Online evenement

Deze toevoeging kan worden gebruikt met de volgende gebruikerslicenties: Starter, Basic, Professional, Enterprise

Dit artikel geeft je handige tips over het aanmaken van een online evenement. Allereerst moet je een evenement zoals gebruikelijk aanmaken. (zie gedetailleerde instructies hoe een evenement aan te maken hier. Een korte video uitleg vind je hier)

Dit artikel bevat de volgende secties:

• Compatibiliteit met online/webinar software
• Aanmaken van een online evenement
• Berichtgeving
• Deelnemen aan een online evenement
  • Persoonlijke link tot het online evenement
  • Publieke link tot het online evenement
• Na afloop van het evenement
• Introductie video (Engels)

Compatibiliteit met online/webinar software

Lyyti Software kan gekoppeld worden aan elke online/webinar software zolang deze een publieke/algemene link om online deel te nemen genereert.

Noteer. In onderstaande lijst staan de meest voorkomende online evenement programma's weergegeven. Echter is het mogelijk om vrijwel elk programma, welke de door jouw gekozen aantallen deelnemers en die een open link om deel te kunnen nemen genereren, aan Lyyti te koppelen. Deze open link wordt dan gebruikt om een persoonlijk online evenementen link voor elke deelnemer te genereren zodat de informatie over wie er wel of niet deelneemt, automatisch kan worden opgeslagen in Lyyti.

Hier de lijst met de meest voorkomende online evenementen programma's en hun compatibiliteit.

Aanmaken van een online evenement

1. Evenement informatie, naast de basis informatie over het evenement, voeg het volgende toe:
   • Type locatie
   • Selecteer online evenement als het evenement enkel online beschikbaar is
   • Selecteer hybrid als het evenement zowel online als op locatie is
   • Link naar online evenement = Algemene link naar de online/webinar meeting
   • Weergegeven tekst = De tekst die aan de deelnemer wordt weergegeven ipv. de URL link
     
     
2. Instellingen. Bij het aanmaken van een hybrid evenement kun je het beste typen deelnemers instellen zodat je statistieken krijgt van wie er op locatie en wie er online deelnemen.  
3. Registratie pagina. Geef duidelijk aan dat het een online evenement betreft en leg uit hoe er ingeschreven dient te worden. Geef ook aan hoe ze de link en/of instructies toegestuurd krijgen. Gebruik de opening tekst voor de registratie pagina om de deelnemers te informeren.
   
   
   
   
4. Bedankt pagina: Voeg de kalender notitie toe zodat de deelnemers de link vanuit de kalender kunnen openen.
   
   
   
   
5. email bevestiging, geef hier gedetailleerde instructies over hoe je aan het evenement deel kunt nemen.
   
   
   
   Zorg dat de link naar het online evenement in de deelnemers details wordt weergegeven.
   
   

Berichtgeving

Email

Lyyti's nieuwe berichten editor is perfect voor het versturen van instructies over je online evenement. Je kunt het online evenement template gebruiken als basis voor je bericht. 

De standaard "knop" in de email template stuurt je door naar het online evenement indien dit bij evenement informatie is ingegeven. Je kunt het ook in de editor's persoonlijke menu vinden.

In het bericht kun je handige tips delen, bijvoorbeeld:

Volg deze aanbevelingen voor een goed verloop van het online evenement:

1. Login tot het evenement op zijn minst 10 minuten voor de start. Dit geeft je voldoende tijd om ervoor te zorgen dat je eventuele problemen met de verbinding of het geluid voor de start kunt oplossen.
2. Gebruik een koptelefoon met een microfoon en zorg dat je de microfoon gedempt hebt als je niet aan het woord bent. Dit voorkomt onnodig achtergrond geluid bij de andere deelnemers.
3. Bij vragen kun je bij ons terecht of ze in de Q&A sectie stellen, deze vind je bovenaan deze pagina.  
4. Etc.

SMS berichten

Het is ook mogelijk om deelnemers per sms te informeren dat ze instructies per email hebben ontvangen. Eventueel kun je ook rechtstreeks de link naar het online evenement per sms sturen. Let wel dat de link naar een online evenement normaal gesproken erg lang is en de persoonlijke link staat niet in verhouden ten opzichte van de link die naar de deelnemer wordt gestuurd.

De persoonlijke link van het online evenement kan worden gevonden onder "Deelnemers details".

