Tapahtumaviestintä on laaja kokonaisuus, jonka monissa vaiheissa voit hyödyntää Lyytiä. Lähetä Lyytillä esimerkiksi Save the date -viestit, kutsut, muistutukset, tiedotteet muutoksista, kiitosviestit ja palautepyynnöt. Tee viesteistäsi persoonallisia ja personoituja ja kohdista ne oikeille henkilöille heidän valintojensa tai tilan mukaan.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit personoida viestejä ja mitä muita tekijöitä kannattaa huomioida Lyytin kautta tehtävässä viestinnässä. 

Artikkeli sisältää osiot: 

• Sähköpostin personointi
• Ilmoittautumissivun personointi
• Vahvistussivun personointi
• Viestin kohdentaminen oikealle porukalle
• Viestin perillemenon varmistaminen

Viestien personointi

Personointi tarkoittaa viestiin lisättäviä muuttujia, joiden sisältö vaihtuu osallistujasta toiseen. Tyypillisin personointi on "Hei [Etunimi]!" -tyyppinen tervehdys. Lyytissä voit personoida viestiin mm. vastaanottajan nimen, sähköpostin, ilmoittautumislinkin, peruutuslinkin, mobiililipun tai itse lisäämäsi lisätiedon.

Sähköpostin personointi

Tässä esimerkissä tekstiin on lisätty osallistujan etunimi (%PARTICIPANT_FIRSTNAME%) ja tapahtuman nimi (%EVENT_NAME%):

Kirjoita viestisi tekstikenttään ja valitse haluamasi personoinnit viestiin Personointitekstien alta:
Osallistujan tietojen avulla saat viesteistäsi henkilökohtaisen tuntuisia. 

Tapahtumien tietojen avulla lisäät viestiin mm. tapahtuman nimen ja ajankohdan. 

Ilmoittautumissivun personointi

Ilmoittautumissivun alkutekstin yläpuolelta löytyy linkki, josta näet kyseisen kentän personointivaihtoehdot. Kopioi haluamasi koodi ja liitä se sopivaan kohtaan alkutekstiä. 
Ilmoittautumissivun personoinnit näkyvät, kun ilmoittautumissivu avataan osallistujan henkilökohtaisella ilmoittautumislinkillä. Mikäli osallistujalle ei ole entuudestaan syötetty annettua personointia, on tämä kohta tyhjänä. 

Vahvistussivun personointi

Vahvistusviestin editori toimii samalla tavoin kuin sähköpostieditori. 
Voit lisätä personointeja vahvistussivulle klikkaamalla Personointitekstiä:

Kun viesti lähetetään, Lyyti hakee osallistujasta tarvittavat tiedot. Jos siis haluat testata personointia, lisää itsesi osallistujaksi ja lähetä vahvistusviesti itsellesi. 

Viestin kohdentaminen oikealle porukalle

Lyytissä voit suodattaa vastaanottajalistasi joko osallistujien tilan perusteella (ilmoittautuneet, ei-reagoineet jne), osallistujatyypin perustella sekä eri kysymysten vastausten mukaan. Voit poimia joukosta esimerkiksi vain ne, jotka osallistuvat illalliselle ja lähettää heille muistutusviestin illallisen alkamisesta ja paikan osoitteesta.

Lisätäksesi sähköpostiin vastaanottajia, klikkaa Vastaanottajat-kenttää sähköpostinluontisivulla. 

Lisää vastaanottajat suodatuksella

Suodatus tarkoittaa vastaanottajien valintaa tietyn ominaisuuden perusteella, esim. "ilmoittautunut", "ei-reagoinut" tai "osallistuu illalliselle". Suodatuksessa ei siis valita yksittäisiä henkilöitä ("Leena ja Pekka"). Kutsut ja muitutuskutsut lähetetään ei-reagoineille kun taas tervetuloviesti ja viime hetken vinkit ajastetaan lähtemään ilmoittautuneille kahta päivää ennen tilaisuutta. Lyyti poimii vastaanottajiksi ne henkilöt, jotka lähetyshetkellä toteuttavat suodatuksen ehdot.

Voit suodattaa vastaanottajia:

1. Kysymysten perusteella
2. Pikasuodatuksella
   • tietyssä tilassa olevat osallistujat, esim. ilmoittautuneet
   • monikielisessä tapahtumassa tietynkieliset osallistujat
   • osallistujatyyppitapahtumassa tietyn osallistujatyypin osallistujat

Valittuasi ensimmäisen suodatuksen näet suodatuspuun vasemmalla, ja oikealla oleva osallistujalista muuttuu suodatuksen mukaiseksi. Voit luoda useita ehtoja suodatukseesi, esim. "Osallistujatyyppi on VIP" JA "Kieli on Englanti". 

Kun olet valmis, klikkaa Lisää vastaanottajat suodatuksella oikeasta alakulmasta.

Vastaanottajat-kentässä näkyy nyt suodatus, jonka perusteella Lyyti poimii vastaanottajat lähetyshetkellä:

Viestin perillemenon varmistaminen

Kaikkein tärkeintä viesteissä on, että ne menevät perille. Kun sähköposti saapuu vastaanottajalle, vastaanottava sähköpostiohjelma tarkistaa viestin. Mikäli se havaitsee viestissä jotain outoa, viesti ei välttämättä pääse läpi. Perillemenoon vaikuttaa mm.

1. Viestin lähettäjän luotettavuus vastaanottavan sähköpostin silmissä
2. Vastaanottajalistojen laatu

Lähettäjän luotettavuus

Kun Lyytistä lähetetään viestejä, viestien tekninen lähettäjä on verkkotunnus lyyti.com. Lähettäjän oma verkkotunnus on kuitenkin aivan muuta, vaikkapa yritys.fi. Tämä saattaa olla vastaanottavan sähköpostin mielestä epäilyttävää, ja siksi perillemenon varmistamiseksi lähettäjän verkkotunnus tulee vahvistaa Lyytiin. Vahvistamisen avulla kerrot vastaanottavalle sähköpostille, että ei huolta, verkkotunnuksesi on sallinut tämän viestin. Näin vastaanottava sähköposti luottaa viestiisi ja päästää sen läpi. Lue lisää vahvistamisesta täältä.

Vastaanottajalistan laatu

Vastaanottajalistojen laatu puolestaan tarkoittaa sitä, ettei listoissasi ole vanhoja osoitteita tai sellaisia osoitteita, joihin sinulla ei ole lupa lähettää sähköposteja. Ostettujen rekisterien käyttö Lyytissä kutsulistoina onkin ehdottomasti kiellettyä. Sähköpostien lähettäminen vanhoihin tai kiellettyihin osoitteisiin heikentää verkkotunnuksesi mainetta sähköpostimaailmassa. Mitä parempi maine verkkotunnuksellasi on, sitä paremmin viestit pääsevät läpi. Huolehdithan siis, että vastaanottajalistasi ovat ajantasalla. Lue lisää vastaanottajalistan laadusta täältä. 

Vinkki! 

Muista, että viestisi kilpailee vastaanottajan huomiosta kaiken muun mahdollisen viestinnän kanssa. Älä oleta, että osallistujat jaksavat kaivaa tietoa tai toisaalta lukea ylenmäärin asioista, jotka eivät koske heitä. Tarjoile siis informaatiota sopivina annoksina, kohdennetusti, kootusti ja persoonallisesti. Muista myös muistuttaa osallistujiasi tärkeimmistä asioista ennen tapahtumaa.