Maksullisen tapahtuman peruuttaminen - seikkaperäiset ohjeet

Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa.

Toiminto sisältyy seuraaviin lisensseihin: Basic, Professional, Enterprise

Artikkeli on pitkä ja sisältää paljon asiaa, mutta on tärkeää että luet sen kokonaisuudessaan. 

Ihan ensimmäisenä, sulje tapahtuman ilmoittautuminen. 

Nopein keino sulkea ilmoittautuminen on laittaa tapahtuman viimeinen ilmoittautumisajankohta menneisyyteen. Näin Lyyti ei ota vastaan uusia ilmoittautumisia. Voit myös muokata tekstejä, jotka näytetään, jos henkilö vierailee tapahtuman ilmoittautumissivulla. Voit tehdä tämän Lyytistä vasemmalta valikosta kohdasta Toiminnot → Ilmoitukset → Viesti ilmoittautumissivulla, jos ilmoittautuminen on päättynyt. Kirjoita tähän tiedot tapahtuman peruuntumisesta.

Tarkista että jos tapahtumasi siirtyy esim. kalenteriin tai nettisivuille, että laitat tapahtuman nimen perään - PERUTTU/CANCELLED, tai poistat linkityksen niin että tapahtuma katoaa sivuiltanne. 

Huom. varmista myös EVS-kyselyn asetuksista ettei EVS-kyselyä lähetetä tapahtuman päättymispäivän koittaessa. Lisää EVS-kyselystä löytyy täältä: Experience Value Score (EVS)

Mikäli tapahtumasi ei sisällä maksuja, on tässä artikkeli missä kerrotaan mitä kannattaa ottaa huomioon kun tapahtumasi peruuntuu: Tapahtuman peruuttaminen

Mikäli tapahtumasi sisältää maksuja ja olet jo vastaanottanut maksuja, riippuu rahojen palautus siitä että onko tapahtumassasi ollut peruutusehtoja. Mikäli on ja rahoja ei palauteta, voit lukea yllä olevan artikkelin ja toimia sen mukaisesti. 

Mikäli rahoja pitää palauttaa, lukaise Tapahtuman peruuttaminen -artikkeli ensin ja sen jälkeen jatka lukemista :)

Rahojen palautus riippuen eri maksutavoista: 

Verkkopankkimaksut: ​

Mikäli yrityksellänne on Lyytissä käytössä Paytrail-tili ja olette keränneet verkkomaksuja, voitte pyytää asiakaspalvelusta maksun palautuksia. Paytrail-palautukset maksavat voimassa olevan hinnaston mukaisesti, ja järjestäjälle koituneita provisiokuluja ei voida palauttaa. 
Osallistumismaksu palautetaan aina kokonaisena, osapalautukset eivät onnistu Lyytiin kautta.
Huom. palautettaviin verkkopankkimaksuihin liittyy poikkeuksia, joista tarkemmin täällä: Paytrail-palautukset

Mikäli haluatte (ja osallistujalle sopii), voitte myös palauttaa itse rahat osallistujan tilille.

Voit käyttää olemassaolevaa Lyyti-tapahtumaasi tilinumeron selvitykseen. 

Ohjeet tähän:
- Voit piilottaa ilmoittautumissivulta kaikki kysymykset jotka eivät liity maksun palautukseen (jätä nimi&yhteystiedot) niin että muokkaat kysymystä kynä-ikonista ja otat kohdasta “Kuka näkee kysymyksen? -> Ilmoittautumissivun kielen mukaan” pois kielivaihtoehdot. Kysymys piilotetaan osallistujalta poistamalla kaikki kielet käytöstä. Tämä ei poista kysymystä eikä vastauksia. Tee näin jokaisen kysymyksen kohdalla mitä haluat piilottaa. (Tässä kohtaa saatat miettiä miksi käyttää samaa tapahtumaa, jos kysymyksiä joita pitää piilottaa on paljon. Kysymyksiä ei ole siis pakko piilottaa, mutta ilmoittautumissivu voi olla kevyempi osallistujalle joka palaa sivulle. Samaa lomaketta on helppo käyttää ja osallistujan kaikki tiedot ovat samassa paikassa, voit käyttää henkilökohtaista ilmoittautumislinkkiä viestinnässä yms. )

- Lisää kysymys ilmoittautumissivulle, esim. avoin tekstikenttäkysymys, jossa kysytään osallistujan tilitietoja. Voit itse päättää haluatko selvittää IBAN&BIC-tiedot yhdellä kysymyksellä vai kahdessa eri kysymyksessä. 

