Inhibera ditt avgiftsbelagda evenemang

Notera att Lyyti utvecklas hela tiden, och din vy kanske inte alltid matchar 100% med hur vyn ser ut i artikeln.

Funktionen är inkluderad i följande licenspaket: Basic, Professional, Enterprise

Denna artikel är lång och innehåller mycket information. Det är dock viktigt att du läser igenom hela artikeln för att få en helhetsbild av hur du bäst går tillväga.

Först och främst: stäng av anmälan till ditt evenemang. 

Det snabbaste sättet att stänga av anmälan är att definiera anmälningstiden i det förflutna, t.ex. en månad bakåt. Det gör du på sidan Evenemangsinformation. Härmed kan ingen längre anmäla sig till ditt evenemang.

Du kan även redigera texterna som syns på anmälningssidan, ifall någon klickar på anmälningslänken. Du kan redigera texterna via menyn till vänster -> Funktioner -> Aviseringar -> Meddelande på anmälningssidan, om anmälan har avslutats. 

Ifall evenemanget är synligt i en kalender eller på en hemsida, se till att ta bort dem. Du kan också ändra namnet på evenemanget, så att du lägger till AVBOKAD/CANCELLERAD efter det ursprungliga namnet. 

Kom ihåg att inaktivera EVS-funktionen i evenemanget så att EVS-enkäten inte skickas ut då evenemanget slutdatum passerats. Du kan läsa mera om EVS-funktionen här: Experience Value Score (EVS). 

Ifall ditt evenemang inte är avgiftsbelagt, kan du läsa igenom den här artikeln om hur du inhiberar evenemang. 

Ifall ditt evenemang är avgiftsbelagt och deltagarna redan har betalat för sitt deltagande, sker återbetalning utgående från de villkor du möjligtvis definierat för avbokning. 

Ifall du definierat villkor för avbokning, enligt vilka deltagaren inte är berättigad till återbetalning, kan du ty dig till artikeln om inhibering av evenemang. Ifall du inte definierat några villkor för avbokning och nu behöver återbetala pengar till dina deltagare, hittar du anvisningar nedan.

Återbetalning enligt betalningsmetod:

Finska internetbanker:

Om du samlar in nätbankbetalningar via Paytrail, kan du be Lyytis kundtjänst återbetala betalningarna. Kontakta då kundtjänsten via e-post help(a)lyyti.com. Återbetalningarna debiteras enligt gällande prislista. Provisionskostnader som arrangören betalar, återbetalas inte till arrangören.
Återbetalningar för andra summor än hela betalningen är inte möjliga i Lyyti.
Det finns vissa fall då återbetalningar av nätbankbetalningar inte är möjliga. Se den här artikeln för mer information: Paytrail-återbetalningar.

Om du vill (och det är OK för deltagaren), kan du även återbetala betalningen direkt till deltagarens konto.  

Du kan använda ditt Lyyti-evenemang för att samla upp kontonummer för återbetalning. 

Anvisningar till detta: 

• Ifall du vill gömma de frågor på anmälningssidan som i nuläget är irrelevanta (har inget med återbetalningen att göra) kan du göra det genom att redigera frågan via pennikonen, och välja att ta bort alla språkval från inställningen “Vem kan se denna fråga? -> Enligt anmälningssidans språk”. På detta sätt syns frågan inte längre till deltagaren, men alla svar finns fortfarande kvar och inget raderas från Lyyti. Gör det här skilt för varje fråga du vill gömma. 
  
  (I detta skede funderar du kanske varför du behöver använda samma evenemang eller gömma en massa frågor. För det första är det lättare för dig att använda samma evenemang, då du kan använda den personliga anmälningslänken i meddelandet du skickar via Kommunikation. Dessutom slipper du överföra deltagare från ett evenemang till ett annat eller trixa med excel-listor på deltagare. Det är inget som tvingar dig gömma frågorna, men sidan blir helt enkelt mer lättläst för deltagaren då du inte har så många frågor framme.) 
  
