Online-evenemang med Lyyti & Zoom

Funktionen är inkluderad i följande licenspaket: Starter, Basic, Professional, Enterprise 

Det är lätt organisera online-evenemang med Lyyti och Zoom. Du måste bara ta några steg i både Lyyti och Zoom för att vara klar: 

1. Skapa / boka in ett möte i Zoom
2. Kopiera URL-adressen till ditt Zoom-möte
3. Skapa ett evenemang i Lyyti
4. Klistra in Zoom-mötets URL-adress till platsinformationen på Lyyti-evenemanget, Länk till online-event 

Här nedan hittar du tips och detaljerad information på hur du kan skapa ett online-evenemang med Lyyti och Zoom.

Skapa ett Zoom-möte

Då du skapar ett evenemang i Zoom rekommenderar vi att du väljer följande inställningar för att säkerställa en bra upplevelse för dina evenemangsdeltagare: 

1. Börja ett nytt möte eller boka in ett evenemang i Zoom
   
2. I avancerade inställningar (Advanced settings):
• Välj bort Enable waiting room, så att deltagare kan direkt delta i mötet utan att de går via ett väntrum därifrån du borde klicka in dem till mötet
• Enable join before host: välj den här inställningen ifall det är ok att deltagarna samlas på plats innan du som värd för evenemanget har kommit på plats
• Mute participants upon entry: välj den här inställningen för att tysta ned deltagarna då de kommer in på mötet. Det här är speciellt bra ifall någon kommer sent till mötet
• Tryck på Schedule.
  
3. Gå till sidan Meetings 
• Tryck på Show meeting information
• Kopiera URL-adressen nedanför texten Join Zoom meeting. Du kommer att behöva adressen senare i Lyyti
  

Skapa ett evenemang i Lyyti

Skapa evenemanget i Lyyti helt normalt (tryck här för att komma till detaljerade anvisningar). Det finns några saker som kräver extra fokus: 

1. På sidan Evenemangsinformation:
   • Välj evenemangets platstyp: Online eller hybrid (fysisk & online)
   • Tillsätt Länk till online event: klistra in URL-adressen som kopierades från "Join Zoom meeting" (adressen börjar med https://us04web.zoom.us/.......)
   • Text som visas: Den text som visas för deltagarna istället för URL-adressen
     --> Lyyti skapar personliga deltagarlänkar, som är baserade på den generiska Zoom-länken, för alla deltagare i evenemanget. På detta sätt vet Lyyti då deltagaren deltar i mötet

1.  
2. Anmälningssidan: Skapa sidan som för vilket som helst annat evenemang men kom ihåg att tydligt berätta åt deltagaren att det är frågan om ett online-evenemang. Använd Anmälningssidans inledningstext för detta ändamål
3. Tacksidan: Lägg till möjligheten att välja Spara i kalender så att deltagarna kan delta i Zoom-evenemanget direkt via kalendermarkeringen
4. Bekräftelsesidan:
   • Skriv instruktioner i bekräftelsemeddelandets textruta där du berättar hur deltagaren kan delta i online-evenemanget
   • Tillsätt en link till Zoom-evenemanget med att först välja Deltagarinformation och sedan välj Länk till online-event
5. Skicka påminnelse om evenemanget då evenemangsdatumet närmar sig
   • Använd Kommunikation-fliken (e-post/SMS) i Lyyti för att påminna deltagarna om det kommande evenemanget. Du kan också skicka med en personlig länk till Zoom-evenemanget

Online-evenemang ur deltagarperspektivet

Från deltagarperspektiv är det väldigt lätt att delta i ett evenemang där anmälningen sköts via Lyyti och själva online-evenemanget organiseras med Zoom. 

1. Deltagaren anmäler sig via Lyytis anmälningslänk
2. På tacksidan kan deltagaren spara evenemanget som kalendermarkering
   
3. Kalendermarkeringen visar deltagarens personliga länk till Zoom-evenemanget
   
   
   
4. Ifall evenemanget börjar om mindre än en timme kan deltagaren delta i online-evenemanget med att trycka på knappen Delta i event. Ifall det är en längre tid till evenemangets början är länken inaktiv och deltagaren ser ett meddelande om när länken öppnas
   
5. Då länken är aktiv och öppen, för Delta i event-knappen deltagaren till online-evenemanget (Zoom). Deltagarens status ändras då automatiskt i Lyyti-evenemanget till Närvarande. Efter det här slutar Lyytis system att följa deltagaren så det är omöjligt för Lyyti att veta ifall deltagaren egentligen deltar i Zoom-evenemanget samt ifall hen lämnar evenemanget i förtid. Status i Lyyti förblir oförändrat