Lyyti & Salesforce: integrationsinställningar

Ifall din organisation integrerar Lyyti med Salesforce, kan du automatiskt exportera deltagarinformation från Lyyti till Salesforce. Du kan även skapa nya leads samt uppdatera redan existerande leads eller kontakter.

Evenemangen i Lyyti motsvarar kampanjer i Salesforce, där en Lyyti-deltagare uppdateras till en salesforce-kampanjmedlem.

För att kunna aktivera Salesforce-intergrationen behöver du gränssnittsbehörighet (Salesforce Professional, med gränssnittet som tillägsstjänst, eller Enterprise-licens).

Integrationen tas i bruk genom att logga in med ett Salesforce-login som erhållits av Lyyti. Vi rekommenderar att ni skapar ett skilt Salesforce-användarkonto för administrering av integrationen. På så sätt är rättigheterna alltid uppdaterade och uppföljningen av eventuella ändringar underlättas.

Integrationen kan först genomföras i Sandbox-testomgivningen i Salesforce, varefter (då allt är som det ska) den kan överföras i själva Salesforce. 

Med hjälp av integrationsinställningarna kan du utnyttja flera olika funktioner i Salesforce. Du kan skapa / låta bli att skapa nya leads, du kan exportera deltagare till leads eller kontakter och du kan i samband med varje enskild uppgift avgöra om den ska uppdateras i Salesforce eller inte. 

Aktivering av integration 

För att kunna aktivera integrationen behöver du admin-rättigheter i Lyyti. Du hittar inställningarna i menyn till vänster, under Admin > Inställningar >Salesforce. 

1) Aktivera integrationen: Om din organisation använder någon annan login-adress än https://login.salesforce.com (t.ex. https://organisation.salesforce.com), kryssa i Ändra autentiseringsadress. Aktivera sedan integrationen genom att logga in med ditt Salesforce-användarnamn. Aktiveringen följer Salesforce-logiken, dvs. ifall Salesforce kräver att du ändrar lösenord med 30 dagars mellanrum, måste även aktiveringen uppdateras med 30 dagars mellanrum.

2) Inställningar:

På Inställningar-mellanbladet definierar du hur deltagare exporteras i Salesforce.

Exportering av deltagare: Välj enligt vilka status dina Lyyti-deltagare exporteras i Salesforce. Definiera sedan vilken Salesforce-kampanjmedlem som motsvarar vilken Lyyti-status. Rullgardinsmenyn visar samtliga status som definierats i Salesforce. 

Tips! Skapa en kampanjmall (campaign template) i Salesforce, dit du skapar dessa status, och kopiera alltid denna mall. På så sätt måste du inte alltid skapa nya status för varje ny kampanj i Salesforce.  Märk! Campaign Member Statusar kopieras endast i Salesforce Classic. I Salesforce Lightning måste de läggas till för hand.  

Hantering av deltagare: Här definierar du hur din Lyyti-deltagarinformation hanteras i Salesforce. Kryssa inte i alternativet Skapa deltagare som anmält sig via Lyyti i Salesforce, om du vill se enbart de deltagare som importerats från Salesforce och bjudits in via Lyyti, och därmed åsidosätta de personer som fattas från Salesforce. 

Kryssa däremot i ovanstående alternativ, om du vill skapa nya leads eller kontakter av Lyyti-deltagare. Välj sedan om deltagarna ska exporteras som leads eller kontakter. I försäljningsrelaterade evenemang lönar det sig att använda leads, eftersom deras validitet är lätt att kolla upp.

Kryssa i Länka deltagare till existerande kontakt eller lead, om du även tar emot anmälningar via öppen anmälningslänk och vill identifiera redan existerande leads och kontakter. Deltagarna identifieras i första hand med e-postadressen och i andra hand med namnet.

Uppdatera objekt med deltagarinformation från Lyyti: Välj detta alternativ om du i samband med anmälan vill uppdatera dina existerande kontakter och leads. Denna funktion hjälper dig t.ex. med att upprätthålla ett tidsenligt kundregister.Du kan enskilt välja vilka detaljer integrationen uppdaterar. 

3) Fält:

På Fält-mellanbladet definierar du vilka Lyyti-fält som motsvarar dina Salesforce-fält och vilka uppgifter som exporteras från Lyyti till Salesforce. 

I den första kolumnen finns Salesforce-fälten (lead, kontakt och kampanjmedlem). I den andra  finns Lyytis standardfrågor och deltagarens rapporteringsfält, vars värden kan överföras i Salesforce. Här kan du även välja vilka detaljer som ska uppdateras, om du i inställningarna valt att uppgifterna ska uppdateras i Salesforce. 

Du kan även definiera en standardinställning för varje fält. Det lönar sig att utnyttja standardinställningen då du vill överföra en viss information i Salesforce, men inte behöver visa den för deltagaren på Lyytis anmälningssida. 

Det lönar sig att vara noggrann med obligatoriska uppgifter. Om en viss uppgift är obligatorisk i Salesforce, men inte i Lyyti, lönar det sig inte att överföra den informationen i Salesforce. Då skulle nämligen deltagare, som saknar denna vissa uppgift, inte bli överförda i Salesforce överhuvudtaget. En bra tumregel är att markera samma fält som obligatoriska både i Salesforce och i Lyyti.

4) Aviseringar

På Aviseringar-mellanbladet ser du de deltagare som av någon orsak inte överförts i Salesforce. Oftast beror detta på bristfälliga obligatoriska uppgifter.