Cette fonctionnalité est disponible avec les licences suivantes : Starter, Basique, Pro et Entreprise.
Organiser des événements en ligne avec Lyyti et Zoom est facile. Il n'y a que quelques étapes à suivre.
- Créer / planifier une réunion Zoom.
- Copier l'URL pour rejoindre la réunion Zoom.
- Créer un événement Lyyti.
- Coller l'URL de la réunion Zoom sous "Informations sur l'événement" dans votre événement Lyyti.
Les paragraphes ci-dessous rentrent plus en détails si besoin.
Créer une réunion Zoom
Lors de la création de votre réunion Zoom, nous conseillons d'utiliser les paramètres suivants afin de fournir une expérience optimale à vos participants.
- Plannifier une nouvelle réunion dans Zoom
- Dans les options de la réunion:
- Désélectionner "salle d'attente" afin que les participants puissent rejoindre la réunion sans avoir à attendre l'autorisation de l'organisateur
- Sélectionner "couper le son des participants à leur entrée" afin d'éviter tout bruit de fond inutile au cas où quelqu'un arriverait un peu en retard et se joindrait à l'événement alors qu'il a déjà commencé.
- Puis "enregistrer"
3. Dans l'onglet Réunions
- Cliquer sur "afficher l'invitation à une réunion"
- Copier l'URL sous "participer à la réunion Zoom", il faudra insérer cette URL dans Lyyti plus tard.
Créer un événement Lyyti
Créez un événement dans Lyyti comme vous le feriez normalement (pour plus d'informations sur la créations d'événements en ligne, rendez-vous ici). Nous vous conseillons de vous concentrer sur quelques points :
- Dans la section Informations sur l'événement :
- Sélectionner le lieu de l'événement : En ligne ou Hybride
- Insérer le lien de connexion à l'événement : coller l'URL "participer à la réunion Zoom" ici
--> Lyyti créera un lien personnel de connexion pour chaque participant basé sur le lien Zoom générique. De cette façon, Lyyti saura quand les participants rejoignent la réunion.
- Page d'inscription. Créer cette page comme dans n'importe quel autre événement, mais bien préciser qu'il s'agit d'un événement en ligne, par exemple en insérant des instructions pour rejoindre la réunion Zoom dans le texte d'introduction de la page d'inscription.
- Page de remerciements: Ajouter l'enregistrement dans le calendrier afin que les participants aient accès à leur lien de connexion inclus dans la note dans l'agenda
- Confirmation:
- Inclure des instructions pour rejoindre le Zoom en modifiant l'e-mail
- Ajouter un lien de connexion vers Zoom dans la confirmation en sélectionnant Informations du participant > Lien de connexion à l'événement
- Envoyer un rappel aux participants lorsque le jour J approche
- Envoyer un e-mail ou un SMS aux participants afin de leur rappeler la venue prochaine de l'événement. Dans ces messages vous pouvez leur renvoyer un lien de connexion, au cas-où ils aient perdu le leur.
Le point de vue du participant
Du point de vue du participant, rejoindre une réunion Zoom via un événement organisé sur Lyyti est très simple.
- Les participants s'inscrivent via une page d'inscription Lyyti
- Sur la page de remerciements, ils peuvent enregistrer l'événement dans leur calendrier.
- Dans cette note dans l'agenda, il y a un lien de connexion à l'événement.
- Le lien pour rejoindre l'événement en ligne s'ouvre 1 heure avant le début de l'événement automatiquement. Jusqu'à ce moment-là, le lien "Rejoindre l'événement" reste inactif.
-
Une fois le lien ouvert, le bouton "rejoindre l'événement" redirigera le participant vers la réunion Zoom. Le statut du participant dans Lyyti changera en "présent". À partir de ce moment-là, Lyyti n'est plus responsable ou conscient des actions du participant. Cela signifie que si le participant ne rejoint pas réellement la réunion du côté de Zoom ou s'il quitte avant la fin de l'événement, Lyyti ne le saura pas et cela n'affectera pas son statut dans Lyyti.
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