- Viesti tapahtuman viestinnästä osallistujille tapahtuman peruuntumisesta, ja lisää viestiin tieto että maksut palautetaan tilisiirrolla, ja tilitiedot voi käydä täyttämässä henkilökohtaisen ilmoittautumislinkin kautta. Koska olet jo sulkenut ilmoittautumisen, käy Tapahtuman tiedot -sivulla, ja klikkaa ruksi kohtaan "Ilmoittautumisen muokkaus ja peruutus   -> Määritä erilliset päättymisajankohdat". Määritä milloin muokkausmahdollisuus päättyy.  Ilmoittautuminen voi olla päättynyt, jolloin uusia ilmoittautumisia tapahtumaan ei tule. Jos jatkat muokkausaikaa, voivat jo ilmoittautuneet osallistujat käydä muokkaamassa ja lisäämässä tietoja ilmoittautumissivulleen. 

- Voit halutessasi myös määrittää aikarajan rahojen palautukselle ja viestiä siitä osallistujillla. Tarvittaessa saat kohdennettua muistutuksen niille, jotka eivät ole täyttäneet uusia kenttiä aikarajan lähestyessä. Viestin suodatuksessa voi käyttää vastaanottajasuodatusta, jossa suodatetaan viesti lähtemään vain heille jossa esim. tilinumerokysymykseen ei vielä vastattu. Kun aikaraja on mennyt umpeen, laita muokkausajankohta myös sulkeutumaan. Näin tapahtumaan ei enää voi tulla lisätietoja. 

Mikäli et vielä ole vastaanottanut tilitystä maksuista, kannattaa odottaa että tilitys saapuu tilillenne, ja kannattaa tehdä palautukset vasta sen jälkeen. Kaikessa tässä kannattaa viestiä osallistujille tilanne ja antaa jonkinlaista tilanneraporttia siitä että rahat palautetaan.  

Provisioista kertyneitä kuluja emme valitettavasti voi palauttaa, koska maksuliiketoiminnasta (myös laskutuksesta) koituu myös Lyytille kuluja, jotka puolestaan on jo peritty meiltä. 

Luottokorttimaksut

Kuluttajasuojalain mukaan järjestäjä voi palauttaa luottokortilla maksetut rahat osallistujalle suoraan tilille mikäli osallistuja sen hyväksyy. Suosittelemme tätä tapaa koska se on järjestäjälle edullisin tapa palauttaa luottokorttimaksuja. 

Ohjeet rahojen palautukseen löytyy yllä olevan Verkkopankkimaksut-kohdan alta. 

Mikäli yrityksellänne on Lyytissä käytössä Paytrail-tili ja olette keränneet luottokorttimaksuja, voitte pyytää asiakaspalvelusta maksun palautuksia. Paytrail-palautukset maksavat voimassa olevan hinnaston mukaisesti, järjestäjälle koituneita provisiokuluja ei voida palauttaa. 

Laskut:
Osallistuja on maksanut laskun järjestäjän tilille, joten järjestäjä maksaa rahat takaisin osallistujalle. Ohjeet rahojen palautukseen löytyy yllä olevan Verkkopankkimaksut-kohdan alta. 

Rahojen palautus kun osallistujat ottanut laskun:

Lyyti Oy ei siis vastaa maksujen hyvittämisestä, maksumuutoksista tai laskulla maksettujen rahojen palauttamisista (koska lasku maksettu suoraan asiakkaalle), vaan pyydämme asiakkaitamme olemaan yhteydessä ilmoittautujaan ja sopimaan palautuksesta.

Kun olet palauttanut rahaa asiakkaalle, merkitse tämä myös Lyytin reskontraan, jotta taloushallinnon raportit pysyvät ajantasaisina.

Hae Talous-osiosta lasku, johon liittyen rahaa palautettiin ja muokkaa sen tietoja näytä-ikonista.
Klikkaa Lisää suoritus.
Anna miinusmerkkinen euromäärä eli se summa, jonka olet asiakkaalle palauttanut sekä miltä tililtä ja milloin rahat on palautettu. Tallenna.
Huomioithan, että laskun muodostamiseta aiheutuneita kustannuksia asiakkaalle ei palauteta.

Mikäli haluat luoda hyvityslaskut laskuille, löydät ohjeet siihen täältä. 

HUOMIOI GDPR:
Pidä mielessä se että tilinumero on sensitiivistä tietoa, joka on hyvä anonymisoida sen jälkeen kun rahat on palautettu onnistuneesti osallistujille. Mikäli teillä on käytössä automaattisen anonymisoinnin työkalut, merkitse kysymys arkaluontoiseksi ja määritä sille anonymisointiajankohta. Muussa tapauksessa päätä itse mikä on sopiva ajankohta tietojen anonymisoinnille, ja massamuokkaa Osallistujat-sivulta tiedot niin että korvaat tilinumeron tiedolla X.