Evenemangskommunikation är en omfattande helhet och du kan utnyttja Lyyti i dess olika delområden. Med Lyyti kan du t.ex. skicka Save the date-meddelanden, inbjudningar, påminnelser, enkäter osv. Du kan enkelt skapa personliga meddelanden genom personifieringsfunktionen och allokera dina meddelande enligt olika kriterier, t.ex. hur deltagarna svarat på en viss fråga.  

Personifiering av meddelanden

Med personifiering avses olika variabler, vars innehåll ändrar enligt deltagare. Den vanligaste personifieringen brukar vara av typen "Hej [Förnamn]!". I Lyyti kan du personifiera bland annat mottagarens namn, e-postadress, anmälningslänk, avbokningslänk, mobilbiljett eller tilläggsuppgift som du själv definierat. 

Personifiering av e-post

Det här exemplet innehåller följande personifieringar: Deltagarens förnamn (%PARTICIPANT_FIRSTNAME%) och Evenemangets namn (%EVENT_NAME%):

Skriv ner textinnehållet i ditt meddelande och välj i verktygsbalken ovanför vilka personifieringar du vill ha med. Under Evenemangsinformation hittar du evenemangets grunduppgifter, som du lätt genom kopiering kan utnyttja i flera olika evenemang. Under Deltagarens uppgifter hittar du personifieringar som angår deltagaren. 

Personifiering av anmälningssida

Vid det öppna textfältet på anmälningssidan hittar du en länk med samtliga personifieringsalternativ. Kopiera den kod du vill använda och lägg till den i din text på anmälningssidan. I exemplet nedan har vi lagt till personifieringen för deltagarens förnamn på anmälningssidan. 

Personifiering av bekräftelsemeddelande

Det utvidgade bekräftelsemeddelandet och dess redigeringsverktyg fungerar nästan på samma sätt som redigeringsverktyget under Kommunikation-fliken. Se noggrannare anvisningar här.

När meddelandet skickas, hittar Lyyti informationen från deltagarinformationen. Om du vill testa personifieringen kan du lägga till dig själv som deltagare och skicka bekräftelsemeddelandet till dig själv via din deltagarinformation. En guide till detta hittas här :) Mer information om hur du kan personifiera bekräftelsemeddelandet finns här.

Allokering av meddelande till rätt mottagargrupp 

I Lyyti kan du filtrera dina mottagare enligt status (anmäld, inte reagerat osv.), deltagartyp eller olika svarsalternativ. Du kan t.ex. välja enbart de som valt att de deltar i föreläsningen och således skicka dem ett meddelande med tidtabell och adress. 

För att välja mottagare för ditt meddelande, klicka på Mottagare-fältet då du skapar din e-post.

Välj mottagare enligt filtrering

Med filtrering avses val av mottagare enligt ett specifikt kriterium, t.ex. "anmäld", "inte reagerat" eller "deltar i middag". Med hjälp av filtrering väljs alltså ingen enstaka person ("Lena och Peter"). Inbjudningar och påminnelser skickas till inte reagerade, medan välkomstmeddelanden och ytterligare anvisningar med tidsinställning skickas till anmälda, ca. två dagar före evenemanget. Lyyti plockar de personer, dvs mottagare, som under själva utskickstidpunkten stämmer överens med filtreringsvillkoren.

Du kan filtrera mottagare:

1. enligt svarsalternativ (se anvisningar här)
2. med snabbfiltrering
   • deltagare med viss status, t.ex. anmälda 
   • deltagare med visst språk (i ett flerspråkigt evenemang)
   • deltagare av viss deltagartyp (i evenemang med deltagartyper)

eller

Efter att du valt din första filtrering, ser du den på skärmens vänstra sida. På högra sidan ser du en lista på de personer som valts enligt denna filtrering. Du kan skapa flera olika villkor i din filtrering, t.ex. "Deltagartyp är gäst" OCH "språk är engelska". 

Välj Lägg till mottagare enligt filtrering (nere i högra hörnet) när du är klar. 

I Mottagare-fältet visas nu den filtrering enligt vilken Lyyti skickar iväg meddelandet vid utskickstidpunkten:

Det viktigaste är att meddelandet når sin mottagare

Det allra viktigaste är att dina meddelanden når sina mottagare. Då ett e-postmeddelande kommer fram till sin mottagare, granskar den mottagande servern meddelandet. Ifall servern upptäcker något misstänksamt i meddelandet, släpper den nödvändigtvis inte igenom det. 

Framkomsten påverkas av följande faktorer:

1. Hur den mottagande servern tolkar avsändarens pålitlighet
2. Kvaliteten av mottagarlistorna

Avsändarens pålitlighet

När du skickar meddelande från Lyyti, är den tekniska avsändaren domännamnet lyyti.com. Avsändarens eget domännamn är därmed något helt annat, t.ex. organisation.com. Detta kan den mottagande servern tolka som misstänkt, vilket innebär att det egna domännamnet måste verifieras i Lyyti. Med hjälp av verifieringen meddelar du den mottagande servern att ditt domännamn godkänt detta meddelande. Därmed godkänner även den mottagande servern meddelandet och släpper det vidare till mottagaren att läsa. Läs mera här om hur man verifierar domännamn. 

Kvaliteten av mottagarlistor

Kvaliteten av mottagarlistor måste du själv hålla reda på, vilket rent konkret innebär att de inte får innehålla föråldrade, felaktiga eller sådana e-postadresser, som du inte har tillstånd att skicka mejl till. Därmed är användning av köpta mottagarlistor strängt förbjudet i Lyyti. Utskick av mejl till föråldrade eller felaktiga adresser försämrar nämligen ditt (domännamns) rykte som avsändare. Ju bättre rykte ditt domännamn har, desto bättre når dina mejl sina mottagare. Se därmed till att dina listor alltid är uppdaterade. Du kan läsa mer om ämnet här. 

Tips! 

Kom ihåg att dina meddelanden tävlar om synlighet i mottagarens inbox med all annan övrig kommunikation. Anta därmed inte att mottagarna har intresse eller energi att leta reda på information eller å andra sidan läsa material som inte har något med dem att göra. Förse därmed mottagarna med passliga mängder information, som dessutom är rätt allokerad. Kom även ihåg att före evenemanget påminna dina deltagare om det allra viktigaste.