Evenement over meerdere dagen – een meerdaags evenement

Evenement over meerdere dagen - een meerdaags evenement

Lyyti is zo opgezet dat ieder evenement als een individueel evenement wordt gezien.
Evenementen die over meerdere dagen worden gehouden is een uitdaging voor de Lyyti Software. De organisator dient goed te overwegen welke elementen geautomatiseerd dienen te worden en welke niet.

Dit leidt ons tot het slechte nieuws: Je kunt geen evenement met meerdere dagen aanmaken, nog niet althans. Het goede nieuws is dat met wat kleine aanpassingen, je een logisch werkend registratie proces kunt ontwerpen, voor de deelnemer en de organisator. Er zijn verschillende manieren om dit te implementeren. Dit hangt af van het wel of niet gebruiken van een kalender, een wachtlijst of als er meerdere registratie deadlines zijn die geautomatiseerd dienen te worden.

Dit artikel bevat de volgende secties:

• Deelnemers selecteren meerdere dagen: Meerkeuze vraag
• Deelnemers selecteren een dag: Typen deelnemer
• Deelnemers selecteren een dag: Homepage

Deelnemers selecteren meerdere dagen: Meerkeuze vraag

Wanneer deelnemers een of meerdere datums moeten selecteren, kun je het beste de ”meerkeuze vraag” stellen.

• + Makkelijk en duidelijk voor de deelnemer
  + Aanpassingen zijn makkelijk voor de deelnemer en de organisator
  + Mogelijkheid om capaciteit per datum in te stellen
  + Gebruiksvriendelijk voor de gemiddelde Lyyti gebruiker
  - Geen automatische wachtlijst per datum
  - Geen automatische kalender notities
  - Als ieder evenement een verschillende registratie datum heeft, is de organisator verantwoordelijk voor het handmatig openen en sluiten van iedere registratie

1. Evenement aanmaken. Start met maken van een evenement, dan selecteer de startdatum van het eerste evenement en de eind datum van het laatste evenement. Hiermee verzeker je dat je evenement zichtbaar en actief blijft op de ”Mijn Evenementen” pagina gedurende de registratie Als je wil, kun je de informatie verbergen van de ”registratie pagina” zodat de deelnemer niet kan zien hoeveel dagen het totale evenement duurt.
2. Ga naar de ”registratie pagina” en voeg een meerkeuze vraag toe (Meerkeuze (kies meerdere)). B.v.:

Selecteer de dagen dat je deel wil nemen:

Antwoorden:
Ma Nov 9, 2015, 9.00-15.00
Di Nov 9, 2015, 12.00-18-00
Wo Nov 13, 2015, 10.00-16.00

1. Als elke datum een individuele capaciteit heeft, verwijder dan de totale capaciteit van het evenement op de ”instellingen” pagina: Het maximaal aantal deelnemers voor dit evenement is ___ personen. Let wel dat de automatische wachtlijst niet aan individuele capaciteit gelinkt kan worden, enkel aan de totale capaciteit.
2. Kalender notitie. Lyyti herkend geen datums welke in de meerkeuze vragen gesteld worden omdat deze als tekst wordt ingevuld. Daardoor is er geen automatische kalender notitie mogelijk en adviseren wij om deze van de bedankt pagina te verwijderen.
3. email bevestiging: Verberg de geselecteerde datums in ”Bevestiging” > ”Evenement informatie” , maar vermeld in de email bevestiging waar de datum dan wel gevonden kan worden. Hier een voorbeeld bericht:
   Zie geselecteerde datum(s) onder ”Uw informatie”.

Klik Hier om een voorbeeld van een meerdaags evenement te zien. Je kunt je ook aanmelden bij dit test evenement.

Deelnemers selecteren meerdere datums: Typen deelnemer

Wanneer de deelnemers uit meerdere datums er maar één mogen kiezen, gebruik dan ”Typen deelnemers”. Een goed voorbeeld is een serie van trainingen of dezelfde training wordt meerdere keren georganiseerd.

+ Makkelijk en duidelijk voor de deelnemer
+ Aanpassingen zijn makkelijk voor de deelnemer en de organisator
+ Mogelijkheid om capaciteit per datum in te stellen
+ Mogelijkheid om automatische wachtlijst per datum in te stellen
- Geen automatische kalender notities
- Als ieder evenement een verschillende registratie datum heeft, is de organisator verantwoordelijk voor het handmatig openen en sluiten van iedere registratie
- Om gebruik te maken van typen deelnemers is er enige kennis van Lyyti software vereist. Indien je een beginnend Lyyti gebruiker bent, wordt aangeraden eerst een registratie proces zonder typen deelnemers aan te maken zodat je eerst Lyyti wat beter leert kennen.

