Skapa online-evenemang i Lyyti

Notera att Lyyti utvecklas hela tiden, och din vy kanske inte alltid matchar 100% med hur vyn ser ut i artikeln.

Funktionen är inkluderad i följande licenspaket: Starter, Basic, Professional, Enterprise

I den här artikeln hittar du råd för hur du skapar ett online-event. Först skapar du ett event. Du hittar en kort video på att skapa event här. 

Den här artikeln berättar om: 

• kompatibilitet med online/webbinar programvaror

• att skapa ett online evenemang

• kommunikation

• online-evenemangslänken till deltagare

  • personlig länk till online-evenemanget

  • öppen länk till online-evenemanget

• efter evenemanget

Kompatibilitet med online/webbinar programvaror

Lyyti erbjuder ett generiskt anslutningsverktyg som kan användas med vilket som helst online/webbinar program ifall programmet erbjuder en generisk/öppen länk för att delta i online-evenemanget. Länken används för att skapa ett personligt online-evenemangslänk för varje deltagare så att informationen på en närvarande deltagare sparas automatiskt i Lyyti. 

Här nedan hittar du en lista på de mest använda online-evenemangverktyg som kan användas tillsammans med Lyytis online-evenemangfunktion. Ifall programvaran som används för online-evenemang inte finns med på listan, är den troligtvis ändå kompatibel med Lyyti. Det som krävs är att du kan skapa en öppen länk till online-evenemanget och att mängden deltagare i evenemanget inte överskrider den mängd deltagare som du har planerat ta in på evenemanget: 

Skapa ett online-evenemang i Lyyti

Skapa evenemanget i Lyyti helt normalt. Det finns några saker som kräver extra fokus: 

• På sidan Evenemangsinformation:

  1. Välj evenemangets platstyp: 

     • Online för evenemang som ordnas online

     • Hybrid för evenemang som ordnas både fysisk & online

  2. Tillsätt Länk till online event: generisk link till ett online möte/webbinar

  3. Text som visas: Den text som visas för deltagarna istället för URL-adressen
     

• Inställningar-sidan: Ifall du skapar ett hybrid-evenemang lönar det sig att använda deltagartyper för att kunna skilja åt de som deltar på plats från de som deltar online. Du kan ställa in kapacitet för de olika deltagartyperna och vid behov aktivera kölistan

• Anmälningssidan: Skapa sidan som för vilket som helst annat evenemang men kom ihåg att tydligt berätta åt deltagaren att det är frågan om ett online-evenemang. Använd Anmälningssidans inledningstext för detta ändamål

• Tacksidan: Lägg till möjligheten att välja Spara i kalender så att deltagarna kan delta i online-evenemanget direkt via kalendermarkeringen

• Bekräftelsesidan:

  • Skriv instruktioner i bekräftelsemeddelandets textruta där du berättar hur deltagaren kan delta i online-evenemanget

  • Tillsätt en link till online-evenemanget med att först välja Deltagarinformation och sedan välj Länk till online-event

Kommunikation

E-post: 
Med Lyytis kommunikationsverktyg kan du skapa e-post, där du sänder anvisningar på hur deltagaren ska delta i online-eventet. Du väljer mottagare enligt status (=anmälda). Du kan använda den färdiga e-postmallen för online-event som ett grund för dina meddelanden. 
Standardknappen som finns i e-postmallen för att delta i evenemang innehåller en länk till online-evenemanget ifall du har lagt till länken på sidan för Evenemangsinformation. Du kan också hitta länken i personifieringsmenyn för redigeringsverktyget. 

I meddelandet kan du dela tips på hur man gör ett lyckat online-event, t.ex. så här: 

Tips för ett bra online-event: 

1. Kom på plats minst 10 minuter före seminariet börjar, så du har tid att checka att allting fungerar

2. Använd mikrofonen med hörlurar och lägg mikrofonen på ljudlös när du inte pratar. Så här ser du till att inte onödiga ljud stör andra deltagare

3. Om du har frågor, kan du fråga rakt i Q&A-delen uppe i hörnet

4. Osv. 

Textmeddelanden: 
Det är möjligt att sända SMS utskick via Lyyti. Du kan exempelvis skicka ett SMS där du meddelar att personen har nu fått ett e-post. OBS! Länken till online-evenemang är oftast lång och personifieringskoden visar inte hela längden på den egentliga länken som skickas ut. 
Online-evenemangets personifieringskod hittas under menyn för Deltagarinformation. 

Online-evenemangslänken till deltagare

Då öppna länken till online-evenemanget sätts till Evenemangsinformationssidan till Länk till online event skapar Lyyti personliga deltagarlänkar för varje deltagare i evenemanget. Den personliga länken finns då tillgänglig:  

1. På tacksidan, där deltagaren kan spara evenemanget som en  kalendermarkering

2. Bekräftelsemeddelande. Du kan välja ifall du vill visa eller dölja länken via Deltagarinformation

3. E-post och textmeddelande. Använd personifieringar för att skapa personliga meddelanden
   
   
   

Ifall evenemanget börjar om mindre än en timme kan deltagaren delta i online-evenemanget med att trycka på knappen Delta i event. Ifall det är en längre tid till evenemangets början är länken inaktiv och deltagaren ser ett meddelande om när länken öppnas.

Deltagarens Delta i event-funktion

Deltagaren kan delta i online-evenemanget en timme före själva evenemangets början. Då deltagaren klickar på Länk till online-event antingen via kalendermarkeringen eller (bekräftelse)meddelandet så kommer hen till deltagarens personliga sida för att delta i evenemanget. Med att trycka på Delta i evenemanget-knappen förflyttas deltagaren till online-evenemanget och deltagarens status i Lyyti uppdateras till Närvarande.

Deltagarstatusar som kan delta i ett online-evenemang

Personliga länkar för online-evenemang fungerar endast för deltagare med status Anmäld eller Närvarande. Deltagare med status Inte reagerat, Förhindrad eller No show kan inte delta online-evenemanget via sin personliga online-evenemangslänk. Ifall de försöker göra detta får de en notis om att de ska göra anmälningen till evenemanget via personliga anmälningslänken (ifall anmälningen ännu är öppen och det finns platser i evenemanget). Ifall anmälan inte är öppen ser de det vanliga felmeddelandet på anmälningssidan. 

Öppen länk till online-evenemanget

Använd online-evenemangets / webbinarprogrammets egen öppen länk som hyperlänk i kommunikation i Lyyti, i sändelser från ditt eget e-postsystem eller dela hyperlänken på företagets intranet. Ifall du inte vill använda en personlig länk till online-evenemanget går det riktigt bra att använda den öppna länken. 
Ifall deltagarna deltar i online-evenemanget med en öppen länk kan inte Lyyti veta vem som har deltagit i evenemanget. Du kan i så fall registrera deltagarna in som Närvarande manuellt antingen via Lyyti-evenemangets Deltagare-sida eller med hjälp av mobilappen. Kom ihåg att du kan registrera deltagare med mobilappen även utan en QR-kod.   

Efter evenemanget

När dina deltagare har klickat på Delta i evenemanget-knappen och deras status ändras från registrerad till närvarande, är detta ett bra tillfälle att kolla vad de tyckte om ditt evenemang. Lyytis Experience Value Score eller EVS-enkäten skickas iväg automatiskt till de deltagare som har status Närvarande när ditt evenemang tar slut. Läs mera om EVS här.