarvittaessa piilottaa online-raportin asetuksista, ks. yllä kohta 4).
9. Online-raportti näyttää aina ajantasaiset kun online-raportti avataan tai sivu päivitetään. Voit halutessasi järjestää listan uudelleen haluamasi tiedon mukaan klikkaamalla sarakeotsikkoa.
Lyyti luo raportille osoitelinkin, jonka voit kopioida ja välittää esim. kollegallesi tai tallentaa selaimesi kirjanmerkkeihin. Kun linkkiä klikataan, raportti aukeaa internet-selaimeen. Online-raportista voi tarkastella tapahtuman ajantasaisia tietoja ilman, että kirjautuu Lyytiin.
Raportit-sivu
Vasemmassa pystyvalikossa Raportit -sivulla näet kaikki ko. tapahtumaan luomasi osallistuja-raportit.
- Raportin osoite avautuu suoraan kopioitavaan muotoon (ks. kuva alla).
- Raportin nimeä klikkaamalla pääset tarkastelemaan raporttia selaimessa.
- Raportin tyypillä tarkoitetaan, minkä tilan osallistujista (ilmoittautuneet, estyneet..), yhteyshenkilöistä/ilmoittajista vai jonolistalaisista raportti on otettu.
- Vanheneminen-sarake näyttää, milloin online-raportin linkki lakkaa toimimasta. Raportti säilyy kuitenkin aina Lyytissä ja on aktivoitavissa uudelleen.
- Aktiivinen-sarakkeesta näet, onko online-raportti käytössä vai ei.
- Kynäikonista pääset muokkaamaan online-raporttia. Voit tarvittaessa muuttaa raportin nimeä ja tyyppiä tai vanhenemisajankohtaa, poistaa raportin käytöstä tai aktivoida sen uudelleen tai valita lisää tietoja näytettäväksi raportissa. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, tallenna.
Huom! Raportin suodatuksia ei pysty jälkikäteen muokkaamaan, vaan silloin on tehtävä uusi raportti.
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.