1. Stel de typen deelnemers zo in dat elke datum van het evenement een type deelnemer is. De naam van de type deelnemer moet dan de datum en tijd zijn. De titel kan dan b.v. ” datum & tijd” zijn.
2. Capaciteit. Als elke datum een verschillende capaciteit heeft, geef dit dan aan bij de ”instellingen”. Op het einde van de pagina, onder ”Presentatie tekst voor typen deelnemer”, kun je b.v.: ”Registreer hier voor de Lyyti training, selecteer een datum hieronder” vermelden.
3. Verwijder evenement informatie. Als je wil kun je de informatie over het evenement van de registratie pagina, en de datum en tijd in het bevestiging bericht verbergen. (Bevestiging > evenement informatie). In plaats daarvan kun je het volgende bij het bevestiging bericht als openings tekst zetten:
   Zie geselecteerde datum(s) onder ”Jouw informatie”.
4. Wachtlijst. Wanneer je datums instelt met ”typen deelnemers” kun je een wachtlijst per datum instellen. Activeer de wachtlijst zoals gewoonlijk, en Lyyti activeert dan automatisch een wachtlijst voor iedere dag.
5. Registratie deadline. Als elk evenement een verschillende registratie deadline heeft, ben je als organisator verantwoordelijk voor het handmatig openen en sluiten van elke registratie. Dit kan door het type deelnemer naar ”publiek” (registratie open) of ”niet publiek” (kan niet gekozen worden zonder een directe link naar het type deelnemer; gebruik als de registratie gesloten is).

Klik Hier om een voorbeeld te zien waarbij dit geïmplementeerd is. Je kunt je ook registreren tot dit test evenement.

Deelnemers selecteren een van de beschikbare datums: Bestemmingspagina

 Een bestemmingspagina is een webpagina die je doorverwijst naar de daadwerkelijke registratie pagina. Het is de ”home page” van een evenement waar de deelnemers selecteren welke dag hij/zij wil deelnemen. In Lyyti, elke dag is dan een apart evenement, en alle registratie links zijn hier te vinden.

+ Makkelijk te managen evenementen

+ Automatisering: eigen registratie deadlines, kalender notities en een wachtlijst voor elke datum

+ Gemakkelijk te kopiëren evenementen

- Rapportage en berichtgeving kan niet gesynchroniseerd worden
- Maken van wijzigen is wat lastig: Als een deelnemer de datum wil veranderen dan moet eerst de eerste registratie geannuleerd worden voordat er een andere datum gekozen kan worden
- Kan alleen gebruikt worden met open registratie links, niet met persoonlijke.

Je kunt ook een bestemmingspagina maken waar de deelnemers meerdere dagen kunnen kiezen – echter, ze moeten zich dan voor elk evenement apart aanmelden.

1. Evenement aanmaken. Start met het apart aanmaken van een evenement voor iedere dag dat er een evenement is. Maak het eerste evenement (ook online rapporten en berichten). Als je dan het evenement kopieert voor de volgende datum, worden ook de rapporten en berichten meegenomen.
2. Maak een bestemmingspagina. Wanneer je de evenementen in Lyyti hebt gemaakt, maak dan een extra evenement die je als ”home page” kunt gebruiken. Start met het aanmaken van een evenement zoals gebruikelijk, en selecteer bij de begin en eind datum de datums van het eerste en het laatste evenement. De naam van het evenement kan dan, b.v. ”Training sessies” zijn. Maak geen veranderingen op de ”Instellingen” pagina.

Op de registratie pagina, selecteer ”Verberg vragen van registratie pagina: Ja”. In de opening tekst op de registratie pagina, maak duidelijke instructies over wat de deelnemer moet doen. Geef duidelijk aan welk dit evenement is (zie onder), en geef opties voor verschillende dagen. De naam van dit evenement kan dan b.v. ”Klik hier om je te registreren” zijn. Een tabel maakt het eventueel nog overzichtelijker.

3. Kopieer de ”open registratie link” van het evenement en voeg deze als ”hyperlinks” op de bestemmingspagina/homepage. Stuur dan de bestemmingspagina/homepage, open registratie link naar de uitgenodigde.

Het eindresultaat ziet er dan als volgt uit:

Klik Hier om een voorbeeld te zien waarbij dit geïmplementeerd is. Je kunt je ook registreren tot dit test evenement.