In dit artikel vindt je tips voor het afhandelen van een meerdaags online evenement, waarbij je via één evenement meerdere webinar-links naar verschillende sessies moet distribueren.

In principe moet je een meerdaags evenement maken met behulp van typen deelnemers. Hiermee kun je de registratiepagina op maat maken en (verborgen) meldingsteksten toevoegen die alleen in de bevestigingsberichten worden getoond. Bevestigingsberichten volgen de selectie van het type deelnemer en op deze manier is het mogelijk om bepaalde informatie aan bepaalde typen deelnemers te tonen.

Er zijn voor- en nadelen bij het maken van een meerdaags evenement met typen deelnemers. Dit zijn:

+ Makkelijk en duidelijk voor de registrant
+ Het aanbrengen van wijzigingen is eenvoudig voor zowel de houder als de organisator
+ Mogelijkheid om capaciteiten toe te voegen per evenement-datum
+ Mogelijkheid om de automatische wachtlijst per datum te gebruiken

- Kan de automatische agenda-notitie niet gebruiken
- Als elk evenement een andere registratiedeadline heeft, is de organisator verantwoordelijk voor het handmatig openen / sluiten van elke registratie

- Kan geen gebruik maken van de Online connector en automatische opvolging van aanwezige deelnemers

Hoe maak je een meerdaags online evenement?

In ons voorbeeldevenement hebben we een groepsregistratie gemaakt met typen deelnemers:

1. Selecteer op de pagina Evenement-informatie de dagen van de hele webinar serie, dwz. van het eerste tot het laatste webinar.
2. Stel overeenkomende tijden voor registratie in

3. Stel het locatie-type "persoonlijk" in. Op deze manier zullen er geen automatische deelname aan online evenement-links in bevestigingsberichten zijn. Je kunt alle andere locatie-velden leeg laten.

4. Markeer je evenement als een groepsregistratie en voeg deelnemers-typen (webinar data) toe op de pagina Instellingen. Bij groepsregistratie kunnen deelnemers meer dan één type deelnemer kiezen (webinar). Capaciteit binnen groep instellen> minimaal 1, maximaal 1. Op deze manier registreert slechts één persoon zich, maar kan hij klikken op welke webinar-data hij geïnteresseerd is. NB: Hierdoor werkt de wachtlijst van het evenement niet. Als je wilt, kun je het minimum leeg laten, en het maximum instellen op 1. Op die manier zien de deelnemers in plaats van een nette checkbox een dropdown menu met de opties 0 en 1, maar kun je gebruik maken van de wachtlijst.

Als deelnemers maar één dag kunnen kiezen, gebruik dan individuele registratie, maar voeg nog steeds typen deelnemers toe.

5. Vraag op de registratiepagina alle benodigde informatie op bij de contactpersoon. Bij een groepsregistratie is er een extra tabblad voor deelnemers vragen.

Deelnemers vragen

• Voeg een aankondiging-tekst toe voor elk type deelnemer (webinar-dag)
• Voeg een hyperlink toe naar het online platform waar het webinar wordt gehouden (bijvoorbeeld Teams-link)
• Verberg aankondiging-teksten door de taalkeuze te verwijderen. Op deze manier zijn deze meldingsteksten niet zichtbaar op de registratiepagina, maar kunnen ze worden toegevoegd aan het bevestigingsbericht
  

6. Open Deelnemersgegevens in Bevestigingsbericht: Antwoorden van deelnemer op vragen> klik in het vervolg keuzemenu op Selecteren> selecteer de meldingsteksten die u in # 5 hebt toegevoegd om in de bevestiging te worden weergegeven. Opslaan.

Hoewel alle meldingsteksten nu zijn ingeschakeld, zal het bevestigingsbericht voldoen aan de selectie van het type deelnemer, dwz. elke meldingstekst wordt alleen getoond aan het type deelnemer dat is gekozen op de instellingen van de registratiepagina.

P.S.
Je kunt in Berichten, links naar bevestigingsberichten van deelnemers sturen. Hiermee kun je je deelnemers een herinnering dichterbij de webinar datum sturen :)
Maak een bericht en voeg de Link toe aan het bevestigingsbericht onder personalisatie-links.

Deelnemers zicht

1. Deelnemer selecteert de webinar-dag(en)

2. Deelnemer vult zijn gegevens in en ontvangt na voltooiing van de registratie een bevestigingsbericht. Daar zullen ze links naar het webinar ontvangen: