Notera att Lyyti utvecklas hela tiden, och din vy kanske inte alltid matchar 100% med hur vyn ser ut i artikeln.

Har du skickat en inbjudan via Lyyti och nu har du problem med dubbla deltagare i evenemanget, eller skickade du precis en påminnelse till dem som inte reagerat men det verkar som att även personer som redan är registrerade fick påminnelsen?

Ingen fara! Den här artikeln förklarar logiken bakom varför dubbla deltagare kan dyka upp i ditt evenemang och hur du kan lösa situationen framöver.

Artikeln innehåller följande sektioner:

• Varför har jag dubbla deltagare i mitt evenemang?
  • Att använda den öppna anmälningslänken i inbjudningar
  • Att använda den personliga anmälningslänken i inbjudningar
  • Hur vet jag om jag har använt den öppna länken i min inbjudan?
• Hur kan jag ta bort dubbla deltagare?
  • Ta bort dubblettdeltagare manuellt
  • Ta bort dubblettdeltagare med hjälp av excel
• Korrigera inbjudningsmeddelandet
• Hur kan jag förhindra dubblettdeltagare i framtiden?

Varför har jag dubbla deltagare i mitt evenemang?

Den vanligaste anledningen till att dubbla deltagare dyker upp i deltagarlistan i Lyyti-evenemang är att den öppna anmälningslänken har använts i stället för den personliga länken i inbjudningsmejlet.

I Lyyti finns det två olika sätt att anmäla sig:

1. Den öppna anmälningslänken = alla som har länken kan anmäla sig. Denna länk skapar alltid en ny deltagare i listan.

2. Den personliga anmälningslänken = endast inbjudna gäster kan anmäla sig. Denna länk uppdaterar befintliga deltagare i listan.

Läs mer om skillnaderna mellan länkarna här: Öppen eller personlig anmälningslänk?

Vi rekommenderar alltid att använda den personliga anmälningslänken i evenemang där inbjudan skickas via Lyytis kommunikationsverktyg, för att undvika dubbletter.

Den öppna länken är avsedd att användas exempelvis i sociala medier eller på webbplatser, eftersom vem som helst med länken kan anmäla sig till evenemanget. När en deltagare anmäler sig via den öppna länken skapas en ny deltagare i evenemanget med statusen ”anmäld”.

Att använda den öppna anmälningslänken i inbjudningar

When the open link is used in the invitation you would first need to import the participants to the event as "not reacted" in order to select them as recipients of the invitation. Then when the invitation is sent with the open registration link, and the participant registers, a new participant is created in addition to the already imported not reacted participant. The end result is that you will have the same name and email twice on the participants page :

• registered participant > registration through the open link
• not reacted participant > imported participant 

Att använda den personliga anmälningslänken i inbjudningar

Om du istället använder den personliga anmälningslänken, kommer den importerade deltagaren med status inte reagerat att öppna inbjudan och sedan gå vidare till anmälningssidan där deras e-postadress redan är ifylld. De fyller i resten av formuläret och anmäler sig till evenemanget.

Tekniskt sett ändras då deltagarens status från Inte reagerat till Anmäld, och ingen dubblett skapas.

• Inte reagerat (importerad) → Anmäld

På detta sätt får du en korrekt lista över deltagare som ännu inte har anmält sig, och du kan skicka en påminnelseinbjudan endast till dem.

Kom ihåg att den personliga anmälningslänken verkligen är personlig, vilket innebär att alla som får tillgång till en deltagares personliga länk kan se deras personliga information. Det är därför en bra idé att informera deltagarna om detta, för att undvika att de vidarebefordrar inbjudan till andra.

Hur vet jag om jag har använt den öppna länken i min inbjudan?

För att kontrollera vilken länk som har använts i inbjudan rekommenderar vi att du går till kommunikation i Lyyti och öppnar inbjudningsmeddelandet, så att du kan se innehållet i meddelandet.

Därefter kan du hålla muspekaren över knappen "Anmäl dig här" eller över hyperlänken för att se vilken länk som har använts.

Exempel på öppen anmälningslänk:

https://www.lyyti.in/THE_EVENT_NAME_HERE_numbers

eller

https://www.lyyti.in/%OPEN_ENROLLMENT_LINK%  

Du kan hitta den evenemangsspecifika öppna URL-adressen under Evenemang > Anmälningslänk i vänstermenyn om du är osäker på hur länken ska se ut.

