Sähköpostien toimitusongelmat

Sähköpostien toimittaminen vastaanottajalle on monivaiheinen prosessi. Miljoonien sähköpostien onnistunut toimittaminen vaatii kehittyneitä järjestelmiä ja prosesseja. Pyrimme jatkuvasti parantamaan toimitusvarmuuttamme, mutta aina emme pysty täysin varmistamaan sähköpostien saapumista vastaanottajalle. Useimmissa tapauksissa kyse on vastaanottajapäädyn suodatuksista ja tiukoista tietoturva-asetuksista. Viestien lähettäjällä ei useimmissa tapauksissa ole vaikutusvaltaa siihen, minkälaisia sähköposteja vastaanottajan palvelin suostuu toimittamaan eteenpäin.

Useimmat työsähköpostiin tarkoitetut palvelut, kuten Microsoft Office 365, kohtelevat sähköposteja eri tavalla riippuen niiden lähetystavasta. Tämä tarkoittaa, että henkilökohtaiset sähköpostit koetaan luotettavammiksi, kuin eri järjestelmien kautta lähetetyt sähköpostit.

• Omaan yritykseen lähetetyt sähköpostit
• Lähettäminen muille vastaanottajille
• Miten voin itse parantaa sähköpostini toimitusvarmuutta?

Omaan yritykseen lähetetyt sähköpostit

Jos suurin osa Lyytistä lähettämistäsi sähköposteista on organisaatiosi sisäistä viestintää, voivat viestit joissain tapauksissa päätyä roskapostilaatikkon. Tämä johtuu siitä, että erityisesti Microsoftin yrityssähköpostit kokevat epäilyttäväksi sellaiset viestit, joiden lähettäjäksi on merkitty jokin niiden itsensä hallinnoima sähköpostiosoite. Tämän tilanteen ratkaisemiseksi on muodostettu omat standardinsa (SPF ja DKIM), ja ne ovat oletusarvoisesti käytössä myös Lyytissä, mutta Microsoftin järjestelmien kohdalla on toisinaan tarpeen ottaa käyttöön myös erillinen whitelist-käytäntö. Tämä tarkoittaa, että tietyistä osoitteista lähtöisin olevat sähköpostit hyväksytään aina erikseen toimitettavaksi vastaanottajalle.

Mikäli käytössäsi on Microsoft Office 365 tai Exchange -sähköpostipalvelu, suosittelemme Lyytin IP-osoitteiden whitelistausta. Suosittelemme lähettämään tämän artikkelin linkkeineen IT-tuellenne muutosta varten.

Microsoftin ohjeet aiheesta:
https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj200718%28v=exchg.150%29.aspx

Lyytin lähettävät IP-osoitteet:

• 87.253.234.71 
• 87.253.234.73 
• 87.253.234.85

Lähettäminen muille vastaanottajille

Tunnetut yleiset sähköpostipalvelut

Työskentelemme tiiviisti yleisesti käytettyjen sähköpostipalveluiden, kuten Gmailin, Outlookin, Hotmailin ja Yahoon kanssa taataksemme parhaan mahdollisen toimitusvarmuuden. Näissä ongelmia ilmenee harvoin, ja ne liittyvät yleensä väärin kirjoitettuihin sähköpostiosoitteisiin. Mikäli kuitenkin epäilet, että sinulla on ongelmia sähköpostien toimituksessa näihin yleisiin palveluihin, ota meihin rohkeasti yhteyttä!

Ulkopuolisten yritysten sähköpostit

Joissain tapauksissa sähköpostien toimitus muihin organisaatioihin saattaa olla ongelmallista. Useimmissa tapauksissa kyse on vastaanottajan tiukoista tietoturva-asetuksista. Suosittelemme näissä tilanteissa ottamaan yhteyttä Lyytin asiakastukeen, jotta voimme selvittää asian. Joissain tapauksissa kyse saattaa olla myös siitä, että vastaanottajan palvelu suodattaa pois kaikki ei-henkilökohtaiset sähköpostit. Tämä on yleisintä korkeamman tietoturvan organisaatioissa. 

Miten voin itse parantaa sähköpostini toimitusvarmuutta?

Vastaanottajalistojen laatu 

Lähetä sähköpostia ainoastaan laadukkaille vastaanottajalistoille. Tämä tarkoittaa, että listojen tulisi olla ajantasaisia, ja niillä pitäisi olla ainoastaan sellaisia ihmisiä, joiden tiedät aidosti haluavan lukea viestintääsi. Hyvä nyrkkisääntö on, että vastaanottajan tulisi olla reagoinut (esim. lukenut, klikannut, vastannut) viestiisi viimeisen vuoden aikana. Jos sähköpostiosoite ei ole enää käytössä, tai se kuuluu jo jollekin toiselle, viestin lähettäjän maine ja vastaavasti myös sähköpostin perillemeno kärsivät. Muista myös, että emme salli ostettuja tai kolmannelta osapuolelta saatuja vastaanottajalistoja, ja sama pätee myös suurimpaan osaan moderneja sähköpostijärjestelmiä.

Lue lisää toimivista sähköpostilistoista täältä.

Yleisiä vinkkejä viestien sisältöä koskien

• Vältä sanoja, jotka yleensä yhdistetään roskapostiin. Nämä voivat olla esimerkiksi lääkkeisiin, rahaan tai tarjouksiin liittyviä.
• Huolehdi, että viestissä on vähintään yhtä paljon tekstiä kuin kuvia.
• Käytä tekstin korostuskeinoja (lihavointi, taustavärin muuttaminen jne.) harkiten.
• Mitä henkilökohtaisemmalta viestisi näyttää mainosviestin sijaan, sen parempi!