Behandling av information i Lyyti: deltagarrapporter, Excel-listor, namnskyltar och adresslappar

Notera att Lyyti utvecklas hela tiden, och din vy kanske inte alltid matchar 100% med hur vyn ser ut i artikeln.

I Lyyti kan du skapa olika typer av rapporter för varje enskilt evenemang. Det lönar sig att redan i samband med skapandet av anmälningssidan fundera på vilken typ av information olika intressenter kommer att behöva. Du kan skapa otaliga typer av rapporter i Lyyti: en för din chef, en för din kollega och en tredje för catering-firman osv. Då all information klart och tydligt samlas på rätt ställe, går all databehandling och hela evenemangshanteringen mycket smidigare. 

Olika rapporter i Lyyti

Den vanligaste rapporttypen är online-rapporten. Om du inte hunnit bekanta dig med online-rapporter ännu, lönar det sig att göra det nu :) Under Rapporter i menyn till vänster får du följande: 

• Online-rapporter: Det viktigaste verktyget för uppföljning i realtid. Med online-rapporter delar du även snabbt och smidigt aktuell information till övriga intressenter. Skapa online-rapporterna redan före anmälan öppnats och skicka rapportlänkarna till dem som behöver dem.
• Sammanfattningsrapporter: Numerisk sammanfattning av anmälningssituationen. Även dessa kan sparas i online-form för vidarebefordring till relevanta intressenter. 
• Excel-rapporter: Ibland uppstår behovet att överföra data i Excel, t.ex. då integration mellan Lyyti och externt system saknas.
• Namnskyltar: Med rapportverktyget kan du även skapa namnskyltar och skriva ut dem på namnskyltsbotten i olika storlekar.
• Adresslappar: Om du skickar inbjudan i pappersform, kan du skapa adresslappar direkt i Lyyti. 

Information som visas på rapporten

Val av uppgifter: välj utgående från det rådande behovet vilka uppgifter du vill visa på din rapport, för att skapa lättlästa och rätt allokerade rapporter. Du kan välja att visa deltagarens samtliga svar eller enbart en del av dem, samt andra uppgifter som t.ex. anmälningstidpunkt, deltagartyp och / eller tilläggssuppgifter. 

Frågeordning på rapporten: Frågorna syns alltid i den ordning du ställt dom på anmälningssidan. Om du t.ex. namngett en deltagartyp som "Biljettpaket", syns denna rubrik lika på rapporten.

Hur frågetypen påverkar rapporten: Även frågetypen påverkar väsentligt skapandet av din rapport. Om du t.ex. vill veta hur många personer som behöver busstransport måste du ställa denna fråga som en flervalsfråga. Då skiljer Lyyti på dem som tackat ja till busstransport från de övriga anmälda.

Sortering av data och val av deltagare

Med sortering av data avses i vilken ordning deltagarna visas på rapporten. Du kan ordna deltagarna enligt vilket som helst öppet textfält, som t.ex. namn eller organisation, eller enligt anmälningstidpunkt eller status.  

Valet av deltagare på rapporten sker på två olika plan:

1. Under Filtreringsalternativ kan du välja en specifik grupp för rapporten. 
   • Filtreringsalternativen är: 
     
     • svar på flervalsfrågor 
     • deltagartyper
   • Du kan välja mer än ett filtreringsalternativ. Välj då om deltagaren ska med på rapporten om hen uppfyller ett kriterium eller om hen ska uppfylla samtliga kriterium. (Ex: Har deltagaren valt tisdag eller onsdag eller har hen valt tisdag och onsdag). 
2. Vid Välj deltagare till rapporten väljer du enligt vilket status deltagarna kommer med på listan, t.ex. enbart de med status Anmäld. Om du väljer att visa alla deltagare (oberoende av status) gäller det att komma ihåg att även visa deltagarens status (under

   Välj uppgifter för rapporten). Annars vet du inte vem som är anmäld och vem som är förhindrad. 

Nedan ser du ett exempel på filtrering enligt en flervalsfråga om Lyyti-kunskaper. Mer specifika instruktioner för filtrering av rapporter hittar du här.

Sammanfattningsrapporter

Förutom att du kan skapa rapporter som visar olika typer av deltagarinformation, kan du även skapa sammanfattningsrapporter som visar alla resultat i numerisk form. Du kan välja att visa status, deltagartyper och antalet svar på flervalsfrågor och Lyyti sammanställer en numerisk sammanfattning enligt de val du gjort. Om du skapat Antal-frågor, sammanställer Lyyti summan av alla svar på alla dessa frågor.

Även sammanfattningsrapporter kan sparas i online-form för vidarebefordring till relevanta intressenter. Läs mer om sammanfattningsrapporter här.

Tips till rapportering

• Vidarebefordring av information till kollegor: Skapa en online-rapport och spara rapportlänken i en gemensam eller dina kollegors egna kalendermarkeringar. Du kan även skicka iväg länken per e-post eller spara den i ert gemensamma intranät. Rapporten uppdateras alltid då den öppnas. 
• Vidarebefordring av information till deltagare: Ställ flervalsfrågan på anmälningssidan: Mitt namn får publiceras i deltagarlistan > Ja / Nej. Filtrera därefter din online-rapport med enbart dem som svarat "Ja" på denna fråga. Bifoga rapporten i bekräftelsemeddelandet eller på evenemangets hemsida. 
• Rapport om specialdieter: Istället för att använda standardfrågan (öppet textfält) till frågan om specialdieter, kan du skapa en flervalsfråga (välj många) "Specialdiet" med de vanligaste specialdietsalternativen. Tillägg även ett sista alternativ "Annat". Skapa sedan en kort textfält-fråga, "Annan specialdiet" och villkorsställ denna till alternativet "Annat". På så sätt kan Lyyti räkna ut mängden olika specialdieter i samma sammanfattningsrapport. 
• Redigering av en sparad rapport: Du kan välja att visa ytterligare uppgifter på rapporten även i efterhand och dessutom välja ytterligare deltagare med på rapporten. Filtreringsalternativen kan du tyvärr inte ändra i efterhand (deltagartyper, svar på flervalsfrågor).