Kaikki tietosuojaselosteisiin liittyvät asetukset määritellään Lyytissä kohdassa Yrityksen asetukset > Tietosuojaselosteet.

Tästä artikkelista löydät seuraavat aiheet:

• Mikä on tietosuojaseloste?
• Tietosuojaselosteet Lyytissä
• Rekisterit / Luo uusi rekisteri
• Suostumukset / Luo uusi suostumus
• Lisätietoja tietosuoja-asetuksesta

Mikä on tietosuojaseloste?

Tietosuojaseloste on laajennettu rekisteriseloste. Selosteessa kerrotaan, miten osallistujan tietoja käsitellään ja mihin niitä käytetään tapahtumassa ja/tai sen jälkeen, ja että osallistujalla on oikeudet tarkistaa hänestä kerätyt tiedot. Ilmoittautuessaan tapahtumaan osallistuja hyväksyy tapahtumaan liittyvän tietosuojaselosteen.

Jos organisaatiollasi ei ole tietosuojaselostetta (tai vanhaa rekisteriselostetta, jota voisit muokata) lataa tästä malliseloste niin pääset alkuun. Huomaa, että se on kuitenkin vain yksi malli siitä, miltä tietosuojaseloste voisi näyttää. Tärkeintä selosteessa on, että sen luettuaan osallistuja ymmärtää, mihin hän suostumuksensa antaa.

Tietosuojaseloste ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan toimiminen on kunkin organisaation omalla vastuulla. 

Tietosuojaselosteet Lyytissä

Lyyti-pääkäyttäjän tulee lisätä Lyytiin teidän oma Tietosuojaselosteenne, jotta se on osallistujienne nähtävillä niin ilmoittautumissivuilla kuin sähköpostiviesteissä. Lyytiin lisättävä tietosuojaseloste liitttyy aina joko:

1. rekisteriin TAI
2. suostumukseen 

Lyyti-pääkäyttäjä voi hallita rekistereitä ja suostumuksia klikkaamalla Lyytin yläpalkissa organisaation nimeä > Tietosuoja > Tietosuojaseloste.

Osallistujat antavat aina luvan tietojensa käyttöön joko rekisterin tietosuojaselosteen ja/tai suostumuksen tietosuojaselosteen tai muun selitteen mainitsemalla tavalla. Kaikissa tapahtumissa lupaa ei välttämättä ole pakko kysyä, lisätietoja kannattaa kysyä omalta lakimieheltänne tai tutustua Tietosuojavaltuutetun nettisivuihin.

Jos rekisterin tietosuojaseloste lisätään ilmoittautumissivulle, on osallistujan aina pakko hyväksyä se. Suostumusten pakollisuuden käyttäjä voi määrittää erikseen ilmoittautumissivulla suostumuksen asetuksissa.

Rekisterit / Luo uusi rekisteri 

Kun luot Lyytissä tapahtuman, sen osallistujatiedot kertyvät tapahtumalle määrittämäänne rekisteriin. Kullekin rekisterille määritetään oma tietosuojaseloste, jonka osallistuja hyväksyy pakollisena ilmoittautuessaan, sillä ilman lupaa tietojen rekisteröintiin ei osallistuminen ole mahdollista (poikkeuksena oikeutettu etu, ks. myös alla). Kukin tapahtuma voi kuulua vain yhteen rekisteriin.

Luodaksesi uuden rekisterin, siirry Lyytissä kohtaan Yrityksen asetukset > Tietosuojaselosteet > Luo uusi rekisteri.

1. Anna rekisterille nimi (huom. nimi on sama kaikilla kielillä).
2. Osallistuja hyväksyy tietosuojaselosteen automaattisesti (oikeutettu etu)
   • Tällöin osallistujaa ei pyydetä erikseen hyväksymään tietosuojaselostetta
   • Oikeutettu etu: Henkilötietojen käsittely voi olla rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaista esimerkiksi silloin, kun tämän ja rekisteröidyn välillä on jokin merkityksellinen suhde. Se tarkoittaa, että rekisteröity on esimerkiksi rekisterinpitäjän asiakas tai alainen (Lähde ja lisätietoja: Tietosuojavaltuutetun toimiston www-sivut)
3. Valitse minkä kieliversion tietosuojaselosteesta haluat lisätä. 
4. Valitse tietosuojaselosteen tyyppi. Tietosuojaseloste voi olla:
   • Ei määritetty: Jos tietosuojaselostetta ei ole määritelty, osallistujalla ei ole pääsyä tietosuojaselosteeseenne illmoittautumissivulta tai viesteistä.
   • Linkki uudelle sivulle (määritä sisältö): Kirjoita tietosuojaseloste suoraan alle aukeavaan tekstieditoriin. Tietosuojaselosteen linkistä aukeaa suoraan Lyytissä uusi sivu, josta selosteen voi lukea.
   • Linkki uudelle sivulle (anna www-osoite): Syötä www-sivun tai tiedoston URL-osoite (esim. liitteen osoite Lyytin liitepankista tai ulkopuolinen nettisivu), joka aukeaa tietosuojaselosteen linkistä.
   • Sama kuin kielellä: Valitun kielen seloste on sama kuin jollain toisella, jolla olet jo määrittänyt tietosuojaselosteen. Esimerkiksi jos yrityksellänne ei ole saksankielistä tietosuojaselostetta, voi saksa-välilehdellä valita että tietosuojaseloste on "sama kuin kielellä: englanti". 

Huomaathan, että tietosuojaselosteeseen tehdyt muokkaukset eivät automaattisesti siirry toisiin kieliversioihin (paitsi, jos olet valinnut tietosuojaselosteen tyypiksi "Sama kuin kielellä"). Jos lisäät tapahtumaasi uusia kieliä jälkikäteen, on tietosuojaseloste silloin käytävä määrittämässä uusille kielille.

Suostumukset / Luo uusi suostumus

Suostumusten avulla voit pyytää ilmoittautujilta luvan heidän tietojensa käyttöön myös muissa kuin rekisterin tietosuojaselosteen käyttötarkoituksissa, esimerkiksi markkinointitarkoituksiin tapahtuman jälkeen tai tietojen luovuttamiseen partnereille. Käyttäjä voi määrittää ilmoittautumissivulla, onko suostumus pakollinen. Suostumuksia voi myös olla useita yhdessä tapahtumassa.