Den personliga anmälningslänken innehåller inte evenemangsnamnet, och det är skillnaden mellan den personliga och den öppna länken.

Hur kan jag ta bort dubbla deltagare?

Du kan ta bort dubbletter på två olika sätt: manuellt på deltagarsidan eller med hjälp av Excel-import. Du kan välja det alternativ som du känner dig mest bekväm med. Målet med båda metoderna är att alla Inte reagerat-deltagare som redan är registrerade tas bort från listan, så att du får en mer korrekt lista och/eller kan skicka påminnelseinbjudan till rätt personer enligt deras status.

Om du planerar att skicka en påminnelse, se till att du tar bort dubbletterna precis innan du skickar ut den nya inbjudan.

Utöver att ta bort Inte reagerat-dubbletter kan du även förhindra att samma person registrerar sig två gånger till samma evenemang. I detta exempel kan samma deltagare finnas med tre gånger i deltagarlistan: registrerad, registrerad och inte reagerat. I sådana fall rekommenderar vi att du tar bort den Inte reagerat-deltagaren och kontrollerar med de registrerade om någon av deras registreringar kan tas bort.

Detta är en separat inställning som du kan aktivera på anmälningssidan genom att redigera e-postfrågan: Förhindra dubbla registreringar.

Ta bort dubblettdeltagare manuellt

1. Gå till Deltagaresidan

2. Välj att visa alla deltagare

3. Sortera deltagarna i alfabetisk ordning genom att klicka på rubriken för e-postadress, så att dubbletterna hamnar ovanför varandra

4. Markera en sida i taget de dubblettdeltagare som har status Inte reagerat

5. Klicka på Ta bort längst till höger på sidan

Ta bort dubblettdeltagare med hjälp av excel

1. Gå till Rapporter och skapa en deltagarrapport med endast Inte reagerade-deltagare:
   Skapa deltagarrapport / onlinerapport

2. Exportera rapporten till din dator

3. Gå till Deltagarsidan och visa deltagare med status Inte reagerat

4. Markera alla Inte reagerat-deltagare och ta bort dem

5. Importera den exporterade deltagarrapporten via Excel:
   Lägg till deltagare från Excel
   När du importerar, välj inställningen att det bara får finnas en deltagare med samma e-postadress i evenemanget. På så sätt kommer Lyyti automatiskt att utesluta de Inte reagerade-deltagare som redan är registrerade, under importen.

Korrigera inbjudningsmeddelandet

Om du vill skicka en påminnelseinbjudan från evenemanget rekommenderar vi att du redigerar inbjudan för att undvika att nya dubblettdeltagare skapas.
Om du inte behöver skicka några påminnelser kan du hoppa över detta steg.

För att lägga till den personliga länken i inbjudan måste den ursprungliga inbjudan kopieras och redigeras:

1. Gå till Kommunikation

2. Kopiera den skickade inbjudan

3. Redigera meddelandet i e-postredigeraren

4. Klicka på anmälningsknappen eller ta bort hyperlänken för att kunna ändra anmälningslänken
   
   För knappen: Klicka på höger sida i redigeraren under fältet URL på "Personaliseringslänkar" och välj "Personlig anmälningslänk".
   
   
   Hyperlänk: Placera muspekaren där du vill att länken ska infogas och klicka på knappen "Personaliseringslänkar" i den svart/grå verktygsraden. Välj sedan "Personlig anmälningslänk".
   

5. Spara och stäng

6. Du kan göra ett testsändning för att se att länken fungerar som den ska: Testutskick

Hur kan jag förhindra dubblettdeltagare i framtiden?

För att förhindra dubblettdeltagare i framtiden rekommenderar vi att du alltid använder den personliga anmälningslänken när du skickar inbjudningar via Lyytis meddelandeverktyg.

Om du behöver ge möjlighet att även bjuda in andra till evenemanget kan den öppna anmälningslänken läggas till i inbjudan i tillägg till den personliga länken, om det är meningen att inbjudan ska kunna vidarebefordras till andra. Men även i dessa fall rekommenderar vi att du instruerar den inbjudne att registrera sig via den personliga länken, och att de delar en separat länk med sina kollegor eller vänner.