Päivitämme Lyytiä jatkuvasti ja tästä syystä näkymäsi ei välttämättä täsmää 100% artikkelin näkymän kanssa.  

Toiminto sisältyy seuraaviin lisensseihin: Starter, Basic, Professional ja Enterprise.

Lyyti tarjoaa kaikille käyttäjille työkalut hakea ja anonymisoida osallistujien tiedot EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimalla tavalla. Työkalujen laajuus riippuu Lyyti-lisenssistänne.

Tietosuojakeskus, joka kuuluu 1.1.2017 jälkeen hankittuihin tai päivitettyihin lisensseihin, on kätevä GDPR-työkalu, jolla haet osallistujatietoja, tulostat ne pdf- tai koneluettavassa muodossa ja anonymisoit osallistujia rekisterikohtaisesti. Voit myös anonymisoida yksittäisen tapahtuman tietosuojakeskuksesta tarpeen mukaan. Professional-lisenssillä luot lisäksi automaattiset anonymisointisäännöt tapahtumille ja arkaluontoisille kysymyksille. Kaikilla Lyyti-lisensseillä voi hakea osallistujan tiedot yksittäisen käyttäjän tapahtumista ja kerätä tiedot Exceliin, sekä anonymisoida yksittäisen osallistujan ja tapahtuman.

Tästä artikkelista löydät seuraavat osiot:

• Yksittäisen osallistujan anonymisointi Tietosuojakeskuksessa
  • Osallistujan tietojen haku ilman Tietosuojakeskusta
• Yksittäisen tapahtuman anonymisointi tietosuojakeskuksessa
• Anonymisoinnin vaikutus osallistujan tietoihin ja tilaan

Yksittäisen osallistujan anonymisointi Tietosuojakeskuksessa

Lyyti-pääkäyttäjä voi anonymisoida yksittäisen osallistujan tiedot monesta tapahtumasta kerrallaan kohdassa Yrityksen asetukset > Tietosuojakeskus > Osallistujan anonymisointi. 

1. Mene organisaation asetuksiin
   
2. Valitse Tietosuoja-otsikon alta > Tietosuojakeskus
   
3. Valitse Osallistujat-välilehti, jotta pääset anonymisoimaan yksittäisen osallistujan tiedot.

4. Valitse yritys, rekisteri ja/tai anna osallistujan sähköpostiosoite

   

5. Voit halutessasi ladata Osallistujan tiedot sekä konekieliseen JSON-muotoon että ihmisen luettavaksi PDF-tiedostoksi, jos tiedot on tarpeen toimittaa esimerkiksi omia tietojaan tiedustelevalle osallistujalle.

   

6. Valitse seuraavaksi > Anonymisoi osallistujan tiedot
7. Vahvista vielä anonymisointi seuraavalla sivulla.

Huom! Osallistujan tietoja EI saa enää takaisin sen jälkeen, kun ne on anonymisoitu. Toiminto on peruuttamaton.

Katso lyhyt video yksittäisen osallistujan anonymisoimisesta täältä:

Osallistujan tietojen haku ilman Tietosuojakeskusta

Jos osallistuja haluaa listan tiedoista, joita teillä hänestä on, tai muusta syystä haluat nähdä, mihin kaikkiin tapahtumiin osallistuja on osallistunut, tulee sinun hakea osallistujan tiedot tapahtumakohtaisesti. Jos käytössänne on useita käyttäjätunnuksia, tulee haku tulee tehdä jokaisella käyttäjätunnuksella erikseen. Haku tehdään Tapahtumat -sivun "Tapahtumalista"-näkymän alareunasta löytyvän "Hae osallistujia" -hakukentän avulla.

Yksittäisen tapahtuman anonymisointi tietosuojakeskuksessa

Kun yksittäinen tapahtuma anonymisoidaan, voit manuaalisesti valita, mitkä tiedot anonymisoidaan vai anonymisoidaanko kaikki tapahtuman osallistujatiedot.

1. Mene organisaation asetuksiin
   
2. Valitse Tietosuoja-otsikon alta > Tietosuojakeskus
   
3. Valitse Tapahtumat-välilehti, jotta pääset anonymisoimaan yksittäisen tapahtuman tiedot

4. Valitse anonymisoitava tapahtuma ja hae tapahtumia

   

5. Valitse mitkä tiedot anonymisoidaan: voit valita anonymisoitavaksi kaikki ilmoittautumissivun kysymykset tai vain tietyt kysymykset.
6. Valitse seuraavaksi > Anonymisoi 
7. Vahvista vielä anonymisointi seuraavalla sivulla.

Huom! Osallistujan tietoja EI saa enää takaisin sen jälkeen, kun ne on anonymisoitu. Toiminto on peruuttamaton.

Anonymisoinnin vaikutus osallistujan tietoihin ja tilaan

Anonymisoinnin myötä osallistujan olemassaolosta jää tieto Lyytiin, mutta kaikki henkilötiedot, avoimet vastaukset ja järjestäjän tekemät muistiinpanot katoavat. Anonymisointi poistaa siis kaikki henkilötiedot ja Lyytissä näkyy tyhjä rivi sen merkkinä, että joku osallistuja on kyseisessä kohdassa ollut.

Anonymisoitaessa maksullisia tapahtumia myös laskutustiedot anonymisoidaan (tämä tarkoittaa maksajan tietoja sekä laskutusosoitetta). PDF-muotoisia dokumentteja (laskut ja kuitit) ei anonymisoida tai poisteta. 

Jos tapahtuma, jossa osallistuja on, on vasta tulossa, anonymisoinnin myötä hänen tilansa muuttuu automaattisesti estyneeksi. Lähtökohtaisesti tapahtumaan ei voida ottaa osallistujia, joita ei voida mitenkään tunnistaa. Jos tapahtuma on jo mennyt Lyytissä, osallistujan tila ei muutu anonymisoinnin myötä.