Aan een online evenement deelnemen - Deelnemers

Persoonlijke link naar het evenement. 

Wanneer er een publieke/open link naar het evenement in Evenement information > Link tot online evenement is gemaakt, zal Lyyti dit gebruiken om er een persoonlijke link voor iedere deelnemer van te maken. De persoonlijke link is dan hier beschikbaar:

• Kalender notitie. De persoonlijke link wordt standaard aan de kalender notitie toegevoegd. 
  • Gelieve te noteren dat als de persoonlijke link is aangemaakt nadat de kalender notitie is gestuurd, deze niet wordt geüpdate. In dit geval moet de kalender notitie nogmaals naar de deelnemer worden gestuurd.
• Bevestigingsmail. Je kunt kiezen om de link wel of niet bij te voegen.
• Emails en SMS berichten. Gebruik de persoonlijke links om een persoonlijk bericht naar iedere deelnemer te sturen.

De link om aan het evenement deel te nemen opent 1 uur voor het evenement is gepland. Totdat het evenement start, de "Neem deel aan het online evenement" link is inactief.

Neem deel aan het online evenement: Deelnemers scherm

Deelnemers kunnen 1 uur voordat het online evenement begint al deelnemen. Als ze "Link naar online evenement" in hun kalender notitie of  "Bevestigingsmail" aanklikken , worden ze naar hun persoonlijke "neem deel aan het evenement" website gestuurd. Hier kunnen ze dan op "neem deel aan evenement" klikken en worden ze naar het uiteindelijke online evenement geleid. Hun status in Lyyti veranderd dan van geregistreerd naar neemt deel.

Benodigde status om aan het online evenement deel te nemen.

De persoonlijke online links werken alleen als de deelnemer is gemarkeerd als geregistreerd of neemt deel aan het evenement.

Niet gereageerd, afgewezen of niet op komen dagen deelnemers kunnen niet deelnemen aan het evenement met hun persoonlijke online evenementen link. Als deze toch proberen om deel te nemen krijgen ze een melding om naar de registratie pagina te gaan waar ze zich kunnen registreren met hun persoonlijke link, als de registratie nog loopt en de capaciteit toereikend is. Als de registratie niet meer loopt, krijgen ze de gebruikelijke, registratie pagina (error) notificaties.

Open/Publieke link naar het online Evenement

Gebruik het online evenement / webinar software's eigen publieke/open link en voeg deze als hyperlink toe aan berichten die uit Lyyti gestuurd worden if stuur deze naar de deelnemers vanaf je eigen email, of andere kanalen. Als je geen persoonlijke links wil gebruiken, kun je de open link naar de deelnemers gebruiken en sturen op welk manier dan ook.

Als deelnemers de open link gebruiken, kan Lyyti niet weten en meten welke deelnemers nu daadwerkelijk hebben deelgenomen aan het online evenement. In dit geval kun je handmatig in Lyyti checken wie er heeft deelgenomen of doormiddel van Lyyti's app. Vergeet niet dat je ook deelnemers kunt inchecken met de mobiele app zonder QR code.

Na het evenement

Wanneer je deelnemers op de knop Deelnemen aan evenement hebben geklikt, nadat ze eerst op hun persoonlijke online evenement link hebben geklikt, wordt hun status gewijzigd van Geregistreerd in Bijwonen in Lyyti. Nu zijn de deelnemers die zich bij het online evenement hebben aangemeld, ingesteld als Aanwezig, en dit is het perfecte moment om erachter te komen wat zij van jouw evenement vonden. Lyyti's Experience Value Score of EVS is een vragenlijst die na afloop van je evenement automatisch naar de deelnemers met de status Bijwonen wordt gestuurd. Lees hier meer over EVS.
EVS wordt automatisch naar jouw aanwezige deelnemers gestuurd op het moment dat het evenement eindigt, en het zal je deelnemers vragen of ze dachten dat het evenement hun tijd waard was. De vraagformulering in EVS is altijd voor iedereen hetzelfde, en dat zorgt ervoor dat je altijd vergelijkbare gegevens krijgt. Als je wilt en jouw licentiemodel het toelaat, kun je ook een zelfgemaakte vragenlijst bij de EVS-vragenlijst voegen, zodat je meer exacte informatie kunt verzamelen over hoe de deelnemers jouw evenement hebben ervaren.

Introductie video