Samtliga integritetspolicyn i Lyyti definieras under Företagets inställningar > Integritetspolicyn.

I denna artikel hittar du information om följande:

Vad är en integritetspolicy?

En integritetspolicy är en breddad registerbeskrivning, som redogör för hur den registrerades uppgifter hanteras och till vilka ändamål de används i / efter ett evenemang. Dessutom bör policyn nämna att den registrerade har rätt att granska den information som samlats om honom / henne.

Om din organisation saknar integritetspolicy, kan du ladda ner Lyytis exempel här och använda den som mall. Märk dock väl att detta bara är ett exempel på hur en integritetspolicy kan se ut. Det viktigaste är att deltagaren, efter att ha läst igenom policyn, förstår till hurdan informationsbehandling hen ger sitt godkännande.

Det är på varje organisations eget ansvar att handla enligt dataskyddsförordningen och skapa och uppdatera sin egen integritetspolicy. Admin-användaren i din organisation bör ladda ner er integritetspolicy i Lyyti, som sedan syns på era anmälningssidor och e-postmeddelanden.

Integritetspolicyn i Lyyti

En integritetspolicy som laddas ner i Lyyti kopplas alltid antingen till ett

1. register ELLER
2. samtycke

Lägg till integritetspolicy i Lyyti:

Deltagarna ger sitt godkännande till att deras uppgifter används, enligt det som nämns i registrets integritetspolicy och/eller samtyckets integritetspolicy eller definition. I samtliga event finns det nödvändigtvis inget behov att fråga efter godkännande – vi rekommenderar att du konsulterar egna jurister eller att du bekantar dig med Dataombudsmannens hemsida.

Om registrets integritetspolicy tilläggs på anmälningssidan är deltagaren tvungen att godkänna den. Huruvida godkännande av samtycket ska vara obligatoriskt eller inte, får arrangören (på anmälningssidans samtyckesinställningar) avgöra själv.

Register / Skapa nytt register

Då du skapar ett event i Lyyti, samlas dess deltagaruppgifter i det register som du definierat för ditt event. För varje register definieras en egen integritetspolicy, som deltagaren obligatoriskt godkänner i samband med sin anmälan. Utan godkännande av integritetspolicyn är deltagandet inte möjligt (undantagsvis berättigat intresse, se även nedan). Ett event kan tillhöra enbart ett register.

För att skapa ett nytt register, gå in på Företagets inställningar > Integritetspolicyn > Skapa nytt register.

Namnge registret (obs: namnet är samma på alla språk).
Deltagaren godkänner integritetspolicyn automatiskt (berättigat intresse)
- I detta fall ber systemet inte deltagaren om godkännande av integritetspolicyn.
- Berättigat intresse: Hantering av personuppgifter kan tillhöra kategorin berättigat intresse t.ex. då någon typ av relevant relation råder mellan registeransvarige och deltagare. Ett exempel på en sådan relation är arbets- eller kundförhållande (Källa och ytterligare information: Dataombudsmannens hemsida).
Välj på vilket språk registret är
Välj typ av integritetspolicy. En integritetspolicy kan vara:
- Ingen: Om integritetspolicyn inte är definierad har deltagaren genom varken anmälningssidan eller e-postmeddelanden tillgång till er integritetspolicy.
- Länk till ny sida (definiera innehåll): Skriv in integritetspolicyn direkt i textfältet som öppnas. Länken till integritetspolicyn för till en ny sida i Lyyti, där policyn finns att läsa.
- Länk till ny sida (ange www-adress): Skriv in den www-adress där integritetspolicyn finns (t.ex. länken till Lyytis filbox eller annan extern URL).
- Samma som på språket: Denna inställning innebär att integritetspolicyn ska vara den samma som den är på ett annat språk. T.ex. om din organisation saknar en tyskspråkig integritetspolicy, kan du på Tyska-mellanbladet välja att integritetspolicyn är "samma som på språket: engelska".

Observera att ändringar som gjorts i integritetspolicyn inte överförs automatiskt till andra språkversioner (förutom om du har valt formatet för integritetspolicyn till “Samma som på språket”). Om du lägger till nya språk i ditt evenemang i efterhand måste integritetspolicyn också definieras för de nya språken.

Samtycken / Skapa nytt samtycke

För att skapa ett nytt samtycke, gå in på Företagets inställningar > Integritetspolicyn > Skapa nytt samtycke.

Namnge samtycket (obs: namnet är samma på alla språk).
Välj på vilket språk samtycket är
Text för samtycke. Text på anmälningssidan, som deltagaren ser och godkänner genom att kryssa i alternativet som i en flervalsfråga.
- Ingen: Om integritetspolicyn inte är definierad har deltagaren genom varken anmälningssidan eller e-postmeddelanden tillgång till er integritetspolicy.
- Kort text som visas på anmälningssidan: förklaring som syns på anmälningssidan före själva samtycket.
- Länk till ny sida (definiera innehåll): Skriv in integritetspolicyn direkt i textfältet som öppnas. Länken till integritetspolicyn för till en ny sida i Lyyti, där policyn finns att läsa.
- Länk till ny sida (ange www-adress): Skriv in den www-adress där integritetspolicyn finns (t.ex. länken till Lyytis filbox eller annan extern URL).
- Samma som på språket: Denna inställning innebär att integritetspolicyn ska vara den samma som den är på ett annat språk. T.ex. om din organisation saknar en tyskspråkig integritetspolicy, kan du på Tyska-mellanbladet välja att integritetspolicyn är "samma som på språket: engelska".