  
• Lägg till en fråga på anmälningssidan, t.ex. ett öppet textfält och be deltagaren fylla i sina IBAN & BIC kontouppgifter. Det är upp till dig ifall du vill ha svaret i ett svarsfält eller två. 
• Kommunicera till dina deltagare om att eventet har inhiberats och lägg till den personliga anmälningslänken i meddelandet, så att deltagaren kan fylla i sina kontouppgifter på anmälningssidan. Eftersom du redan stängt anmälan, gå in på Evenemangsinformation-sidan och kryssa i Deadline för ändring av uppgifter och avbokning av anmälan -> Ange separata deadlines. Ange deadline för anmälan så att den är i det förflutna. På det här sättet kan ingen anmäla sig till evenemanget som ny deltagare, medan de som redan anmält sig fortfarande kan redigera sina uppgifter. 
• Ifall du anger en deadline för anmälan av kontouppgifter för återbetalning, kom då ihåg att kommunicera detta till dina deltagare. Påminn även dem som ännu inte angett sina kontouppgifter. I kommunikationsverktyget kan du sedan filtrera mottagarna t.ex. så att mejlet skickas endast till dem som ännu inte svarat på kontouppgiftsfrågan. När deadlinen gått ut, kan deltagarna inte redigera sina uppgifter längre. 

Lyytis kundtjänst hjälper gärna till med vilket som helst av dessa steg ifall det känns krångligt :)
Vi har öppet enligt normalt, dvs. kl. 9-18 UTC +2 :)

Ifall pengarna ännu inte överförts till ert konto, rekommenderar vi att ni avvaktar och väntar på överföringen. Det lönar sig att upprätthålla kontakten till deltagarna och ge dem aktuell information om var deras pengar är och när de kan förvänta sin återbetalning.  

Lyyti kan tyvärr inte återbetala de provisioner som dragits av betalningarna, eftersom de finansiella tjänster vi erbjuder även medför kostnader för oss. Dessa kostnader är redan betalda och kan inte återkrävas. 

Kreditkortsbetalningar: 

Enligt konsumentlagen (i Finland) kan arrangören återbetala en kreditkortsbetalning till deltagarens konto ifall hen accepterar det här som återbetalningsmetod. Vi rekommenderar varmt det här, eftersom det är det förmånligaste sättet för dig som arrangör.

Om ni samlar in kreditkortsbetalningar via Paytrail eller Stripe kan ni be om hjälp för återbetalningar från vår kundtjänst (help(a)lyyti.com). Provisionskostnader som arrangören betalar återbetalas inte till arrangören. Paytrail-återbetalningar debiteras enligt gällande prislista.

Fakturering: 

Deltagarna har betalat pengarna till organisatörens konto. Härmed gäller samma råd som för internetbanksbetalningar. 

Returnering av pengar då deltagaren valt betalningsmetoden faktura

AB Lyyti Oy ansvarar inte för betalningsändringar eller returnering av pengar (eftersom betalningen skett direkt till kundens konto). Därmed ber vi våra kunder vara i direkt kontakt med sina deltagare och sinsemellan komma överens om returnering.

När du har returnerat pengar till kunden, markera detta i Lyytis reskontra. Då stämmer även ekonomiförvaltningen i Lyyti.

Sök fram fakturan i fråga under Reskontra. Redigera fakturan genom kikarikonen.
Välj Lägg till betalningar.
Ange den returnerade summan med ett minustecken samt när och från vilket konto betalningen skett. Spara.
Märk väl att de kostnader som uppstår av kreditakturorna förfaller på kunden.

En artikel om kreditfakturor hittas under denna länk. 

OBSERVERA GDPR!

Märk väl att ett kontonumret klassas som känslig information. Därmed lönar det sig att anonymisera uppgifterna så snart återbetalningen är gjord. Ifall din organisation använder automatisk anonymisering, kan du definiera frågan om kontonummer som känslig, och be adminanvändaren hos er ställa in anonymiseringsregeln för denna fråga. 

Ifall din organisation inte har tillgång till automatisk anonymisering, kan du själv bestämma när uppgifterna anonymiseras. Anonymiseringen gör du lättast genom att massredigera deltagarnas uppgifter, så att du ersätter kontonumret med ett "X". Då är uppgifterna anonymiserade.