Creëer evenement

Het oude gezegde "leren door te doen" klopt ook met Lyyti. Met deze stapsgewijze instructies creëer je je eerste evenement en leer je welke factoren het evenement beïnvloeden. Aan het einde van elke sectie vindt je een link voor meer gedetailleerde instructies.

Gebruik dit artikel later ook als basisstructuur voor evenementen!

 

Dit artikel bevat de volgende secties:

• Vul evenement-informatie in
• Definieer evenement-instellingen
• Maak een registratiepagina aan
• Bedank de deelnemer voor het inschrijven
• Stuur een duidelijke bevestiging
• Geautomatiseerde wachtlijst
• Hoe de registratie eruitziet
• Wat nu

Begin door op het + teken te klikken en vervolgens op Create to Lyyti: Event in het menu bovenaan. Selecteer de taal / talen van het evenement en de evenement-categorie. Je hoeft geen categorieën te selecteren - het kan ook zijn dat jouw organisatie nog geen evenement-categorieën heeft.

Selecteer de taal / talen van het evenement en de evenement-categorie. U hoeft geen categorieën te selecteren - het kan ook zijn dat uw organisatie nog geen evenement-categorieën heeft, of dat deze niet zijn opgenomen in het licentiepakket van uw organisatie. Evenement-categorieën zijn opgenomen in Professional- en Enterprise-pakketten.

 

1) Vul evenement-informatie in

Voer de naam van het evenement en andere evenement-informatie in. Standaard wordt deze informatie zowel op de registratiepagina als op het bevestigingsbericht aan de deelnemer getoond, dus wees duidelijk met de informatie.

1. Geef een duidelijke naam of beschrijving aan het evenement, zodat de deelnemer begrijpt welk evenement dit is. Gebruik daarom b.v. "Lyyti seminar" in plaats van "Uitnodiging voor Lyyti seminar".
2. Tijdstip van het evenement: voer de werkelijke datum van het evenement in, zowel begin- als einddatums en -tijden. Op basis van deze informatie wordt de agenda-notitie van de afspraak gemaakt.
   Evenementen worden zeven dagen na hun einddatum gearchiveerd, waarna het evenement zelf en de deelnemers-informatie niet kan worden gewijzigd. Het is mogelijk om gebeurtenissen uit het archief te herstellen om ze te bewerken.
3. Tijdstip van inschrijving
   • Registratie begint: de registratie wordt automatisch geopend wanneer het evenement is gemaakt. Aangezien Lyyti het evenement echter niet publiceert en het ook niet kan worden gevonden door zoekmachines, is het veilig om de registratie meteen te laten beginnen (houd rekening met de instellingen van je organisatie, bijvoorbeeld automatische kalenders die het evenement op een website kunnen laten zien als het wordt gelinkt met Lyyti).
     Als de registratie niet is gepland om op een bepaald tijdstip te starten, is deze onmiddellijk geopend nadat het evenement is gemaakt. Deelnemers kunnen zich echter niet registreren, tenzij je ze uitnodigt of de open link naar de registratie ergens publiceert.
   • Registratie sluit: bepaalt de sluitingsdatum en -tijd van de registratie. Alle aanmeldingen, wijzigingen en annuleringen moeten hiervoor worden gedaan. Daarna is de organisator de enige die nieuwe deelnemers kan registreren of deelnemers-informatie kan wijzigen.
4. Deadlines voor het bewerken en annuleren van registratie: Standaard kunnen deelnemers hun deelname wijzigen of annuleren tot de laatste registratiedatum. Je kunt echter afzonderlijke deadlines definiëren voor bewerken en annuleren door te klikken op Afzonderlijke deadlines definiëren. Normaal gesproken sluit de registratie ongeveer een week voor het daadwerkelijke evenement, maar annuleringen zijn toegestaan ​​tot een dag voor het evenement, afhankelijk van het evenement.
5. In Datum- en tijdinstellingen kun je bepalen welke datum- en tijdnotaties worden gebruikt en of de tijdzone van het evenement wordt weergegeven op het registratieformulier.
6. Register: Bij het verzamelen van deelnemersgegevens worden de gegevens een persoonsregister. De Lyyti-beheerder van jouw organisatie heeft het privacybeleid van jouw organisatie aan Lyyti toegevoegd (of moet dit toevoegen) en deelnemers moeten dit accepteren om zich te kunnen registreren. In het privacybeleid wordt uitgelegd hoe je deelnemersgegevens verwerkt. Lees meer over vragen over gegevensbescherming.
   
