Hur upprätthåller du intresset för ditt event? När lönar det sig att kommunicera med deltagarna och vad ska man då säga? Hur automatiserar du din eventkommunikation och vad betyder det egentligen?  

Exempelvis följande:

Jag får ett e-postmeddelande: "Hej Jenni, för ett par veckor sen skickade jag dig en förfrågan, men saknar fortfarande dina svar... Har du möjlighet att svara så snart som möjligt?" Oj då, jag åkte visst fast.. Jag svarar genast!

Jag vaknar av att jag får ett sms. "Godmorgon Jenni! Solen skiner och vi öppnar portarna om en timme. Workshopen du anmält dig till startar kl 11." Härligt, på med solkräm och solglasögon och en ny eventdag kan börja!

Jag är hemma och förbereder mig. Klockan 19:05 får jag ett sms: "Jenni, du syns inte till! Välkomstdrinkarna delas redan ut." Hjälp! Jag ringer en taxi och rusar iväg, eventet började kl 19:00..." 

Vad har ovanstående exempel gemensamt? 

Hurdana var meddelandena jag fick? Varför funkar de? Hur är det möjligt att jag fick dem exakt den tidpunkt jag skulle få dem? Du slipper gissa, jag avslöjar svaren med det samma. Meddelandena var: 

• personliga
• rätt allokerade
• väl tajmade
• automatiserade

 Välkommen att bekanta dig med det (inte så) mystiska temat eventkommunikation!

Vad kommuniceras och till vem?

Fundera noggrant vad du egentligen vill säga. Gäller det att skapa hype eller att räkna upp fakta? Vill du påminna eller väcka intresse? Hur ska meddelandet allokeras? När är det aktuellt? Vilken typ av meddelande möter både deltagarens och arrangörens behov? 

När och hur?

Då du vet vad du vill säga är det bara att låta automatiseringen ta hand om resten. Automatiserad eventkommunikation kan på ett sätt jämföras med automatiserad marknadsföring: inom marknadsföring gynnas försäljningen, inom eventkommunikation är det eventet. Du skickar ut information till rätt personer, under rätt tidpunkt och i passliga doser – allt detta utan att du som arrangör drunknar i post-it-lappar och kalendermarkeringar gällande utskickstidtabeller.  

Tidsinställ påminnelser till dem som inte svarat på inbjudan fram till en viss tidpunkt. Påminn dem som redan anmält sig om höjdpunkterna i ditt event och få dem därmed att starkare hålla sitt löfte om att dyka upp. Personifiera meddelandena enligt de svar som deltagarna gett och tidsinställ dem så att de far iväg exakt under rätt tidpunkt. På så sätt ser du till att din deltagare verkligen känner att du vill att just hen ska dyka upp och känna sig välkommen. Skicka ut tackmejl och enkäter till dem som varit på plats direkt efter eventet och mät den omedelbara effekt som det haft på de närvarande. Tidsinställ en till enkät efter ett par månader, för att se om effekten varit bestående eller om den ändrats med tiden. 

Med hjälp av automatisering förvandlas din eventkommunikation till en röd tråd som personligen tjänar och leder varje deltagare till dig och i bästa fall till dina tjänster. 

Vi brukar rekommendera att du sköter kommunikationen i ditt event ungefär så här: 

1. E-post, dvs. inbjudan: intressant, kort och koncist, väcker intresse att gå in på anmälningssidan. 
2. Anmälningssida: här behöver du inte gå in i minsta detalj om hur eventet är uppbyggt och vad som ingår i schemat, men gör den ändå såpass intressant att personen i fråga inte kan låta bli att anmäla sig.
3. Tacksida och bekräftelse: tacksidan, precis som anmälningssidan, försvinner ut i tomma intet efter att deltagaren fullföljt sin anmälan. Här tackar man deltagaren för anmälan och meddelar hur trevligt det är att hen kan komma. Efter anmälan får deltagaren ett bekräftelsemeddelande i sin e-post, dit det lönar sig att sammanfatta all viktig information: var/när/hur/dresscode/dörrkod/QR-kod? Bekräftelsen skrivs ofta ut i pappersform. Kom även ihåg det allra viktigaste: kontaktuppgifter till arrangören!
4. Påminnelsemeddelanden: med dessa säkerställer du att så många som möjligt av de anmälda även kommer ihåg att dyka upp och därmed minskar du avsevärt mängden no-show. Skicka alltså en e-postpåminnelse dagen före och kanske till och med en sms-påminnelse några timmar före eventet börjar. "Snart poppas Dompan, välkommen!"

Hur förverkligas automatiseringen rent praktiskt? 

I all sin enkelhet så att du skriver och personifierar ditt meddelande, väljer enligt vilka kriterier mottagarna väljs och slutligen väljer att tidsinställa utskicket. Välj i kalendern det datum och klockslag då du vill att meddelandet ska ut... klappat och klart! Meddelandet far iväg den tid du definierat, åt den mottagargrupp du valt ut. 

Val av mottagare kan se ut så här: 

Tidsinställningen ser ut så här: