Funktionen är inkluderad i följande licenspaket: Professional, Enterprise

 

 

Denna artikel redogör för hur integrationen mellan Lyyti och HubSpot fungerar samt hur den aktiveras. 

 

Den här artikeln består av två olika kapitel:

Aktivering av integration

Koppla evenemang till Hubspot

 

Med HubSpot-integrationen överförs Lyyti-deltagarna till HubSpot som kontakter. I HubSpot skapas automatiska kontaktlistor, där kontakterna placeras enligt olika properties. Dessa properties motsvarar standardfrågor i Lyyti, förutom tidpunkt för skapad kontakt och status.  

Följande standardfrågor överförs från Lyyti till HubSpot som kontakter och vidare till propreties: 

• förnamn, efternamn
• e-postadress, telefonnummer
• gatuadress, stad, land*
• företag/organisation, titel (tilltal)
• status och tidpunkt för skapad kontakt 

Integrationen skapar automatiskt två olika typer av kontaktlistor i HubSpot:  

1) Globala listor skapas i samband med att integrationen aktiveras. På dessa listor samlas samtliga deltagare från de Lyyti-event som är kopplade till Hubspot.  Allt som allt skapas fyra listor med följande rubriker:

• Lyyti: Status No-Show
• Lyyti: Status Attending
• Lyyti: Status Declined
• Lyyti: Status Registered 

2) Eventspecifika listor skapas alltid då ett Lyyti-event kopplas till HubSpot. Till dessa listor överförs enbart de deltagare som tillhör det specifika eventet. Enligt ändrad status i Lyyti överför integrationen sedan kontakterna från en lista till en annan. Även här skapas sammanlagt fyra listor per event med följande rubriker:

• Lyyti: [Evenemangets namn] [Evenemangets datum] – No-Show
• Lyyti: [Evenemangets namn] [Evenemangets datum] – Attending
• Lyyti: [Evenemangets namn] [Evenemangets datum] – Declined
• Lyyti: [Evenemangets namn] [Evenemangets datum] – Registered
  
  

Aktivering av integration

Integrationen kan aktiveras enbart av admin-användaren i din organisation, som även behöver login till HubSpot. Ifall du inte ser HubSpot-inställningarna i menyn till vänster, kontrollera då vem som är admin-användare hos er. Ifall du vill skaffa rättigheterna för integrationen kan du kontakta kundtjänsten help(a)lyyti.com. 

Då du som adminanvändare har tillgång till HubSpot via Lyyti, gör så här: 

 

1. Gå in på er organisations meny-sida, längst upp till höger i din Lyyti-vy. 
2. Välj HubSpot-inställningar i menyn till vänster.
3. Välj Aktivera HubSpot-integration varefter browsern öppnar login-sidan till HubSpot. 

Logga in i HubSpot med ditt eget HubSpot-login. 

4. HubSpot ber om tillstånd till överföring av information. Välj Grant access för att aktivera integrationen.

5. På fliken Fält definierar du vilka fält i Lyyti och HubSpot som matchar varandra och vilken information som exporteras från Lyyti till HubSpot. Du kan mappa Lyyti-fält (standardfrågor) som Hubspot-property. För att göra detta, gå till Inställningar -> HubSpot -> Fält. Under Standardfrågor kan du länka HubSpot-propertyn till dess fält.

OBS! Data kommer att överföras till nya kontakter. Om du också vill skriva över data för befintliga kontakter markera då kryssrutan för uppdatering.

I det här exemplet mappas Hubspot-propertyn "City" till Lyytis standardfråga "Town or city". Kryssrutan för uppdatering är markerad vilket innebär att den också skriver över befintliga kontakter i Hubspot.
6. Förutom de mappade propertyn kommer Lyyti att överföra anpassade propertyn till Hubspot-kontakterna: 

• lyyti_last_registered_event_name
• lyyti_last_registered_event_date
• lyyti_last_personal_registration_link
• lyyti_last_generic_registration_link

Koppla evenemang till Hubspot 

Du aktiverar överföringen av deltagaruppgifter från Lyyti genom att koppla ditt event till HubSpot på Evenemangsinformation-sidan > HubSpot-informationsöverföring > Ja. Efter kopplingen sker all informationsöverföring automatiskt.

OBS!
Om ditt evenemang är en kopia av ett gammalt evenemang, ändra namnet omedelbart när du skapar kopian.
Hubspot känner igen händelsens namn och genom att ändra namnet omedelbart och inte senare kan du se till att händelsedeltagarnas information uppdateras till den nya händelsen och inte den gamla.

 

* För att säkerställa att rätt fält används i överföringen till Hubspot, välj på registreringgsidan att lägga till fältet Land under Standardfrågor -> Postadress -> Land.