   

   Locatie
   

7. Met Lyyti kun ke evenementen creëren die persoonlijk, online plaatsvinden of hybride evenementen zijn
8. Als je evenement persoonlijk of hybride is, kun je een naam geven voor de locatie, het adres en een google map link genereren
9. Als je evenement online is, geef dan een link naar het online evenement. Deelnemers krijgen hun persoonlijke online link in hun agenda-notitie en bevestigingsbericht, en deze persoonlijke online link zal naar dit adres leiden via de landingspagina van Lyyti. Lees hier meer over de online evenementen-functie.
   
   

   Aanvullende informatie

   
10. Als jouw evenement een startpagina heeft, kun je deze koppelen aan evenement-informatie. Geef de homepagina-link ook een tekst om weer te geven
11. Evenement-eigenaar en Evenement-organisator:
    De eigenaar van het evenement wordt aangeduid met zijn naam en e-mailadres; zij zijn de enige die rechten voor het evenement kunnen delen. Deze informatie wordt niet aan de deelnemers getoond als u de organisator van het evenement verandert.
    De naam en het e-mailadres van de organisator van het evenement zijn zichtbaar voor deelnemers in hun bevestigingsbericht, waar ze zowel als afzender als als organisator van het evenement worden weergegeven. De organisator van het evenement is ook de standaard afzender van algemene e-mails en wordt weergegeven op bonnen, facturen en enkele meldingen op de registratiepagina.
    
    Als je de organisator van het evenement verandert, moet je zowel de naam als het e-mailadres wijzigen. Als een van de velden leeg wordt gelaten, zal Lyyti de informatie van de evenement-eigenaar gebruiken. Houd er rekening mee dat je alleen adressen kunt gebruiken waarvan de domeinen zijn geverifieerd in Lyyti (klik hier om meer te lezen over domein verificatie).
12. Als laatste kun je kiezen of je evenement in rekening wordt gebracht en of het wordt beschermd met een wachtwoord
    
    • Om producten of tickets via Lyyti te verkopen, vink Betalingen inschakelen aan.
      • Meer instructies over betalende evenementen vindt u hier.
        
        Betaalfuncties zijn niet automatisch inbegrepen in uw licentie: neem contact op met onze klantenservice als u gebruik wilt maken van betalingen via Lyyti.
        
        
    • Bescherm de registratiepagina met een wachtwoord: Ja: Voor het openen van de registratiepagina en de web versies van het bevestigingsbericht (bijv. Pdf-versie) is een wachtwoord vereist. Voor het openen van de bevestiging in de e-mailclient is geen wachtwoord vereist.
    • Verberg uw evenement voor de resultaten van zoekmachines. Dit betekent dat zoekmachines de open registratielink van je evenement niet mogen vinden. Niet alle zoekmachines handelen echter dienovereenkomstig en daar kunnen wij helaas geen invloed op uitoefenen. Dit is ook van invloed op evenement-websites als u er een gebruikt.
      N.B. Persoonlijke registratie-links zijn altijd verborgen in de resultaten van zoekmachines.

2) Definieer evenement-instellingen

Op de pagina Instellingen definieer je de basisfuncties voor het evenement. Hoe schrijven de deelnemers zich individueel in of kunnen ze een begeleider meenemen? Wat is het maximale aantal deelnemers aan het evenement?

Als je nog aan het leren bent Lyyti te gebruiken, selecteer dan dat de registraties individueel worden gedaan. Voeg daarnaast toe hoeveel deelnemers kunnen deelnemen.

Als je klaar bent, klik je op Volgende bovenaan de pagina. De knoppen Volgende en Vorige werken ook als opslagknoppen.

 

3) Maak een registratiepagina aan

Op de registratiepagina maak je het daadwerkelijke registratieformulier aan, selecteer je welke afbeeldingen je daar wilt laten zien en welke vragen je deelnemers wilt stellen.

Selecteer eerst een registratiepagina-indeling, dit zijn de bovenste en onderste banners. Je kunt elke layout selecteren die aan jouw Lyyti-account is toegevoegd (lees meer over layouts).

Voeg vervolgens een openingstekst toe. Let op: dit is niet de uitnodiging maar een registratiepagina die deelnemers invullen na ontvangst van de uitnodiging. Schrijf daarom bijvoorbeeld "Registratie bij (naam evenement)". Vergeet niet om de tekst te wijzigen, bijv. met kopteksten.

Lyyti heeft automatisch vragen aangemaakt met betrekking tot de registrant. Voeg je eigen vragen toe door een nieuw vraagtype te selecteren:

Je kunt kiezen tussen een tekstveld waarop deelnemers vrij kunnen antwoorden (bijv. Functietitel), meerkeuzevragen (deelnemers kunnen veel of slechts één van de gegeven opties kiezen, bijv. Wilt u deelnemen aan het diner: ja / nee) en het uploaden van bestanden om deelnemers in staat te stellen bijlagen te uploaden (bijv. cv voor werving).

