Kun tapahtumasi ilmoittautumisprosessi on valmis, on aika päättää, ilmoittaudutaanko tapahtumaan avointa vai henkilökohtaista linkkiä pitkin. Avoimen linkin voit laittaa mihin tahansa omaan kutsukanavaasi, kun taas henkilökohtainen linkki tarkoittaa Lyytistä lähetettävää sähköpostikutsua, johon liitetään henkilökohtainen linkki.

Avoin linkki

Avoin linkki (muotoa www.lyyti.in/tapahtuman_nimi_1234) voidaan lähettää mitä tahansa perinteistä kutsukanavaa pitkin:

• omasta sähköpostista asiakasrekisterille
• Outlookin ryhmälle
• voidaan laittaa nettisivuille tai printtimainokseen
• Osallistuja voi jakaa avointa linkkiä eteenpäin ja sitä pitkin voi ilmoittautua niin monta henkilöä, kuin tapahtuman maksimiosallistujamäärä on.

Milloin on hyvä käyttää avointa linkkiä?

Käytä avointa linkkiä silloin, kun kutsukanavana ei ole Lyyti, kun kutsua voidaan kierrättää ja lähettää eteenpäin tai jos et tiedä, ketkä kaikki tapahtumaasi saattavat ilmoittautua (esim. konsertti tai muu yleisölle avoin tapahtuma).

Huomaa, että Lyytistä ei saa lähettää henkilökohtaisia kutsulinkkejä ostetuille rekistereille, joten jos käytät ostolistoja, on kutsu lähetettävä muuten kuin Lyytistä ja tällöin myös avoin linkki on ainoa oikea vaihtoehto.

 Lisää avoimesta linkistä täällä.

Tuplailmoittautumiset?

Avoin linkki ei tunnista, jos sama henkilö ilmoittautuu monta kertaa. Joissain tapahtumissa tästä on hyötyä, sillä esim. kaksi lasta voidaan ilmoittaa kesäleirille samalla äidin sähköpostiosoitteella. Tarvittaessa voit määrittää, että samalla sähköpostiosoitteella voi ilmoittautua vain kerran (ohje). Lyytiin etukäteen tuodut osallistujat pysyvät ei-reagoineina, jos he ilmoittautuvat avoimen ilmoittautumislinkin kautta. 

Muistutukset?

Avoin linkki ei salli kohdennettua muistutusta niille, jotka eivät ole reagoineet ensimmäiseen kutsuun, sillä Lyyti ei tiedä, kenelle kaikille kutsu on lähetetty.  

Henkilökohtainen linkki

Jos kutsulista on tarkkaan rajattu, tai haluat seurata sitä ketkä ovat jo ilmoittautuneet ja ketkä eivät vielä ole reagoineet, on henkilökohtainen ilmoittautumsilinkki paras vaihtoehto. Tällöin kutsulista tuodaan Lyytiin (esim. Excelistä) ja Lyytistä lähetetään sähköposti, jossa on kutsuttavan henkilökohtainen ilmoittautumislinkki.

Milloin on hyvä käyttää henkilökohtaista linkkiä?

• Kun tiedät tarkalleen, kenet haluat kutsua eikä kukaan muu kuin kutsuttu saa ilmoittautua
• Kaikki Lyytin tuomasi tiedot kutsuttavista esim. etunimi, sukunimi ja organisaatio, ovat valmiina täytettynä osallistujan ilmoittautumislomakkeella.
• Ilmoittautuja ei voi vaihtaa itse omaa sähköpostiosoitettaan. Näin ollen kyseistä linkkiä pitkin ei voi ilmoittautua kukaan toinen henkilö. Tätä kannattaa korostaa kutsusähköpostissa, eli mainita, että kutsu on henkilökohtainen, eikä sitä voi jakaa.
• Tarvittaessa voit estää myös etu- ja sukunimen muokkaamisen ilmoittautumisen jälkeen (ota kysymyksestä pois valinta "Osallistuja saa muokata vastausta vahvistuksen jälkeen").
• Kun kutsuttu ilmoittautuu henkilökohtaista linkkiään pitkin, hänen tilansa Lyytissä muuttuu ei-reagoineesta ilmoittautuneeksi.

Tutustu henkilökohtaisten kutsujen lähettämiseen paremmin tästä. 

Huomaa, että ryhmäilmoittautumisessa voit tuoda Excelistä Lyytiin vain ryhmän yhteyshenkilöitä.

Muistutukset?

Koska henkilökohtaisia linkkejä käytettäessä kutsulista tuodaan Lyytiin, Lyyti tietää myös, ketkä eivät ole vielä reagoineet kutsuusi ja voit kohdentaa muistutuksen vain heille. Henkilö voi myös ilmoittaa esteestä jo kutsun yhteydessä, jolloin hänelle ei lähde turhaan muistutuksia tai muuta tapahtumaan liittyvää viestintää.

Ohjeen ryhmäilmoittautumisessa ei-reagoineiden yhteyshenkilöiden muistuttamiseen löydät täältä.

Vinkki! 

Voit käyttää molempia linkkejä myös yhdessä. Jos sinulla on kutsulista, mutta kutsutut saavat tuoda mukanaan myös listan ulkopuolelta väkeä, lähetä sähköpostikutsu Lyytistä ja lisää siihen sekä henkilökohtainen linkki (Osallistujan tiedot -alasvetovalikosta viestinkirjoituksessa) että avoin linkki (Tapahtuman tiedot -alasvetovalikosta viestinkirjoituksessa). Lisää ideoita ilmoittautumislinkkeihin täällä.