Bij elke vraag heb je de mogelijkheid om:

1) Bewerk de vraag door op het penpictogram te klikken
2) Bepaal of de vraag verplicht is
3) Vraag verwijderen (als er geen antwoorden zijn)
4) Verplaats de vraag door middel van slepen en neerzetten (als er geen voorwaarden zijn toegevoegd)
5) Creëer een voorwaarde, d.w.z. een regel die bepaalt wanneer en aan wie de vraag wordt getoond

Als je klaar bent, klik je op Volgende bovenaan de pagina.

 

4) Bedank de deelnemer voor het registreren

De bedankpagina is de laatste pagina van het registratieproces die zichtbaar is in de browser. Houd de pagina eenvoudig, aangezien de deelnemer slechts een kort moment op deze pagina doorbrengt en er niet naar terug zal keren.

De belangrijkste functie van de bedankpagina is om de deelnemer te laten weten dat hun registratie is geslaagd en dat ze het evenement kunnen opslaan in hun agenda. Je kunt ze ook laten weten dat ze binnenkort een bevestigingsmail zullen ontvangen.

Er is een apart bedankbriefje voor de geweigerde / annulerende deelnemer. Zorg ervoor dat deze boodschap ook voor hen duidelijk is.

5) Stuur een duidelijke bevestiging

Lyyti's bevestiging is een e-mail die na registratie automatisch naar de deelnemers wordt gestuurd. Deze e-mail is de juiste plaats om alle belangrijke informatie op te nemen die deelnemers moeten weten voordat ze op de locatie aankomen.

Vertel de deelnemer:

• Met wie kunt u contact opnemen voor meer informatie
• Hoe te bereiken
• Kledingvoorschrift
• Wat mee te brengen
• Hoe voor te bereiden
• Hoe hun registratie te bewerken
• Hoe hun registratie te annuleren

Deelnemers kunnen hun gegevens aanpassen of deelname annuleren via Lyyti. Om dit in te schakelen, neem je Uw gegevens bewerken en Annulering op in de bevestiging door op Weergeven ter bevestiging te klikken: Deelnemersgegevens.

 

6) Geautomatiseerde wachtlijst

Als een evenement zijn maximale aantal deelnemers bereikt, informeert Lyyti de volgende deelnemer dat het evenement vol is. Ze kunnen zich niet meer inschrijven, maar ze kunnen zich wel inschrijven voor de wachtlijst. Heb je een beperkte capaciteit in het evenement, dan raden we je aan om gebruik te maken van de wachtlijst-functie!

Als er een plaats vrijkomt, zal Lyyti de eerste hiervan automatisch op de hoogte brengen via een e-mail. Ze kunnen zich registreren binnen de tijdslimiet die je als de organisator hebt ingesteld (in de afbeelding hierboven is de limiet 48 uur). Als ze zich niet registreren via de link die Lyyti hen heeft gestuurd, wordt de plaats aangeboden aan de volgende in de rij. De wachtlijst van Lyyti werkt automatisch, dus je hoeft niets te doen.

 

7) Hoe de registratie eruitziet

Het evenement is nu klaar! De open registratielink van het evenement is te vinden op deze pagina "Registratielink" in het blauw. Je kunt deze link plaatsen waar je maar wilt: een website, sociale media of deze vanuit je eigen e-mail verzenden.

Tijd om het eens te proberen! Klik op de daadwerkelijke registratielink en test deze zelf om te zien hoe het registratieproces er voor de registranten uitziet. Besteed aandacht aan de duidelijkheid, visuele kant en verschillende boodschappen in het proces. Hoe is de inschrijving voor de deelnemer? Wat werkt goed, welke onderdelen moeten anders zijn?

Stuur de link ook naar je collega en vraag om hun mening! Voel je vrij om het evenement te testen en te bewerken - zolang de registratielink niet naar echte deelnemers wordt gestuurd, kan het geen kwaad :)

Wat nu?

Hoe deelnemers informeren over het evenement?

Nadat het registratieproces klaar is, is het tijd om na te denken over de communicatie. Hoe horen potentiële deelnemers over het evenement? Is het een evenement dat genodigden de uitnodiging die ze zullen krijgen, kunnen doorsturen? Of is het evenement alleen voor een beperkt publiek?

Hoe kan ik inschrijvingen bijhouden? Hoe deel je deelnemers-informatie met anderen?

Lyyti laat je de actuele aanmeldingssituatie zien, maar wat als je leidinggevende ook wil weten hoeveel aanmeldingen je tot nu toe hebt ontvangen? Hoe zit het met de situatie volgende week? Of wat als u wilt weten hoeveel en wie het galadiner of verschillende workshops bijwonen?